. Установлення зворотного зв'язку в процесі комунікацій. Часто цю ціль поєднують із реалізацією управлінських рішень. Однак зворотний зв'язок існує не тільки для обслуговування процесу прийняття рішень. Зворотний зв'язок, створюваний за допомогою функції контролю, зумовлює взаєморозуміння людей.
Цим переліком, очевидно, не
вичерпуються цілі функції контролю. Контроль поширюється і на інші об'єкти.
Наприклад, захист активів організації від злочинства, браку, неправильного
використання. Контрольна функція здійснюється через інвентаризацію, аудиторські
перевірки, встановлення матеріальної відповідальності. Визначаючи цілі контролю
в конкретних організаційних формах, керівництво створює правову базу для
подальших організаційних рішень. Виконання контрольних функцій, при залученні
усіх сфер діяльності, дозволяє визначити, наскільки добре підприємство працює в
напряму досягнення своїх цілей.
.2 Види контролю
Контроль як управлінська діяльність зводиться до зіставлення менеджером двох результатів - результату, встановленого планами організації, і фактично отриманого результату. Контрольна діяльність завжди спрямована на ці об'єкти управління. Як нам відомо, діяльність це конкретне завдання управління. Кожна задача контролю має своє призначення й інтегрується з іншими задачами в системі управління. Якби цього не було, то серед працівників апарату управління неможливо було б провести ефективний розподіл праці. А це призводить до дублювання робіт і появи так званих "нічийних" задач.
Контроль над поведінкою об'єкта має як призначення, так і часовий інтервал його здійснення. Тому контроль як вид діяльності може бути класифікований за цими двома ознаками.
За призначенням виділяють такі види контролю:
¨ лінійний;
¨ функціональний;
¨ операційний.
Різняться ці види контролю тільки відношенням до контрольованого об'єкта або процесу.
Лінійний контроль. Значна частка задач контролю виражена відношенням "підлеглий-начальник". Вони встановлюють зворотний зв'язок після того, як управлінське рішення прийняте і настав час для його виконання. Оцінка результатів прийнятого керівництвом рішення виконується, насамперед, за допомогою задач контролю. Контролю також підлягають дії виконавця, рішення не тільки з погляду ефективності, але і способу виконання цих дій. Виконавці дуже часто під впливом особистих мотивів можуть взагалі не виконувати прийняте рішення. Тому керівник повинен пам'ятати, що "реальна цінність рішення стає очевидною тільки після його здійснення". Кожне прийняте керівником рішення вимагає відповідного контролю над виконанням його підлеглими. А для цього керівник повинен налагодити лінійний контроль.
Функціональний контроль. Організації широко використовують різні види функціонального контролю: виробничий, фінансовий, маркетинговий, нормоконтроль, кадровий, експедиторський.
Функціональний контроль відстежує найважливіші економічні показники, виконання конкретних функцій. Наприклад, при фінансовому контролі враховуються такі показники, як рівень прибутку, витрати виробництва і їхнє співвідношення із чистими продажами, ефективністю капіталовкладень, забезпеченістю власними коштами, фінансовим станом (платоспроможністю і ліквідністю) та ін.
Процес функціонального контролювання полягає в порівнянні певних показників результативності зі стандартами (нормами). Результатом їхнього рішення є встановлення величини відхилення результуючого показника відносно планового стандарту. Більшість задач цього типу вирішується на основі облікової інформації, на відміну від задач лінійного контролю, які в основному використовують інформацію спостереження. Поширення результуючої інформації відбувається як по вертикалі (знизу нагору), так і по горизонталі (об'єкт-контролер).
Операційний контроль. Ціллю операційного контролю є нагляд за рухом продукту у виробничому циклі відповідно до календарної виробничої програми і доставкою продукту споживачеві в обумовлений термін.
