Таким образом, применение электронных таблиц намного упрощает и делает удобной работу с данными и позволяет получать качественные результаты без проведения расчетов вручную.
2. Наиболее популярные табличные процессоры
табличный процессор электронный
2.1 Преимущества Microsoft Excel
Первое появление табличного процессора Excel фирмы Microsoft произошло в 1987 году. Эта программа представляет собой простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающим меню, с расширенными при этом функциональными возможностями пакета и повышенным качеством выходной информации. Разработчикам Excel удалось максимально облегчить пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей.
Программа Microsoft Excel - это элемент, используемый для создания и форматирования электронных таблиц, а также для обмена информацией и анализа данных для принятия более рациональных решений. При использовании электронных таблиц Office Excel совместно со службами Excel можно просматривать, фильтровать, сортировать и вводить какие-либо параметры. На сегодняшний день программа MS Excel является одной из самых популярных программ электронных таблиц. С ее помощью составляются финансовые и статистические отчеты, ведутся учеты, готовятся презентационные отчеты и многое другое.
Рассмотрим основные достоинства и преимущества Microsoft Excel:
1. Быстрое и эффективное сравнение данных.
2. Возможность реализации алгоритмов в табличном процессоре, которая не требует профессиональных знаний в области программирования.
3. Все файлы можно свободно отправлять в Интернет для дальнейшей работы с ними совместно с другими пользователями.
4. С данными Excel можно легко работать в любом месте и практически через любой браузер или смартфон.
5. Ячейки таблицы содержат не только формулы, но и обычный текст, что и дает возможность описывать логику работы программы, располагая на листе текстовые комментарии.
6. Весь процесс вычисления производится в виде таблиц.
7. В отличие от простого программирования, где требуется строгая последовательность команд непосредственно для работы программы, табличные процессоры не настолько требовательны к соблюдению точности и систематизации структуры.
8. Современные табличные процессоры располагают всеми средствами оформления, такими как, например, различные цвета и шрифты, которые значительно облегчают понимание программы и к тому же несут смысловую нагрузку [16].
В новых версиях MS Excel возможно использовать новый пользовательский интерфейс для быстрого создания и форматирования таблицы Excel с целью более удобной организации данных на листе. Современная и улучшенная функциональность таблиц включает такие элементы, как:
1. Вычисляемые столбцы. Вычисляемый столбец может использовать лишь ту формулу, которая используется в отношении каждой строки. Столбец автоматически расширяется, включая в себя дополнительные строки, таким образом, формула автоматически распространяется и на эти строки. Для этого необходимо один раз ввести формулу.
2. Строки заголовка таблицы. Их можно включать и отключать. Когда заголовки таблицы отображаются, при передвижении по длинной таблице они будут оставаться видимыми в столбцах для данных.
3. Структурированные ссылки. Такие ссылки дают возможность использовать в формулах имена заголовков столбцов таблицы вместо ссылок на ячейки.
4. Строки итоговых значений. В строке итоговых значений уже можно вводить как пользовательские формулы, так и текст.
5. Автоматический автофильтр. В таблице автофильтр всегда включен по умолчанию для того, чтобы использовать все возможные средства сортировки и фильтрации данных в таблице.
6. Стили таблиц. Можно применять всевозможные стили таблицы для быстрого форматирования на уровне профессионального дизайнера. Если включен стиль с чередующимися строками, программа Excel будет поддерживать процесс работы в этом стиле, который разбивает макет на части, например, при фильтрации данных, при изменении порядка строк и столбцов вручную и т.д. [3]
В настоящее время новая версия Microsoft Office Excel 2016 предоставляет новейшие способы работы с информацией и более безотчетный анализ данных. Новые инструменты программы позволяют анализировать, визуализировать и представлять все результаты одним кликом и без проблем обмениваться результатами своей работы. Новые возможности MS Excel 2016 включают следующие элементы:
1. Новые типы диаграмм. В современной версии добавлено шесть новых диаграмм со знакомыми способами форматирования, с помощью которых возможно создавать самые распространенные визуализации финансовых и иерархических данных и раскрывать их статистику.
