Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.
Завданнями поточного контролю є такі:
контроль за діяльністю банків щодо дотримання ними законодавства та нормативних актів Національного банку України;
вивчення та аналіз первинної документації та зіставлення її з даними звітності, яка подається до Національного банку України;
застосування до банків заходів впливу за порушення банківського законодавства.
Суб'єктами проведення поточного контролю є Департамент інспектування банків Національного банку України та територіальні управління Національного банку України.
Кінцевий контроль. У рамках кінцевого контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана.
Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції:
Кінцевий контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають проводитися в майбутньому.
Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об'єктивно.
Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції:
. Кінцевий контроль дає керівництву ВАТ «Паперовий змій»інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають здійснюватися в майбутньому.
. Сприяє мотивації. Якщо керівництво
ВАТ «Паперовий змій»пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня
результативності, то, очевидно, фактично досягнуту результативність потрібно
вимірювати точно і об'єктивно.
4. Зворотній зв’язок
при контролю
Керівництво найбільш ефективне в тих випадках, коли співробітників інформують про досягнуті ними успіхи. Керівник, охочий добитися додаткових неординарних результатів, повинен точно встановити для себе, чого саме він чекає від співробітника, підказувати йому шляхи поліпшення його роботи, довіряти йому і допомагати, коли це потрібно. Персонал повинен бути наперед доведений до відома про намічені зміни, про причини змін і очікувані від них позитивні результати. Основа хорошого керівництва - опора на старанність і здібності співробітників, стимулювання їх ініціативи в справі виконання планових завдань.
Група з розробки, впровадження і застосування стандартів, групи по забезпеченню конкурентоспроможності продукції на стадії науково-дослідних і конструкторсько-технологічних робіт командну інформацію одержують безпосередньо від начальника. Результат її застосування спрямовується безпосередньо в зворотному напрямку, обминаючи всі нижчі ступені структури і заступників начальника системи. Вона необхідна для оперативного впливу на хід виробництва.
Узгоджені дії з підрозділами
приводять до стабільності і ефективності роботи. При цьому слід створити
механізм взаємин системи контролю виробничих процесів з службами та
підрозділами підприємства, який базуватиметься на відповідальності кожної
структурної одиниці за виготовлення якісної продукції.
5. Процес контролювання
Процес контролювання - це набір процедур вирішення задач контролю, що забезпечують пошук облікової інформації про поведінку об'єктів (осіб, зайнятих у виробничому й управлінському процесах та параметрів знарядь і засобів виробництва) і порівняння її зі стандартами або плановими показниками для визначення розбіжностей між поточним станом і встановленими параметрами. Контроль може здійснюватися щодо діяльності окремого працівника, групи працівників, відділу, служби або всієї організації. Розробка алгоритму (схеми) і вибір методів вирішення задач контролю залежить від цілі контролю. Досягнення цілей забезпечується складом і змістом задач контролю.
Задачі контролювання
Контролювання - це процес вирішення задач управління, спрямованих на одержання інформації про стан контрольованих параметрів об'єкта.
Як нам уже відомо, задачі управління є одним із елементів організаційної структури управління, отже, схема контролю залежить від обраного типу оргструктури управління і є її складовою частиною. Тому схема контролю проектується разом з розробкою оргструктури управління.
Задачі контролю є сполучною ланкою між задачами планування, що встановлюють стандарти, задачами обліку, що фіксують стан контрольованого об'єкта і задачами регулювання, що забезпечують коригування в тому випадку, якщо фактичні результати істотно відрізняються від установлених стандартів або планових показників. У практиці трапляється і так, що інформація, використана для контролю, не підлягає облікові (немає потреби). У такому разі контроль являє собою процес спостереження за поведінкою контрольованого об'єкта.
Зрозуміло, що не всі процеси й об'єкти в організації контролюються. Суцільний контроль стримує ініціативу працівників, перетворює організацію на суворо регульовану систему і знижує ефективність її функціонування. Як правило, така система контролю не відповідає співвідношенню - "витрати-прибуток". Необхідно пам'ятати, що кожен контрольований параметр робить систему контролю дорожчою. Щоб цього не сталося, при розробці схеми контролю необхідно чітко визначити перелік задач контролю. Кожна задача, що може або повинна бути включена до схеми контролю, ідентифікується:
¨ з підсистемою (об'єктом або процесом), стан якої необхідно контролювати;
¨ з параметрами об'єктів або процесів, що можливо вимірити;
¨ із впливом варіантів параметрів, від яких залежить досягнення цілей;
¨ зі співвідношенням витрат на збір інформації за кожним контрольованим параметром з очікуваним виграшем.
