Курсовая работа
Возможности электронных таблиц в экономических расчетах
Введение
табличный процессор электронный
С появлением электронных таблиц жизнь человека значительно стала проще. В повседневной жизни с таблицами мы сталкиваемся довольно часто. Это может быть расписание занятий в институте, расписание времени автобусов или же ведомость оценок в зачетной книжке. Однозначно можно сказать, что представление информации в табличном виде существенно облегчает нашу жизнь, выполняя множество функций.
Табличными процессорами и электронными таблицами называется класс программного обеспечения, который используется в основном для того, чтобы представлять данные в электронном табличном виде и производить их обработку. Можно сказать, что основным назначением табличных процессоров является обработка табличной информации, на основе которой производятся расчеты, и обеспечивается визуальное представление введенных данных, а также результатов их обработки в виде графиков и диаграмм.
Электронные таблицы способны работать в широком круге экономических приложений и располагают богатыми вычислительными возможностями, в которых стоит разобраться современным пользователям. В связи с этим данная работа носит актуальный характер в современных условиях.
Электронные таблицы могут послужить отличным помощником в решении экономических задач благодаря качественным расчетам в процессе их решения, но этим их возможности не ограничиваются. Исходя из этого, можно сформулировать цель курсовой работы, которая заключается в определении основных возможностей применения электронных таблиц в экономических расчетах.
В соответствии с целью сформулированы следующие задачи:
- раскрыть сущность и основные элементы электронных таблиц;
- узнать с какими данными работают таблицы, и какие функции они выполняют;
- выявить преимущества Microsoft Excel.
1. Сущность электронных таблиц
1.1 Основные элементы электронной таблицы
Электронная таблица - это основной инструмент, используемый для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Также электронные таблицы могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю максимальные возможности по автоматизации обработки данных.
Электронные таблицы позволяют выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в табличных процессорах существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы, которая выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.
Рабочая область электронной таблицы содержит в себе строки и столбцы, имеющие свои имена. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов - это латинские буквы в последовательности сначала от А до Z, затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.
Максимальное количество строк и столбцов зависит от особенностей используемой программы и объемов памяти компьютера. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.
Пересечение строки и столбца создает ячейку таблицы, которая имеет свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки, например, C3 или B4, при этом каждая ячейка содержит один элемент информации, неважно цифровое это значение, текст или формула [9].
Таким образом, ячейка - это область таблицы, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, а адрес ячейки определяется номером столбца и номером строки. Ссылка - это способ или формат указания адреса ячейки. Основные элементы электронной таблицы предоставлены на рисунке 1.
Рисунок 1. Элементы таблицы
Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава предприятия и т.д. Excel также поможет в построении графиков, основанных на введенных данных.
Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать тексты, таблицы, диаграммы и рисунки.
Книга является хорошим организационным средством. Например, в одной книге можно собрать все документы, принадлежащие определенному проекту или задаче, или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа представляет собой сетку из строк и столбцов.
Строка в рабочем листе определяется именем, т.е. цифрой, которая появляется на левой стороне рабочего листа.
Столбец в рабочем листе также определяется именем, т.е. буквами латинского алфавита, которые появляются вверху рабочего листа [12].
В электронной таблице есть понятие блока или диапазона ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек рассматривается строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока ячеек указывается ссылками первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ - двоеточие или две точки подряд [2].
Таким образом, блок ячеек - группа последовательных ячеек. Диапазон ячеек может состоять из одной ячейки, строки или ее части, столбца или его части, а также из последовательности строк, столбцов или их частей. Блоки ячеек представлены на рисунке 2.
Рисунок 2. Блоки ячеек таблицы
Каждая команда электронной таблицы требует указания блока ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.
1.2 Типы данных и функций электронных таблиц
Среди данных, которые можно использовать в электронной таблице, можно выделить:
1. Влияющие данные - числа, от которых зависит результат вычислений.
2. Зависимые данные - столбец результатов арифметических операций над влияющими данными.
3. Текстовые данные, которые не участвуют в реальном вычислительном процессе, а носят чисто оформительский характер.
В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: число, текст и формула. В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость применять различные форматы представления данных.
Такие данные, как число и текст считаются константами, т.е. постоянными величинами, и представляют собой информацию, которая не изменяется без участия пользователя.
Пользователь имеет возможность ввести в каждую ячейку данные, таких видов, как числовые, символьные, формулы, функции и даты.
Числовые данные не содержат алфавитных и специальных символов, так как они используются только для математических операций. Исключительными символами являются запятая и знак числа, стоящий перед ним. По умолчанию числа, расположенные в ячейке таблицы, выравниваются по правому краю.
