Тема
Умови
здійснення ефективного контролю у менеджменті
Вступ
1. Поняття контролю
1.1. Зміст контролю
1.2. Види контролю
2. Об’єктивність та необхідність контролю, мета контролю
3. Попередній, поточний та кінцевий контроль
. Зворотній зв’язок при контролю
. Процес і контролювання.
. Забезпечення ефективності контролю. Впровадження інформаційно-управлінської системи контролю
7. Система контролю виробничих процесів на підприємстві
Висновки
Список
використаних джерел
Вступ
Контроль як основна функція менеджменту поєднує види управлінської діяльності, пов'язані з формуванням інформації про стан і функціонування об'єкта керування (облік), вивченням інформації про процеси й результати діяльності (аналіз), роботою по діагностиці й оцінці процесів розвитку й досягнення цілей, ефективності стратегій, успіхів і прорахунків у використанні коштів і методів керування.
Остання стадія контролю пов'язана із з'ясуванням проблем і причин їхнього виникнення, що і є підставою для активних дій по коректуванню відхилень від мети й плану діяльності. Слід зазначити, що всі розглянуті стадії функції контролю здійснюються одночасно, тобто контроль може бути в процесі діяльності й після її завершення, а система організації контрольної діяльності залежить від конкретної ситуації.
У значній мірі ефективність функції контролю визначається методологією, тобто попередніми дослідженнями й розробкою принципів, правил, інструкцій, а також критеріїв оцінки й показників, що вимірюють окремі сторони діяльності й процеси. Крім того, необхідна розробка процедур проведення контрольних операцій, підбор і підготовка управлінського персоналу, здатного до такої роботи.
Виконання функції контролю вимагає високої професійної підготовки, досвіду роботи з людьми. Фахівець в області контролю повинен бути організованим і доброзичливим, що може дати більший ефект, чим твердий контроль і тверді санкції, хоча останнє багато в чому визначається видом робіт, самостійністю виконання й інших ситуаційних факторів. У всякому разі менеджери відповідають за ефективність своїх рішень матеріально, адміністративно, морально, тобто своїм престижем і кар'єрою.
Функцію контролю, виходячи з її ролі в процесі керування, називають функцією зворотного зв'язку менеджменту з об'єктом керування. Значення даної функції обумовлено природою економічної діяльності менеджерів, які здійснюють процес керування цією діяльністю й через діяльність людей відповідно до об'єктивного характеру відтворювальних процесів і з урахуванням суб'єктивних факторів зовнішнього й внутрішнього середовища, що впливають на цей розвиток.
Актуальність теми. Контроль потрібний для того, щоб бути упевненим в ефектності діяльності підприємства. Однак сама функція контролю - поняття неоднозначне. Види діяльності, що включаються за функціональною ознакою поділу управлінської праці в контроль, такі широкі, що для того, щоб побачити їх у процесі управління, ми повинні розглянути їх на широкому фоні певних понять і впливів, перш ніж обговорювати основні принципи і цілі.
Тема: Умови здійснення ефективного контролю у менеджменті.
Мета:розкрити сутність здійснення ефективного контролю в менеджменті та його роль в розвитку економіки України.
Основні завдання:
. охарактеризувати та розкрити сутність концепцій здійснення контролю у менеджменті;
. визначити чинники ефективного контролю.
Контролювання - це діяльність управлінських працівників (найчастіше керівників), з встановлення відповідності отриманого результату (факту його появи) плановим стандартам і критеріям або оцінка ступеня відхилення результату від стандарту (критерію).
Для ефективного контролю необхідно
дотримуватися принципів результативності, адресності, сприйняття, своєчасності,
гнучкості й економічності.
1. Поняття контролю
Нагальною потребою для менеджерів, що займаються управлінням процесами, є вміння об'єктивно оцінювати факти.
Факти - це інформація, що відображає дійсний стан справ, результати діяльності, стан здійснення процесів (виробничих, підготовки і реалізації управлінських рішень).
Функція контролю служить для оцінки рівня результативності зафіксованих фактів. Адже без оцінки отриманого результату організація не може визначити, наскільки добре вона функціонує і чи забезпечує досягнення поставлених цілей. Час від часу система управління повинна порівнювати відомості про фактичний стан організації з тим станом, де вона має знаходитись відповідно до розроблених планів.
Із загального визначення поняття управління випливає, що управління існує як процес тільки тоді, коли є факт досягнення цілі. Отже, контролювання - це процес людської діяльності, спрямований на встановлення корисності факту, що здійснився, його направленості на досягнення цілі або визначення ступеню відхилення від плану досягнення цілі, допущеного окремою особою, групою осіб або організацією в цілому. У цьому сенсі функція контролю - це здатність організації вчасно сприймати факт досягнення результату (цілі) або встановлювати помилки, що шкодять досягненню цілей організації.
Отже, функція контролю спрямована на встановлення помилок і обмеження їхнього нагромадження в діяльності менеджменту організації.