Для виконання поставлених вимог можна користуватися законом Паретто (20 : 80) або принципом вибірковості.
Суть задачі контролю (вихідна інформація, час, параметри, призначення) визначається ціллю контролю. Важливою характеристикою завдань контролю є їхня орієнтація на середовище (внутрішнє, зовнішнє). Ці характеристики дозволяють умовно класифікувати задачі контролю.
Організація має безліч цілей, параметрів процесу, досягнення яких підлягають вимірові. Ціль контролю - встановити припустимі відхилення планової діяльності від стандартів. У процесі контролю стандарти відрізняються двома дуже важливими особливостями:
¨ часові межі, у яких має бути виконана робота;
¨ критерії, стосовно яких можна оцінити ступінь виконання роботи. Наприклад, знизити витрати праці на 5% у 2007 році.
Бувають цілі, для яких важко встановити кількісні значення параметрів, але контролювати їх досягнення важливо для організації. У цьому випадку слід обрати непрямі показники, що мають відношення до даної цілі і піддаються вимірові. Однак важливо пам'ятати, що на досягнення даної конкретної цілі можуть впливати й інші чинники. Менеджеру потрібно вміти визначати ступінь впливу того або іншого чинника на процес досягнення цілі.
Вихідна інформація для контролю
Для здійснення ефективного контролю необхідно мати два види інформації:
а) стандарти (або планові показники) і критерії, що встановлюють, як повинен протікати процес;
б) результат (проміжний або кінцевий), що показує дійсний стан контрольованих параметрів об'єкта (процесу).
Стандарти і критерії визначаються у процесі вирішення задач планування і випливають з цілей і стратегій організації. їх називають показниками результативності. Контрольовані результати встановлюються функцією обліку і надходять від двох джерел: об'єктів (процесів) усередині організації і чинників зовнішнього середовища. Тому при формуванні переліку задач контролю необхідно детально проаналізувати чинники зовнішнього середовища і визначити внутрішні характеристики контрольованих об'єктів. Важливо усвідомити, що помилки і проблеми, що виникають усередині організації, переплітаються, якщо їх не контролювати і вчасно не виправити, із впливами умов зовнішнього середовища.
В організаціях контроль зовнішнього середовища використовується відносно людських, матеріальних і фінансових ресурсів, а також реалізації готової продукції (маркетинговий контроль).
Параметри контролю
Управління здійснюється щодо процесів, що протікають в об'єктах. Оцінити "правильність" їх здійснення можна тільки на основі обліку і виміру фактичного результату, отриманого на певний момент часу, або після завершення роботи.
Результат виражається значенням одного або декількох параметрів, що описують стан об'єкта або процесу. Наприклад, організація підвищила обсяг продажу на 10%.
Конкретним параметром (у цьому випадку) є кількість проданих одиниць товару. Або виключити порушення норми страхового запасу матеріалу. У цьому випадку контролюється не процес, а об'єкт (страховий запас, що знаходиться на складі). Параметром є кількість одиниць сировини.
Параметри контролю дозволяють особі, що здійснює контроль, зіставити зроблену роботу із запланованим завданням (стандартом).
Задачі контролю залежно від ступеня впливу контрольованого параметра на життєдіяльність організації можна розділити на дві категорії:
¨ загальні задачі, що контролюють стратегічно важливі параметри (прибуток, конкурентоспроможність, бюджет і т. п.);
¨ конкретні задачі, що контролюють конкретні показники (наприклад, кількість тих, хто спізнився на роботу).
Такий розподіл задач полегшує їх розміщення за рівнями ієрархії в оргструктурі управління, тобто обов'язками, відповідальністю і правами кожної посади у структурі апарату управління. Без виділення категорії задач контролю неможливо створити ефективну схему взаємозв'язку задач управління, а отже, забезпечити чітку взаємодію апарату управління. Щоб зробити вагомий внесок в успіх організації, контроль повинен відповідати ряду принципів.
Принципи визначають правила ефективного контролю в організаціях будь-якого типу. На їх основі будуються різні схеми виконання контрольних функцій. Схеми відображають специфічні особливості кожної організації, але в той же час повинні відповідати принципам контролю.
Нижченаведеними принципами слід керуватися при створенні схеми контролю в організації (підприємстві, банку, держустанові)
Принцип результативності
Результат - єдине, що має цінність у виробничо-господарській діяльності організації. Створення схеми контролю, яка б дозволяла керівникові одержувати інформацію про всі сфери діяльності підприємства, принесе мало користі. Така схема "засмічує" мозок керівника, оскільки він буде одержувати надлишкову інформацію, а це є серйозною перешкодою для прийняття рішень.
