Материал: 2JVZafVFc7

Слияние с MS Word (Tools - Office Links - MS Word Mail Merge) либо щелк-

ните по кнопке Слияние с MS Word (MS Word Mail Merge).

Создайте новый (Create a new document and then link the data to it) и сохра-

ните его текст на диске или установите связь с готовым документом (Link your data to an exisiting Microsoft Word document).

Вставьте в документ нужные поля связи, используя кнопку Вставить поле слияния (Insert Merge Field). Сохраните документ в окончательной форме.

Для проверки получившегося результата используйте кнопку Просмотр данных слияния (View Merge Data). Для вывода текста письма на печать щелк-

ните по кнопке Печать с подстановкой (Merge To Printer ).

Самостоятельное конструирование макета отчета.

При самостоятельном формировании отчета выбираем строку Конструктор (Design View) окна Новый отчет (New Report), в результате чего раскрывается пустой бланк отчета в режиме конструирования. Затем в него помещают требуемые поля, элементы оформления и элементы управления. Для их размещения служат различные области отчета.

Области отчета.

Заголовок отчета (Report Header) выводится обычно только в начале отчета. Верхний колонтитул (Page Header) выводится вверху на каждой новой

странице.

Заголовок группы (Group Header) выводится в начале каждой новой группы. В области данных (Detail) приведены все записи данной группы. Примечание группы (Group Footer) расположено в конце каждой группы. Нижний колонтитул (Page Footer) расположен внизу страницы.

Область примечаний отчета (Report Footer) выводится в конце отчета.

Для добавления заголовка или примечания отчета или колонтитулов страницы выполните в режиме конструирования команду Вид - Заголо-

вок/примечание отчета (View - Report Header/Footer) или Вид - Колонтиту-

лы (View - Page Heager/Footer).

Формирование элементов управления.

Формирование элементов управления производится в режиме конструирования макета отчета. Элементы управления отчетом те же, что и элементы управления формами.

Сортировка или группировка данных в отчете.

Для определения группировки или сортировки данных выполните в режиме конструирования команду Вид - Сортировка и Группировка (View - Sorting and Grouping) или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов. В столбце Поле/Выражение (Field/Expression) задайте имя поля или введите выражение. Задайте последовательность сортировки. Задайте свойства группы. Для добавления или удаления заголовка или примечания группы установите нужное значение свойств Заголовок группы (Group Header ) или Примечание группы

(Group Footer).

Режимы просмотра отчета.

Просмотр образца по команде Вид - Образец (View - Layout Preview). В этом режиме вы можете проверить гарнитуру, размер шрифта и общее расположение элементов отчета, его внешний вид. Все области отчета представлены небольшим количеством отобранных в качестве образца записей данных.

21

Режим предварительного просмотра по команде Вид - Предварительный просмотр (View - Print Preview). Этот режим используется для проверки данных и просмотра отчета в той форме, в которой он будет выведен на печать.

Задание для самостоятельной работы

1.Создать простой отчет для таблицы Оборудование (Oborudovanie), используя кнопку панели инструментов Автоотчет.

2.Создать ленточный отчет для таблицы Оборудование (Oborudovanie),.

3.Изменить в режиме конструктора расположение данных Количество (Kol) и

Цена (Price).

4.Задать сортировку по полю Тип (Tip) и Название (Name) используя кнопку панели инструментов Сортировка и группировка (Sorting and Grouing).

5.Построить с помощью мастера отчетов отчет с группировкой данных и вычислением итогов для таблицы Оборудование (Oborudovanie),.. Сгруппировать данные по полям Тип (Tip) и Название (Name). Задать сортировку по полю ДАТА (Date)

6.Просмотреть в режиме конструктора свойства отчета и отдельных элементов управления.

7.Отменить группировку по полю Название (Name), используя кнопку панели инструментов Сортировка и группировка.

8.С помощью команды Вставка - Диаграмма (Insert - Graph ) вставить в заголовок группы ТИП(Tip) график, отображающий количество оборудования данного типа по кварталам. Связать график с отчетом по полю ТИП (Tip).

9.Установить печать каждого из разделов с новой страницы, используя свой-

ство Конец страницы (Force New Page).

10.Создать с помощью мастера отчетов итоговый отчет для таблицы Оборудование, не отображая исходные данные. Сгруппировать данные по полю ДАТА (DATE) (по кварталам).

11.Вставить в заголовок отчета (Report Header) картинку с изображением ПК, используя инструмент Рисунок или команду Вставка – Рисунок ( Insert - Picture)

12.Вставить итоговый отчет как подчиненный в отчет с группировкой данных.

