МИНОБРНАУКИ РОССИИ
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ» им. В. И. Ульянова (Ленина)
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ
MICROSOFT ACCESS
Электронные методические указания к лабораторным работам по дисциплине
«Компьютерные технологии для радиоинженера»
2-е издание, переработанное
Санкт-Петербург Издательство СПбГЭТУ «ЛЭТИ»
2014
УДК 681.3.06
Система управления базами данных Microsoft Access: электрон. метод. указ. к лаб. работам по дисциплине «Компьютерные технологии для радиоинженера», 2-е изд. перераб. / сост.: Г. Б. Голубева, И. Р. Кузнецов. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2014. 32 с.
Содержат описания работ лабораторного практикума по работе с базами данных.
Предназначены для студентов радиотехнического факультета, обучающихся по направлениям 210400, 2107100, 211000, изучающих дисциплину «Информационные технологии».
Утверждено редакционно-издательским советом университета в качестве электронных методических указаний
© СПбГЭТУ (ЛЭТИ), 2014
2
Назначение системы управления базами данных Microsoft Access — создание и управление реляционными базами данных, хранящимися на персональном компьютере. В лабораторном практикуме рассмотрены все этапы работы, начиная с создания таблиц и связывания их между собой и заканчивая реализацией запросов к базе данных, созданием форм просмотра и ввода данных в таблицы и построением отчетов на основе этих данных.
Лабораторная работа 1
Построение базы данных. Работа с данными
1.Создание файла базы данных. Выполнить команду Файл – Создать
(File - New Database), либо щелкнуть на кнопке Создать (New) панели инструментов, и в появившемся окне Создание (New Database) выбрать шаблон базы данных, а затем задать имя файла для ее хранения.
2.Определение таблиц. В окне базы данных выбрать вкладку Таблицы (Tables), щелкнуть на кнопке Создать (New) и выбрать способ создания табли-
цы Конструктор (Design View).
3.Определение полей. В верхней части окна конструирования таблицы расположены столбцы, в которых можно ввести имя (Field Name), тип данных (Data Type) и краткое описание каждого поля (Description).
После выборки типа поля в левом нижнем углу окна на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) задаются свойства этого поля. В правом нижнем углу выводится краткая справка об ограничениях или свойствах полей.
3.1.Типы данных. Характеристики типов данных представлены в таблице:
Тип данных |
Использование |
|
Размер |
Текстовый (Text) |
Алфавитно-цифровые данные |
До 255 символов |
|
Поле Мемо (Memo) |
Алфавитно-цифровые данные, |
До 65535 симво- |
|
|
предложения, абзацы, тексты |
лов |
|
Числовой (Number) |
Числовые данные |
1,2,4 или 8 байтов |
|
Денежный (Currency) |
Данные о денежных суммах, |
8 |
байтов |
|
хранящиеся с 4 знаками после |
|
|
|
запятой |
|
|
Дата/Время (Date/Time) |
Даты и время |
8 |
байтов |
Счетчик (Counter) |
Уникальное число, генерируе- |
4 |
байта |
|
мое Access при создании каж- |
|
|
|
дой новой записи |
|
|
Логический (Yes/No) |
Логические данные |
1 |
бит |
Объект OLE (OLE Ob- |
Картинки, диаграммы и другие |
До 1 гигабайта |
|
ject) |
объекты OLE |
|
|
Гиперссылка |
Адрес гиперссылки |
До 2048 символов |
|
(Hypertext) |
|
|
|
Мастер подстановок |
Поле для выбора значения из |
|
|
|
списка |
|
|
3.2. Свойства полей. Для каждого поля вы можете задать определенные свойства, зависящие от выбранного вами типа данных:
3
Название свойства
Размер поля (Field Size)
Формат поля (Format)
Число десятичных знаков (Decimal Places)
Маска ввода (Imput Mask)
Подпись поля (Caption)
Значение по умолчанию (Default Value) Условие на значения (Validation Rule)
Сообщение об ошибке (Validation Text)
Обязательное поле (Reguired)
Пустые строки (Allow Zero Length)
Индексированное поле (Indexed)
Характеристика свойства
Задает максимальный размер данных. Задает формат представления данных при выводе на экран или печать.
Задает число разрядов дробной части.
Образец для данных поля (контроль). Название поля для отображения таблицы.
Автоматически вносимое значение. Ограничение на значение для контроля.
Сообщение при нарушении ограничения.
Определяет обязательность ввода данных в поле.
Определяет возможность ввода пустой строки.