Символьные данные используют описательный характер и включают в себя алфавитные, числовые и специальные символы. По умолчанию эти данные выравниваются по левому краю ячейки.
Для всех основных вычислений в таблице используются формулы. Формула является основным средством для анализа данных. Результаты всех вычислений вмещаются в ячейку, в которой располагается формула. Написание формулы всегда начинается со знака равно или плюс, далее стоит провести ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек [11].
Функцию можно считать частным случаем формулы. Функция - это уже заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат. Каждая функция состоит из имени и аргумента. Все функции вводятся в таблицу в составе формул или отдельно. Существуют разные виды функций, представляемых в электронных таблицах. Среди них выделяют следующие:
1. Математические функции. Они выполняют различные математические операции, например, умножение, вычисление тригонометрических функций, вычисления логарифмов и т.п. Для примера можно рассмотреть математическую функцию определения суммы всех числовых значений в списке, она обозначается следующим образом: =СУММ (А1:А9). Причем список может содержать адреса ячеек, блоки, а также числовые значения.
2. Текстовые функции. Выполняют операции над текстовыми строками и последовательностью символов, при этом производя вычисление длины строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные. К примеру, =ПСТР (В5; 3; 5). Рассмотрена текстовая функция, возвращающая заданное число знаков (5) из текстовой строки, начиная с позиции (3).
3. Статистические функции. Эти функции осуществляют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, среднего значения, медианы и т.д. Например, =СРЗНАЧ (А3:J9) - статистическая функция определения среднего арифметического значения всех представленных в списке величин.
4. Финансовые функции. Эти функции используются для сложных финансовых расчетов, например, для подсчета размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определения амортизационных отчислений и др.
5. Логические функции. Они помогают в построении логических выражений, результат которых зависит от истинности рассматриваемого условия. Вычисление самой логической формулы заключается в получении оценки «Истина» или «Ложь». Для примера рассмотрим следующую функцию: =ЕСЛИ (С2<10; 50; 100) - это логическая функция, проверяющая истинность условия. Таким образом, если в ячейке С2 содержится число меньше 10, то функции присваивается значение 50, если же число ячейки С2 больше или равно 10, функции присваивается значение 100 [8].
Особым типом данных являются даты. Этот тип предоставляет возможность выполнять такие функции, как прибавление к дате числа или вычисление разности двух дат, т.е. определение длительности конкретного периода. Также даты имеют формат отображения, который используется для ввода и отображения дат. Наиболее популярный формат даты в России -
ДД-ММ-ГГГГ, например, 01.12.2017.
Таким образом, можно понять, что обработка табличной информации, проведение расчетов и визуализация хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков и диаграмм - это назначение табличных процессоров.
1.3 Области применения табличных процессоров
Без применения табличных процессоров в современных условиях жизни не обойтись, поэтому все более широкое распространение получают программы обработки электронных таблиц, что и объясняется универсальными возможностями их применения. Возможности электронных таблиц возрастают, и это нередко приводит к тому, что обычные пользователи используют всего пять процентов всех функциональных возможностей, которые они могут им предложить.
Современные табличные процессоры дают возможность применять большое количество средств для автоматического решения задач. Также они обладают широкими графическими возможностями. Наиболее широко табличные процессоры применяются в сфере аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.
Главным назначением табличного процессора является автоматизация расчетов в табличном виде.
Основное преимущество электронной таблицы - это возможность мгновенного обновления и пересчета всех данных при изменении значения какой-либо одной ячейки.
Например, в табличном процессоре можно вводить данные в ведомость об успеваемости студентов. Преподаватели могут туда заносить оценки и посещаемость учащихся, а встроенные формулы предоставляют возможность рассчитать средний балл каждого студента, общую успеваемость группы по какому-либо предмету и т.п. Каждый раз, при внесении новых данных в ведомость, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.
Табличные процессоры получили широкое распространение во всей экономической сфере: в бухгалтериях фирм и предприятий, в коммерческих банках и других организациях, которые связаны с большим количеством экономических операций и их универсальностью.
Также табличный процессор применим как для решения простых задач учета, так и для составления различных документов, бланков и даже для полного баланса фирмы. Например, на предприятии с помощью табличного процессора можно облегчить решение таких задач, как обработка заказов, планирование производства, расчет налогов и заработной платы работников, учет кадров и издержек производства, управление сбытом, имуществом и многих других. Также благодаря широким математическим и инженерным функциям электронных таблиц можно решить различные задачи в области естественных и технических наук [18].
Табличный процессор позволяет автоматизировать процесс обработки экономической информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде, в графиках, в диаграммах. В настоящее время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для экономистов все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных и обеспечение безопасности [14].