Невизначеність є основною умовою, у якій менеджерам доводиться приймати рішення. Люди, що беруть участь у підготовці рішення (збір, аналіз, обробка інформації, вироблення варіантів рішення) і його реалізації (виконанні), є основним джерелом невизначеності. їхнє поводження важко спрогнозовувати і воно залежить від багатьох особистісних характеристик і умов роботи. Менеджеру важливо розуміти, що вони можуть досягти яких-небудь результатів, тільки працюючи разом з людьми і за посередництва людей. У цьому процесі функція контролю дозволяє менеджеру переконатися, що люди, які беруть участь у процесі прийняття і виконання рішень, діють так, як потрібно. Крім того, у процесі контролювання менеджер може вчасно виявити проблеми і не дозволити їм перерости в кризу.
Отже, функція контролю допомагає своєчасному подоланню проблем в організації спільної праці на виробництві і в управлінні.
Спілкування з людьми є основним методом у діяльності менеджерів. Комунікації в роботі менеджера будуються на вмінні "говорити мовою" тієї особи, з якою ведеться робота. В організації ефективних комунікаційних зв'язків функція контролю виконує роль зворотного зв'язку.
Отже, контроль, що використовується у процесах комунікацій у формі зворотного зв'язку, дозволяє керівнику переконуватися в тому, що підлеглий правильно зрозумів і сприйняв поставлену перед ним задачу.
Стандарти. Процес контролювання полягає у виявленні відхилень від планованих (заданих) параметрів. Процеси управління протікають в умовах певних норм -стандартів.
Стандарти встановлюють певні обмеження (рамки), у яких повинна виконуватися робота, і конкретні критерії, за якими можна оцінити ступінь виконання роботи. Стандарти відображають умови, що задаються чинниками зовнішнього середовища і можливостями (потенціалом) організації. Вони є результатом процесу планування. Усі стандарти, що використовуються для контролю, відображають системи цілей і стратегій організації. Оскільки цілі і стратегії постійно коригуються внаслідок дії на систему принципу динамічної рівноваги, то і стандарти підлягають зміні.
Отже, правильно організований контроль спрямований на відстеження появи ситуацій, що призводять до зміни стандартів.
Емоції. Оскільки організації змушені працювати в умовах стандартів, то в організаціях і в суспільстві в цілому слово "контроль" має негативне забарвлення і породжує насамперед негативні емоції. Контроль часто сприймається як примус, обмеження, підпорядкування чомусь. Зі словом "контроль" асоціюється почуття невизначеності і занепокоєння.
Звичайно виконавці опираються контролю над своєю діяльністю, особливо як що вони відчувають його невиправданість, надмірність або неправильну спрямованість.
Усе це так. Однак сутність і зміст контролю полягає не стільки в обмеженнях діяльності окремих осіб або організацій, скільки у своєчасному коригуванні діяльності організації до того, як проблеми, що виникли, не перетворяться в кризу. Контроль дозволяє зіставляти реальні результати із запланованими показниками, тобто відповісти на запитання: наскільки ми наблизилися до поставлених цілей? Керівництво організації може визначити, де організація домоглася успіхів, а де зазнала невдачі.
Найважливіше значення контролю полягає у виявленні саме тієї поведінки менеджерів і підлеглих, яка найбільш ефективно сприяла досягненню загальних цілей організації. Рівень участі в досягненні цілей організації повинен бути зрозумілим менеджерам і підлеглим, а не тільки керівникам. Таким чином вони розумітимуть зміст контролю над своєю діяльністю.
Отже, створення ефективної організації контролю забезпечує зниження опору контролю з боку підлеглих на підприємстві.
Мінімізація витрат. Контрольна функція - це діяльність не тільки із виявлення відхилень фактичного результату від планових показників, але в той же час і перевірка ефективності, правильності, обґрунтованості раніше прийнятих рішень. Контроль також виявляє фактичну базу, що дозволяє здійснити корекцію раніше прийнятих рішень або ж прийняти нове рішення, більш відповідне фактичному стану, властивому можливостям організації. Постійна перевірка прийнятих рішень і їхнє коригування веде до зниження витрат, запобігання неефективному використанню ресурсів організації.
Отже, функція контролю спрямована на мінімізацію витрат і стимулювання виробництва.
Пристосування до змін зовнішнього середовища. Виживання організації значною мірою залежить від оцінки змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі, і своєчасного пристосування своєї діяльності до цих змін. Правильно спроектована система контролю спрямована на забезпечення роботи менеджерів з моніторингу і вироблення реакції на зміну зовнішнього середовища. Контроль створює організаційно-економічну систему відкритого типу, яка взаємодіє із зовнішнім середовищем.