13.Создать выборку Список приглашенных, в который включить поля :

Фамилия (FAM), Имя (IM), Отчество (OT) из таблицы Список сотрудни-

ков (EmployersList);

Адрес, П_индекс из таблицы Данные сотрудников ((EmployersData);

В выборку включить сотрудников с Л_код (LCODE) <20.

14. На основе этой выборки с помощью мастера создать почтовые наклейки

(Label Wizard):

Куда <П_индекс> г. С-Петербург <Адрес>

Кому <Фамилия> <Имя> <Отчество>

15. На основе этой же выборки с помощью инструмента слияния ( MsWord Mail Megre) создать серийное письмо - приглашение вида:

Господину <Фамилия>

<Адрес >

<П_индекс > г. С-Петербург

Уважаемый <Имя> <Отчество>

Приглашаем Вас принять участие в …….

22

Лабораторная работа 6

Импорт - Экспорт данных. Создание макросов

Импорт из баз данных dBASE, Paradox, FoxPro.

Для импортирования данных откройте базу данных Access, в которую вы хотите импортировать файл. Выполните команду Файл - Внешние данные - Им-

порт (File - Get External Data - Import). В диалоговом окне Импорт(Import)

выберите в списке нужный формат. В окне Выбор файла(Select File) выберите диск, каталог и имя нужного импортируемого файла. Щелкните на кнопке Им-

порт (Import).

Импорт объектов Microsoft Access.

Вы можете импортировать любой из шести основных типов объектов Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Для импортирования объекта из другой базы данных Access выполните команду Файл - Внешние данные - Им-

порт File - Get External Data - Import). В диалоговом окне Импорт (Import) вы-

берите формат Microsoft Access. В окне Выбор файла (Select File) выберите имя MDB-файла, содержащего объект, который вы хотите импортировать. В окне Импорт объектов (Import Objects) выберите тип объекта, а затем те объекты, которые вы хотите импортировать, и щелкните на кнопке Импорт( Import).

Импорт данных электронных таблиц.

Вы можете добавить диапазон ячеек электронной таблицы или электронную таблицу целиком непосредственно к существующей таблице Access. Для добавления данных вы должны либо задать имена столбцов электронной таблицы так, чтобы они совпадали с именами полей таблицы Access, либо столбцы электронной таблицы должны располагаться в той же последовательности (и иметь тот же тип данных), что и поля в таблице Access, в которую импортируются данные электронной таблицы.

При создании новой таблицы Access задает имена полей на основе имен, находящихся в первой строке электронной таблицы. Access определяет тип данных для полей новой таблицы на основе значений, которые он найдет в первой импортируемой строке данных.

Для импортирования электронной таблицы выполните команду Файл -

Внешние данные - Импорт (File - Get External Data - Import). В диалоговом окне Импорт(Import) выберите тип электронной таблицы. В окне Выбор файла (Select File) выберите имя файла электронной таблицы. В окне Импорт электронной таблицы установите нужный параметр: Первая строка содержит имена полей.

При обнаружении ошибок импорта Access создает таблицу с именем Ошибки Импорта, записи которой содержат информацию об ошибках.

Импорт текстовых файлов.

Выполните команду Файл - Внешние данные - Импорт (File - Get External Data - Import). Выберите формат Текстовые файлы. Выберите файл, который собираетесь импортировать и щелкните на кнопке Импорт (Import). В окне Параметры импорта текста установите нужные режимы, выберите нужную спецификацию.

При обнаружении ошибок импорта Access создает таблицу с именем Ошибки Импорта, записи которой содержат информацию об ошибках.

23

Присоединение таблиц других баз данных.

Выполните команду Файл - Внешние данные - Связь с таблицами (File - Get External Data - Link Tables). В списке форматов выберите Microsoft Access.

Выберите нужную базу данных. В окне Link (Связь) выберите нужную таблицу и щелкните на кнопке Связь (Link).

Отсоединение присоединенных таблиц.

Выберите в окне базы данных нужную таблицу и нажмите на клавишу <Del> или выполните команду Правка - Удалить (Edit - Delete).

Экспорт в другую базу данных.

Выберите объект и выполните команду Файл - Сохранить как/Экспорт ( File - Save As/Export). В окне Экспорт в файл выберите базу данных, в которую экспортируется объект и щелкните на кнопке Экспорт (Export).

Ускоренный экспорт данных в Microsoft Exel.