Отже, схема організації контролю повинна охоплювати лише основні сфери діяльності організації. Але необхідно уникати контролю заради контролю. Мати велику і повну інформацію про різні відхилення від стандартів не має сенсу, якщо вона не допомагає коригувати дії. Так само даремно намагатися контролювати результати, яких організація не може досягти або не в змозі вимірити. Результативність контролю забезпечується тільки тоді, коли організація досягає поставлених цілей з мінімальними коригуваннями.
Інформація про результати контролю важлива тільки за умови потрапляння до тих осіб, які можуть впливати на об'єкт для потрібної, певної зміни параметрів. Схема контролю має забезпечувати одержання інформації, що відповідає контрольованому виду діяльності.
Інформація, отримана в результаті контролю, повинна об'єктивно відображати потрібний стан контрольованого об'єкта.
Принцип сприйняття контролю
Контроль не повинен викликати у працівників почуття невизначеності і занепокоєння. Люди повинні знати, що стандарти, за якими контролюється їх діяльність, уся система контролю їхньої праці, всебічно й об'єктивно відображає їх працю. Застосована схема контролю і система стандартів повинні бути зрозумілі особі, результати роботи якої контролюються. Крім того, люди повинні усвідомлювати дійсну ціль контролю. Інакше вони будуть свідомо порушувати або ігнорувати схему контролю. Так, наприклад, водії маршрутних автобусів свідомо ламали штамп-годинник, що фіксує час прибуття і вибуття автобуса з початкового або кінцевого пункту маршруту. Виправити таку ситуацію вдалося лише системою мотивації праці водіїв.
Сприйняття контролю також забезпечується точністю і ясністю стандартів. Стандарт повинен бути мотивуючим чинником. Нереальний або несправедливий стандарт, з погляду контрольованої особи, руйнує мотив до надання достовірної контрольної інформації. Люди мають сприймати стандарти як суворі (інакше вони будуть діяти демотивовано), але справедливі і досяжні.
Однією з важливих умов сприйняття контролю є його простота. Проста схема контролю зрозуміла працівникам і вони підтримують її, вона вимагає менших зусиль і економічніша.
Принцип своєчасності контролю
Інформація, передана керівникові раніше, ніж вона буде йому необхідна для прийняття рішень, може втратити свою цінність через застарілість. Несвоєчасну інформацію керівник, як правило, не розглядає і відкладає її "на потім", а потім про неї забуває.
Якщо інформація приходить із запізненням і її не можна використовувати для ухвалення рішення, то вона тим більш втрачає всякий сенс.
Найважливішою сферою контролю є забезпечення інформацією для усунення відхилень, поки їх ще можна виправити. Організаційну схему контролю слід створювати так, щоб інформація надавалася потрібним людям до того, як станеться криза. Своєчасність контролю не у швидкості або частоті його проведення, а в такому часовому інтервалі між проведенням вимірів або оцінок, який би адекватно відображав контрольоване явище.
Принцип гнучкості контролю
Схема контролю не повинна обмежуватися жорсткими організаційними рамками. Вона втілюється в загальній організаційній структурі управління підприємством. Контроль має бути гнучким. Це дозволяє проводити своєчасні зміни в оргструктурі управління, чим частково забезпечується її гнучкість. Частковість пояснюється тим, що оргструктура корелює свої параметри також унаслідок змін в інших функціях.
Рухливість чинників зовнішнього середовища може досить швидко змінювати обстановку в організації. Тому контрольовані параметри, що відігравали провідну роль у минулому, сьогодні можуть утратити свою актуальність. При цьому виникають нові чинники, що поки не враховані в схемі контролю підприємства, і вона не зможе відстежувати їхню зміну. Без достатнього (і досить значного) ступеня гнучкості система контролю не буде працювати в тих ситуаціях, для яких вона призначена.
Принцип економічності контролю
Контроль необхідно сприймати як засіб, що допомагає керівництву організації досягати бажаних результатів. Система контролю має працювати на одержання прибутку. У той же час контроль пов'язаний з безліччю витрат, таких як оплата праці контролерів, витрати робочого часу на контроль, вартість засобів контролю, додаткові звітні дані і т. ін.
Вартість системи контролю має бути порівняльною з прибутком, отриманим цією системою. Як показано на рис. 1, для того, щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку певної системи контролю, необхідно аналізувати як стратегічні аспекти, так і короткострокові.
Наведена модель допомагає провести аналіз трьох фундаментальних питань: