Для учета регистра символов установите флажок С учетом регистра (Match Case).
Флажок С учетом формата полей (Search Fields as Formatted ) включает поиск данных в том виде, в котором они выводятся на экран.
Щелкните на кнопке Найти (Find First) для того, чтобы поиск осуществлялся с начала таблицы, либо на кнопке Найти далее (Find Next ) для проведения поиска от текущей записи.
Для поиска по нескольким полям откройте окно фильтра, щелкнув на кнопке
Изменить фильтр (Filter by Form).
6.3. Отбор данных при помощи фильтра:
∙Фильтр по выделенному: Команда Записи - Фильтр – Фильтр по выде-
ленному (Records - Filter –Filter by Selection) .Критерий отбора записей устанавливается путем выделения всего значения поля таблицы или его части.
∙Обычный фильтр: Команда Записи - Фильтр – Изменить фильтр
(Records - Filter –Filter by Form) . Позволяет отобразить записи по значениям нескольких полей.
∙Расширенный фильтр: : Команда Записи - Фильтр – Расширенный фильтр (Records - Filter –Advanced Filter/Sort). Позволяет указать как кри-
терий отбора для различных полей таблицы, так и порядок сортировки этих полей.
7. Печать в режиме таблицы.
Для печати таблицы или ее части выбирают команду Файл - Печать (File - Print). В диалоговом окне в поле Печатать (Print Range ) включают кнопку Вы-
деленные записи (Selected Records ).
Кнопка Свойства (Properties) окна Печать (Print ) раскрывает окно настройки печати, в котором можно изменить ориентацию страницы, размер бумаги, режим печати графики, шрифтов.
Задание для самостоятельной работы
1.Открыть таблицу Spisok в режиме таблицы .
2.Скрыть столбцы Пол (POL) и Телефон (DTEL) .
3.Восстановить отображение столбцов.
4.Просмотреть таблицу, зафиксировав столбцы Л_код (LCODE) и Фамилия
(FAMIO).
5.Отменить фиксирование столбцов.
6.Просмотреть таблицу, зафиксировав столбец Фамилия (FAMIO) .
7.Отменить фиксирование и вернуть порядок расположения столбцов.
8.Отсортировать записи по полю Дата_к (DATAK) в порядке возрастания, используя кнопку Сортировка.
9.Отменить сортировку.
10.Отсортировать записи по полям Кафедра (KAF) и Фамилия (FAMIO) в порядке возрастания.
11.Отменить сортировку.
12.Найти всех сотрудников, имеющих должность доцент с помощью команды
Найти.
13.Выбрать всех сотрудников, имеющих должность доцент с помощью фильтра по выделенному.
11
14.Выбрать всех сотрудников мужчин, имеющих должность доцент с помощью обычного фильтра.
15.Выбрать всех сотрудников мужчин, имеющих должность доцент , задать сортировку по Фамилии (расширенный фильтр). Сохранить фильтр как запрос.
Лабораторная работа 3
Запросы и выборки
Запросы используются для выбора из базы данных интересующей пользователя информации. Результатом запроса является динамическая таблица запроса Recordset (выборка), то есть таблица, формируемая всякий раз заново на основе реальных таблиц базы данных, содержимое которой удовлетворяет условиям запроса. С выборкой можно обращаться как с реальной таблицей (например, редактировать ее записи; внесенные изменения будут отражены в записях реальных таблиц, стоящих за этой выборкой).
По способу формирования запросы делятся на два вида:
∙запросы по образцу (Query By Example), для определения которых пользователь должен указать параметры запроса в окне конструирования, задавая образцы для поиска информации;
∙структурированные запросы (Structured Query Language), для определения ко-
торых пользователь должен описать запрос с помощью особого языка запросов, используя специальные команды и функции.
Формирование запроса по образцу нагляднее, его легче освоить, при этом MS Access автоматически формирует соответствующий SQL-запрос, который в дальнейшем можно редактировать.
Выбор вкладки Запросы (Queries) и кнопки Создать (New) на ней приводит к появлению диалогового окна Новый запрос (New Query), в котором можно выбрать альтернативу между самостоятельным формированием запроса, либо его формированием с помощью Мастеров.
Самостоятельное формирование запросов
Выбрать способ создания запроса Конструктор (Design View ) и щелчком на кнопке OK перейти в диалоговое окно Запрос на выборку (Select Query). Одновременно поверх него откроется еще одно окно Добавление таблицы (Show Table), позволяющее выбрать имена таблиц и запросов, на основе которых будет формироваться новый запрос. Если в основе запроса находятся несколько таблиц, необходимо установить между ними связи.
При формировании запроса следует задать:
∙В строке Поле (Field ) определить поля выборки.
∙В строке Условие отбора (Criteria) задать условия отбора для одного или нескольких полей запроса. Условие отбора можно вводить самостоятельно или с помощью Конструктора выражений (Expression Builder).
∙В строке Сортировка (Sort) можно задать порядок сортировки - по возрастанию (Ascending) или по убыванию (Descending). При сортировки по нескольким ключевым полям Access использует ту последовательность полей, в которой они размещены в области конструирования.
12
∙В строке Вывод на экран (Show) можно отменить вывод этого поля на экран (сняв отметку).
∙В строке Групповая операция (Total) можно задать функцию Группировка (Group By) для группирования записей по этому полю. Для тех полей, по которым вы хотите произвести соответствующие вычисления задается групповая функция. Строка Групповая операция (Total) появляется при формировании итогового запроса.
Использование мастеров запросов.
Запросы к таблицам или ранее созданным запросам удобно реализовывать с помощью Мастеров по разработке запросов (Query Wizards).
При использовании Мастеров запросов в окне Новый запрос (New Query) выбираем один из четырех вариантов запросов:
Простой запрос (Simple Query) позволяет задать другое отображение таблицы с расчетом промежуточных итогов,
Перекрестный запрос (Crosstab Query ) представляет данные выборки в виде сводной таблицы,
Повторяющиеся записи (Find Duplicates Query) помогает устранить дублирование записей в таблице базы данных,
Записи без подчиненных (Find Unmatched Query) позволяет определить записи в главной таблице, не связанные с записями в подчиненных таблицах.
Параметрические запросы
Сформируйте запрос на выбор. В строку Условие отбора (Criteria) для соответствующего поля введите приглашение пользователю задать условие отбора (текст в квадратных скобках), который должен появиться в диалоговом окне. Если тип данных параметра не является текстовым (text), выполните команду За-
прос - Параметры (Query - Parameters) и в окне Параметры запроса
(Parameters) введите имя параметра и установите нужный тип данных.
Перекрестные запросы
Задать поля выборки. Выполнить команду Запрос - Перекрестный (Query - Crosstab).
∙Для полей , значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк, в строке Перекрестная таблица (Crosstab) выберите Заго-
ловки строк (Row Heading). Для них в строке Групповая операция (Total)
установите значение Группировка (Group By ).
∙Для поля, значения которого должно быть представлено в виде заголовка столбцов, в строке Перекрестная таблица (Crosstab) выберите Заголовки столбцов (Column Heading), а в строке Групповая операция (Total) уста-
новите значение Группировка (Group By).
∙Для поля, значения которого должны быть использованы для формирования значений в ячейках области сведения кросс-таблицы, в строке Пе-
рекрестная таблица (Crosstab) выберите Значение (Value ), а в строке
Групповая операция (Total) задайте нужную групповую функцию.
Встроке Условие отбора (Criteria) можно задать условие отбора записей. Выполните запрос.
Запросы на выполнение действия
Запрос на добавление. Сформировать запрос выбора, чтобы определить добавляемые поля. Выполнить запрос. В режиме конструирования запроса вы-
13
полнить команду Запрос - Добавление. (Query - Append). В диалоговом окне Свойства запроса (Query Properties) указать имя таблицы, к которой вы хотите присоединить записи. В строке Добавление (Append To) указать имена полей дополняемой таблицы. Выполнить запрос.
Запрос на удаление. Сформировать запрос выбора, чтобы определить группу удаляемых записей. Выполнить запрос. В режиме конструирования запроса выполнить команду Запрос - Удаление (Query - Delete ). Выполнить запрос.
Запрос на обновление. Сформировать и выполнить запрос выбора. В режиме конструирования запроса выполнить команду Запрос - Обновление (Query - Update ). Выполнить запрос.
Запрос на создание новой таблицы. Сформировать и выполнить запрос выбора. В режиме конструирования запроса выполнить команду Запрос - Создание таблицы (Query - MakeTable). Указать имя новой таблицы. Выполнить запрос.
Задание для самостоятельной работы
Самостоятельное формирование запросов.
1.Открыть БД ОК.
2.Создать запрос и определить поля выборки : Дата (Date), Тип (Tip), Название
(Name), Количество (Kol), Цена($) (Price($)) из таблицы Oborudovanie и Kurs$
из таблицы Kurs. (Связать таблицы по полю Дата (Date)). Выполнить запрос.
3.Посмотреть свойства запроса..
4.Выбрать все записи, удовлетворяющие условию Дата (Date)>=1/7/98.
5.Просмотреть этот запрос в форме SQL запроcа (структурированный запрос).
6.Добавить в SQL запрос условие выборки. Тип (Tip) = “ ПК“. Выполнить запрос.
7.Просмотреть запрос в форме QBE запроса (запрос по образцу).
8.Выбрать все записи для всех ПК Pentium, используя символ подстановки *
9.Добавить в запрос колонку Цена (руб) (Price(rub)) и получить в ней данные:
Цена($)(Price($)) * Курс$(Kurs($). В запросе не отображать данные Цена($) (Price($)) и Курс $ (Kurs($)..
10.Создать запрос с группировкой для просмотра суммарного количества и средней цены оборудования по отдельным типам и названиям. Среднюю цену отобразить в формате Фиксированный с 2 десятичными знаками. Изменить подпись поля для суммарного количества и средней цены на Количество и Средняя цена.
Работа с мастером запросов (Query Wizards).
11.Создать простой запрос для просмотра суммарного количество оборудования по отдельным типам.
12.Создать перекрестный запрос (Crosstab Query), определив в строках поля Тип(Tip) и Название(Name) в колонках поле Дата (Date), с вычислением сум-
марное количества оборудования. Задать группировку по кварталам. Со-
хранить запрос.
Самостоятельное формирование запросов.
1. Создать и просмотреть запрос, в который включить поля:
Л_код (LCODE), Фамилия (FAM), Имя (IM), Отчество (OT),
Код_кафедры (GKAF), Уволен (PRUV) из таблицы Список сотрудников
(EmployersList);
Пол (POL), Дата_р (DATAR), Доля_ставки (D_ST), Разряд (RAZR), Дата_к (DATAK) из таблицы Данные сотрудников (EmployersData);
Должность (DOLJ) из таблицы Список должностей (DoljList).
14
2.Переместить поля Кафедра (GKAF) и Должность (DOLJ) после поля Отче-
ство (OT).
3.Сохранить запрос с именем Spisok.
4.Включить в запрос только данные тех сотрудников, которые имеют должность доцент или профессор. Выполнить запрос.
5.Исключить из запроса данные уволенных сотрудников. . Выполнить запрос.
6.Изменить какие-либо данные у любого сотрудника в таблице Список со-
трудников (EmployersList). Повторить запрос (Shift-F9).
7.Изменить какие-либо данные у любого сотрудника в запросе. Посмотреть изменение данных в таблице.
8.Вместо полей Фамилия (FAM), Имя (IM), Отчество (OT) ввести новое поле
Фамилия И.О (FIO) и вывести в нем данные FAM&” “&Left(IM;1)&”.
“&Left(OT;1) &”.“
9.Влючить в запрос вычисляемое поле и вывести в нем данные Возраст со-
трудников: DateDiff(“yyyy”;[DATAR];date()). Выполнить запрос.
10.Выполнить запрос для каф.МИТ.
11.Выполнить запрос для каф.РС.
12.Задать название кафедры как параметр.
13.Создать параметрический запрос для выбора сотрудников в заданном диапазоне возраста. В окне параметры запроса задать нужный тип для запрашиваемых данных. Выбрать сотрудников в возрасте от 40 до 50 лет.
14.Создать запрос с группировкой для вычисления количества мужчин и женщин по должностям на отдельных кафедрам. Выполнить запрос.
15.Создать перекрестный запрос, отображающий количество мужчин и женщин по должностям на отдельных кафедрах. Выполнить запрос.
16.Установить признак увольнения Уволен для сотрудников, у которых дата окончания договора DATAK меньше текущей даты с помощью запроса действия ( запрос на обновление).
Работа с мастером запросов.
17.Найти с помощью запроса Повторяющиеся записи ( Find Duplicates Query) сотрудников с одинаковой датой рождения.
18.Выбрать с помощью запроса Записи без подчиненных (Find Unmatched) кафедры, на которых нет ни одного сотрудника.
19.Создать новую таблицу Уволенные сотрудники (Del_Employers) для уволенных сотрудников (запрос на создание таблицы).
20.Удалить данные этих сотрудников из основных таблиц (запрос на удаление).
21.Восстановить данные сотрудника с Л_код (LCODE) =15 в таблицу Список сотрудников (Employers )(запрос на добавление).
Лабораторная работа 4
Формы данных
Формы данных предназначены для наглядного представления информации из базы данных и могут существенно облегчить как ввод данных в таблицы, так и восприятие этой информации. Данные одной таблицы могут быть представлены в нескольких различных формах, в то же время в одной форме может быть представлена информация из различных таблиц базы данных. Формы могут быть графическими, а также содержать иллюстрации.
15