Выберите в окне базы данных таблицу или запрос, данные которых вы хотите экспортировать и выполните команду Сервис - Связи с Office - Анализ с MS Excel (Tools - Office Links - Analize It With MS Excel) либо щелкните на кнопке

Анализ в Microsoft Exel (Analize It with MS Excel) панели инструментов.

Публикация в Microsoft Word .

Выберите таблицу или запрос, данные из которых вы хотите вставить в документ Microsoft Word. Выполните команду Сервис - Связи с Office - Публика-

ция в MS Word (Tools - Office Links -Publish It With MS Word) либо щелкните на кнопке Публикация в Ms Word (Publish It With MS Word) панели инструмен-

тов. Выберите существующий или новый документ. Щелкните по кнопке OK.

Автоматизация работы при помощи макросов.

С помощью макроса вы можете автоматизировать выполнение повторяющихся процедур. Макрос содержит последовательность специальных директив. Каждая директива определяет выполнение некоторой макрокоманды.

Для создания макроса перейдите в окно базы данных и щелкните по вкладке Macros (Макрос). Чтобы открыть окно нового макроса щелкните по кнопке New (Создать). В столбце Action (Макрокоманда) введите с клавиатуры или выберите из списка нужную макрокоманду. В нижней части окна задайте параметры макрокоманды. В столбцах Имя макроса и Условия вы можете задать имя макроса и сформировать условие выполнения данного макроса. Для вывода этих столбцов нажмите соответствующую кнопку панели инструментов или выберите соответствующую команду в меню View (Вид). Для сохранения макроса выпол-

ните команду File - Save (Файл - Сохранить).

Для выполнения макроса выберите нужный макрос в окне макросов и нажмите кнопку Run (Запуск) или выполните команду Run - Start (Запуск - Начало). Для выполнения макроса в пошаговом режиме в окне макросов выберите на панели инструмент Single Step (По шагам) или соответствующую команду Run - Single Step (Запуск - По шагам).

Задание для самостоятельной работы

Импорт-Экспорт файлов.

1.Импортировать в БД OK таблицу Список из БД KADR. 2.Импортировать в БД OK файл fizm.dbf (формат dBaseIII или FoxPro).

3.Просмотреть в Exсel электронную таблицу Ved95.xls (формат Microsoft Excel 5.0). 4.Импортировать в БД OK данные рабочего листа sheet1 рабочей книги Ved95.

24

5.Просмотреть файл ошибок импорта электронной таблицы. 6.Просмотреть текстовые файлы Spisok_a.txt и Spisok_f.txt.

7.Импортировать в БД OK текстовый файл с разделителями Spisok_a.txt (фор-

мат Text Delimited).

8.Импортировать в БД OK текстовый файл с полями фиксированной ширины

Spisok_f.txt (формат Text Fixed Width).

9.Установить связь с таблицей Список БД KADR.

10.Установить связь с файлом fizm.dbf (формат dBase или FoxPro). 11.Экспортировать таблицу Oborudovanie в Excel.

12.Экспортировать перекрестный запрос Oborudovanie, используя пиктограмму

Analize It with MS Excel (Аназиз в MS Excel).

13.Экспортировать таблицу EmployersList в текстовый файл с разделителями. 14.Экспортировать таблицу EmployersList в текстовый файл с полями фиксированной ширины.

15.Вывести данные перекрестного запроса Oborudovanie в документ MS Word (формат RTF), используя пиктограмму Publish It with MS Word (Публикация в MS

ПК

Выбор данных

Принтеры

Сканеры

Все

Word).

Настройка пользовательской среды.

1.Открыть БД ОК. Ознакомиться с параметрами рабочей среды Access (Tools -

Options...).

2.Создать свою панель инструментов (View - Toolbars...). Переместить в нее 2 - 3 инструмента из других панелей.

3.Включить в панель инструментов кнопку открытия какого-нибудь запроса или формы. Изменить внешний вид оформления кнопки, используя диалоговое окно Choose Button Image. Для открытия диалогового окна щелкнуть правой кнопкой мыши на данной кнопке и выбрать соответствующую команду.

Автоматизация работы при помощи макросов.

1.Создать форму с группой переключателей, для задания типа оборудования вида:

Тип

2.Создать макрос, который открывает форму Оборудование по запросу и устанавливает фильтр на тип оборудования в соответствии с установкой переключателей в группе.

Макрос запускать по командной кнопке.

3.Создать макрос, который открывает таблицу Данные сотрудников и устанавливает курсор на данных конкретного сотрудника ( например с lcode = 100).

Open Table

GoTo Control

Find Record

4.Выполнить макрос из окна БД.

25