Контролювання як функція і вид діяльності
Існують різні тлумачення цього поняття. Наприклад, контроль - це функція "безпосереднього і постійного нагляду" (К. Маркс, тв. вид. 2-е т. 23, с 343). Контроль - це "знаряддя вдосконалення державного апарату, викорінювання бюрократизму, своєчасного втілення в життя пропозицій трудящих" (Смирнов Б. В. "Функції управління соціалістичним виробництвом"). Контроль - це "оцінка рішень (у тому числі і рішень про бездіяльність) після того, як вони уже втілені в життя" (Р. Акофф. "Планування у великих економічних системах"). Контроль - це "процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей" (Мескон М. X. та ін. "Основи менеджменту"). Тлумачні словники дають такі пояснення слова "контроль": регулювати, тримати в межах, виявляти владу.
Такі поняття виходять із того, що контроль як вид управлінської діяльності і як функція управління змінює своє значення в залежності від об'єкта контролю і навколишніх умов, а також від поверхневого дослідження даного явища. Це призводить до того, що контролювання дуже часто плутають з такими самостійними функціями як аналізування і регулювання.
Фахівці менеджменту, напевно, погодяться з тим, що поняття "контроль" має три різні значення: 1) контроль як одна із загальних функцій управління; 2) контроль як діяльність або процес виконання управлінської роботи; 3) контроль як спосіб дотримання людьми або організаціями встановлених стандартів (обмежень і критеріїв).
Виходячи з цих передумов, дамо наступне визначення поняттю "контроль".
Контроль - це процес у менеджменті,
за допомогою якого особа або організація (колектив людей) встановлює відхилення
фактичних результатів віл тих, що інша особа, група або організація в цілому
повинна мати для досягнення поставлених цілей.
1.1. Зміст контролю
Контроль - багатоаспектне поняття, і не випадково воно в англійській мові, наприклад, передається різними словами: control, checking, verifyingexamining, та ін.
Суб'єктами контролю виступають державні, відомчі, органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємств та об'єднань.
Об'єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання,параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.
Основним завданням контролю є процес забезпечення досягнення цілей імісії організації. Об'єктивність і необхідність контролю як функціїменеджменту визначають такі фактори:- невизначеність середовища (зміна законів, політики, структури організації, технології, ринку, складу працівників організації тощо);- небезпека виникнення кризових ситуацій;- доцільність підтримки успіху організації;- тиск з боку конкурентів;- боротьба за ринки збуту товарів і т. ін.
Тепер, коли в нас є загальне уявлення про те, що таке контроль, ми готові розглянути контролювання як функцію управління і як вид управлінської діяльності.
Контролювання як функція управління
Будучи сполучною і неоднозначною функцією в процесі виробництва і управління, контролювання має безліч цілей. Розглянемо основні цілі контролювання в організації.
. Забезпечення планового протікання виробничого процесу. Досягнення даної цілі пов'язане в основному з двома видами контролю: експедиторським і диспетчерським.
Експедиторський контроль спрямований на:
а) своєчасність забезпечення виробництва матеріалами, деталями, вузлами;
б) підтримку достатнього, але не надмірного рівня запасів матеріальних ресурсів;
в) підтримку достатнього, але не надмірного рівня запасів готових виробів і такого руху незавершеного виробництва, який дозволяє своєчасно відвантажувати продукт споживачам;
г) виконання календарних програм і зобов'язань з відвантажень.
Диспетчерський контроль пов'язаний в основному із наданням інформації прохід процесу виробництва продукції. Він спрямований на:
б) підтримку гнучкості у виробничому процесі;
в) контроль процесу виконання календарних планів, обґрунтування необхідних регулюючих впливів у процесі виробництва.
. Відповідність стандартам якості продукції, що випускається.
Контроль якості продукції проводиться різними способами. Найбільш поширені його види спрямовані на наступні об'єкти:
а) контроль якості сировини, що надходить, матеріалів, деталей. Він називається вхідним контролем;
б) контроль за дотриманням стандартів (технологічних норм, нормативів) у процесі виконання технологічних операцій. Це - виробничий контроль;
в) контроль якості готової продукції наприкінці виробничого процесу. Він має назву фінішний (остаточний) контроль;
г) контроль техніко-хімічних і структурних якостей готової продукції вибірковий контроль;
д) контроль якості конструкторської і технологічної документації - нормоконтроль.
Ці дві цілі контролю є в той же час елементами процесу виробництва і процесу управління.
. Забезпечення ефективної діяльності організації. Ціль відповідає одному з найважливіших видів контролю - маркетинговому.
. Забезпечення фінансової конкурентоспроможності організації. На досягнення даної мети спрямований фінансовий контроль, що включає:
¨ контроль прибутковості (рентабельності);
¨ контроль фінансової стійкості;
¨ контроль кредитоспроможності;
¨ контроль використання капіталу;
¨ контроль рівня самофінансування;
¨ контроль валютної самооплатності.
. Надання гарантій належного виконання управлінського рішення. Ця ціль спрямована на підвищення ефективності здійснення рішення, прийнятого керівником. Відсутність цього контролю досить часто призводить до того, що рішення не досягають цілі або взагалі не виконуються. Управлінський контроль часто слугує для обмеження влади, що може бути використана менеджерами під час виконання рішення.