2. Мгновенное прогнозирование. В MS Excel 2016 теперь функция ПРЕДСКАЗ расширена и поддерживает прогнозы на основе показательного сглаживания (ПРЕДСКАЗ.ETS()…), в то время как в предыдущих версиях Excel были доступны только линейные прогнозы. Эта функция производится нажатием соответствующей кнопки. Также можно задавать стандартные параметры прогнозирования, такие как, например, сезонность, которая определяется автоматически по умолчанию.
3. Получение и преобразование данных. Прежде чем начинать анализ, нужно получить данные, соответствующие вопросу, на который необходим ответ. В Excel 2016 встроены функции, которые позволяют пользователю быстро и легко получать и преобразовывать необходимые данные.
4. 3D Maps. Это популярное средство трехмерной геопространственной визуализации Power Map теперь доступно всем клиентам Excel 2016 в виде встроенного в программу компонента. Этот новейший набор инструментов для представления данных и получил название 3D Maps и совместно с другими средствами визуализации размещается в группе 3D Map на вкладке «Вставка».
5. Быстрое форматирование фигур. Эта функция позволяет увеличить количество стилей фигур по умолчанию посредством добавления новых готовых стилей в Excel.
6. Вставка изображений с использованием правильной ориентации. Добавлена функция автоматического поворота изображения, т.е. когда вставляется фотография в Excel, она автоматически поворачивается в соответствии с ориентацией камеры. После вставки фотографии можно повернуть ее по своему желанию.
7. Помощник, ускоряющий выполнение различных задач. На ленте в Excel 2016 существует такое текстовое поле: «Что вы хотите сделать?». В него можно вводить слова и фразы, которые описывают операции, чтобы легко переходить к соответствующим функциям. К тому же с помощью этого поля можно получить справку по интересующей теме или выполнить интеллектуальный поиск по вводимому запросу.
8. Рукописные уравнения. С этой функцией можно вводить в документы формулы намного легче. Можно в любой момент выбрать команду «Вставка» > «Формула» > «Рукописное уравнение» и добавить в документ сложное математическое уравнение.
9. Более удобный общий доступ. Команда «Общий доступ» позволяет делиться документом с другими людьми в SharePoint, OneDrive или OneDrive для бизнеса или отправлять его копию во вложении электронной почты.
10. Улучшенный журнал версий. Теперь с помощью команды «Файл» > «Журнал» можно просмотреть список всех изменений, которые были внесены в документ, и получить доступ к предыдущим версиям.
11. Функция защиты от потери данных в Excel. Данная функция дает возможность сканирования содержимого документа в режиме реального времени на основе набора предопределенных политик для распространенных типов конфиденциальных данных, например, номеров кредитных карт, страховых номеров и т.д. Эта функция также позволит синхронизировать политики защиты от потери данных в Office 365 с Excel, Word и PowerPoint, а также предоставит организациям единые политики для контента, хранящегося в Exchange, SharePoint и OneDrive для бизнеса.
12. Улучшения сводных таблиц. Приложение Excel отличается широкими функциональными возможностями для анализа данных на базе привычного интерфейса сводных таблиц. В версиях Excel 2010 и Excel 2013 в этом интерфейсе произошли существенные улучшения благодаря появлению Power Pivot и модели данных, т.е. компонентов, позволяющих легко создавать сложные модели на базе имеющихся данных, вводить в них меры и ключевые показатели эффективности, а затем выполнять быстрые расчеты на основе миллионов строк [19].