Индексация для ускорения поиска и сортировки.
3.3.Завершение создания полей таблицы. Выполнить команду Файл - Сохра-
нить (File - Save). Указать нужный подкаталог. Задать имя таблицы.
3.4.Задание простых условий на значение для полей. MS Access проверяет выполнение этого условия при вводе или изменении значений данного поля в таблице, форме или запросе. Условие на значение задается выражением, которое, в общем случае, состоит из операторов сравнения и значений, используемых для сравнения.
При задании условий выбрать свойство Условие на значения (Validation Rule ), нажать кнопку с тремя точками - кнопку построителя и сформировать условие.
Символ |
Элементы ввода |
Ввод обя- |
маски |
|
зателен |
0 |
Цифра от 0 до 9 |
Да |
9 |
Цифра или пробел |
Нет |
# |
Цифра или пробел, знаки «+» и «-» |
Нет |
A |
Буква (A-Z или А-Я) или цифра |
Да |
a |
Буква (A-Z или А-Я) или цифра |
Нет |
& |
Любой символ или пробел |
Да |
С |
Любой символ или пробел |
Нет |
L |
Буква (A-Z или А-Я) |
Да |
? |
Буква (A-Z или А-Я) |
Нет |
< |
Перевод всех следующих символов в нижний регистр |
|
> |
Перевод всех следующих символов в верхний регистр |
|
\ |
Указывает ввод любого следующего символа как по- |
|
|
стоянного |
|
|
4 |
|
3.5.Задание маски ввода. Маска ввода состоит из трех частей, разделенных точкой с запятой. Первая часть представляет собственно маску ввода, состоящую из символов маски и постоянных символов. Необязательная вторая часть указывает MS Access, требуется ли сохранять постоянные символы маски в этом поле. Необязательным третьим компонентом маски ввода является символуказатель заполняемых при вводе позиций.
При задании маски ввода можно пользоваться Мастером по созданию маски ввода. Для этого надо нажать кнопку построителя (кнопку с тремя точками).
3.6.Создание первичного ключа. Для выбора первого поля первичного ключа таблицы щелкните на области маркировки, расположенной слева от имени поля в окне таблицы в режиме конструктора. Если нужно включить несколько полей в первичный ключ, нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, щелкните на области маркировки необходимых вам полей. После этого, щелкните на кноп-
ке Ключевое поле (Primary Key ).
4.Определение свойств таблицы. Для таблицы, открытой в режиме конструирования, щелчок на кнопке Свойства (Properties) или команда Вид -
Свойства (View - Properties ) вызывают окно Свойства таблицы (Table Properties). В нем можно задать описание таблицы (Description), указать фильтр и порядок сортировки,условие на значение.
4.1. Задание условия на значения для таблицы. Это условие будет использо-
ваться для проверки каждой записываемой в вашу таблицу строки. Для задания условия в окне Свойства таблицы (Table Properties) введите в строку Условие на значение (Validation Rule) любое допустимое выражение, задающее условие проверки. Для построения условия можно воспользоваться конструктором выражения. Строка Сообщение об ошибке (Validation Text) предназначена для сообщения, которое будет выводиться всякий раз при нарушении этого условия.
5.Использование мастера по разработке таблиц. В окне базы данных щелкните на корешке Таблицы (Tables ), а затем - на кнопке Создать (New ). Выберите строку Мастер таблиц (Table Wizards). В появившемся окне Создание таблиц (Table Wizard) будут представлены образцы таблиц для личного и делового применения. Каждый из образцов содержит большое количество самых разнообразных полей, которые могут пригодиться для будущей таблицы. Последовательно перебирая образцы, добавляем из списка полей в центральной части окна, выбранные поля в правый список Поля новой таблицы ( Field in My New Table). Затем задаются имя таблицы и первичный ключ, после чего можно перейти к заполнению таблицы данными.
6.Определение связей. Активизируйте окно базы данных и выполните ко-
манду Сервис - Схема данных (Tools - Relationships). В диалоговом окне До-
бавление таблицы (Show Table) по очереди выбирайте таблицы, которые хотите связать и щелчком на кнопке Добавить (Add) (добавляйте их в окно Схема данных (Relationships). После выбора всех нужных таблиц закройте окно, щелкнув на кнопке Закрыть ( Close).
6.1.Задание связи. Для установления связи между таблицами перетащите мышью поле одной из таблиц на поле другой таблицы, с которой вы хотите установить связь. В диалоговом окне Связи (Relationships) можно установить флажок:
Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity).
5