Особое внимание можно уделить сводным таблицам в MS Excel, которые стали значительно проще в использовании. После создания сводной таблицы возможно использование множества преимуществ новых и улучшенных функциональных возможностей для суммирования, анализа и форматирования данных сводной таблицы. Например, существует возможность отмены большинства действий, выполненных для создания или перегруппировки сводной таблицы, возможна сортировка и фильтрация данных с помощью таких фильтров сводной таблицы как, фильтры по дате, по подписи, по значению или ручные фильтры. Также к сводным таблицам можно быстро применять заранее определенный или пользовательский стиль, как к простым таблицам и диаграммам Excel. Изменение макета сводной таблицы в новом пользовательском интерфейсе также значительно стало проще. Благодаря новому интерфейсу упрощено создание не только сводных таблиц, но и сводных диаграмм. Все улучшенные функции, связанные с фильтрацией данных, доступны и для сводных диаграмм. При создании сводной диаграммы есть доступ к специальным инструментам сводной диаграммы и контекстным меню, позволяющим анализировать данные в диаграмме. Можно также изменять макет, стиль и формат диаграммы или ее элементов таким же образом, как и для обычных диаграмм. При изменении сводной диаграммы ее форматирование сохраняется, что является существенным шагом по сравнению с предыдущими версиями [11].
В настоящее время MS Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.
2.2 Возможности OpenOffice Calc
Программа OpenOffice Calc входит в пакет офисных приложений OpenOffice. OpenOffice Calc позволяет создавать таблицы и выполнять в них вычисления, производить сортировки и выборки данных, создавать диаграммы, оформлять и печатать таблицы. Документы можно сохранить в различных форматах, в том числе стандартизированный формат OpenDocument Format (ODF), формат Excel (.xls) или HTML. Кроме того, можно экспортировать документ в формате переносимого документа PDF.
Электронные таблицы OpenOffice Calc в настоящее время обладают наиболее расширенными возможностями среди всех свободно распространяемых подобных программ. Эта программа - часть проекта OpenOffiсe, целью которого является предоставление пользователю аналог коммерческого продукта Microsoft Office, по функциональности она практически неотличима от MS Excel.
Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. Контекстные меню программы, появляющиеся при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т.д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически такой же, что и процесс работы с уже рассмотренными электронными таблицами.
OpenOffice Calc может размешать в ячейках таблиц числа, при этом используя запятую для отделения дробной части, формулы и текст. К каждой ячейке можно добить комментарий, который автоматически отобразится при подведении курсора к ячейке, причем это условие выполнимо, если в меню «Справка» включена опция «Подсказка». Наличие комментария подтверждает небольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном меню можно выделить пункт «Показать примечания» для постоянного их отображения. Щелчок в поле комментария позволяет приступить к его редактированию.
При создании практически любого документа в той или иной форме используется форматирование. Особенностью программы OpenOffice Calc является как возможность использовать форматы, заданные вначале так и создание собственных стилей ячеек.
Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячеек их нужно выделить, затем с помощью пункта «Ячейка» из меню «Формат» или пункта «Формат ячеек» контекстного меню открыть окно «Атрибуты ячейки», в котором есть вкладки, позволяющие задать соответствующие параметры форматирования. На вкладке «Числа» можно выбрать формат числа. С помощью вкладки «Шрифт» можно установить тип, размер и цвет шрифта [10].
Рассмотрим подробнее вкладку «Выравнивание». Ее предназначение - это управление выравниванием содержимого ячейки. Помимо этого, здесь устанавливается расстояние от линий сетки и направление письма. Переключатели «По горизонтали» и «По вертикали» позволяют выравнивать содержимое ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если переключатель «По горизонтали» установлен в стандартном режиме, то должны использоваться стандартные правила выравнивания - числа выравниваются по правому краю, текст - по левому. Круглая кнопка позволяет при помощи мыши плавно менять угол наклона письма. Вертикальная кнопка устанавливает отображение содержимого ячейки по вертикали. Если указан элемент «Разрыв строки», то будет разрешен автоматический разрыв строки на краю ячейки. Стоит отметить, что нажатием комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также возможно произвести разрыв строки.