Задачі операційного контролю в основному розподіляються на два головних напрями виробничого процесу:
а) контроль протікання процесу виготовлення продукції відповідно до календарних виробничих програм і технологічних параметрів (диспетчерський контроль);
б) контроль якості продукції, що випускається, на всіх стадіях виробничого процесу, починаючи з контролю якості сировини і матеріалів і закінчуючи визначенням відповідності виготовленого продукту технічним характеристикам і параметрам у ході іспитів, експлуатації і післяпродажного обслуговування.
Крім основних видів, операційний контроль використовується і в інших функціональних підсистемах. Наприклад, контроль оплати поточних рахунків, контроль надходження коштів на рахунки підприємства та ін.
Об'єктом контролю є окремі операції якого-небудь процесу, що здійснюється в межах організації.
Час здійснення контролю
За часом проведення контроль поділяється на три основних види:
а) попередній контроль, здійснюваний до початку робіт;
б) поточний контроль, здійснюваний в ході проведення робіт;
в) заключний контроль, здійснюваний або відразу по завершенні контрольованої роботи, або після закінчення періоду часу, визначеного заздалегідь.
Ці види контролю схожі, але різняться часом виконання.
Ця обставина стає більш зрозумілою після короткого ознайомлення з основними видами контролю.
Попередній контроль тісно переплітається з іншими функціями (плануванням, аналізуванням), і тому буває дуже важко визначити перелік задач, віднесених саме до цього виду контролю. Складність постановки задач пояснюється специфікою процесу попереднього контролю, яка виявляється в наступному:
¨ контроль здійснюється не на стадії виконання планових завдань або розпоряджень керівництва, а на стадії планування, організації, розробки проектів та ін.;
¨ контроль виражається не в зіставленні поточного стану зі стандартами, а в дотриманні певних правил, норм, обмежень, вимог, процедур виконання. Суворе їх дотримання при розробці програм діяльності, оргструктур управління тощо - це спосіб контролю за ефективним виконанням усієї роботи;
¨ контроль здійснює не спеціальний контролер або вищий керівник, а безпосередньо виконавець проекту власне дотриманням правил.
На підприємствах попередній контроль використовується при розробці різних проектів (планів, оргструктури управління і т. п.), підборі людських ресурсів, пошуку фінансових і визначенні матеріальних ресурсів. Це, наприклад, проведення співбесід (контроль рівня кваліфікації) при прийманні працівників на підприємство, попередній контроль сировини, матеріалів, що надходять безпосередньо від постачальника, або визначення стандартів на матеріали, що постачаються. Розробка оргструктури управління вимагає дотримання певних правил і норм.
Попередній контроль виконує в основному задачі загального характеру, що виявляються в експедиторському, лінійному і функціональному контролі.
Поточний контроль спрямований на виявлення відхилень безпосередньо в ході процесу виконання робіт. Сферою його здійснення є процеси виконання управлінських рішень і нагляд за ходом виробничого процесу. Поточний контроль здебільшого охоплює індивідуальні завдання і є прерогативою начальників, що контролюють роботу своїх підлеглих. Він використовується в таких сферах управління:
¨ контроль виконання рішень;
¨ проведення поопераційного контролю в технологічному процесі виробництва продукції;
¨ забезпечення зворотного зв'язку в комунікаціях;
¨ спостереження за змінами у зовнішньому середовищі - конкуренцією, законодавством, культурним середовищем, економікою та ін.;
¨ процес адаптації організації до змін, що відбуваються, й удосконалення діяльності.
Поточний контроль може проводитися як під час виконання роботи (поопераційний контроль), так і для виміру фактичних результатів, отриманих після проведення цільових робіт (лінійний контроль). Це найбільш поширена і найбільш видима частина контролю, здійснюваного в організаціях.
Заключний контроль містить у собі задачі, що вирішуються тільки після того, як робота виконана. Контроль може виконуватися відразу після завершення роботи в цілому (наприклад, приймання готової продукції технічним контролем) або після закінчення заздалегідь обумовленого часу після виконання роботи.
Виникає питання: для чого потрібний такий контроль, якщо робота вже зроблена і вплинути на неї неможливо. Як аргумент можна навести цитату з мудрої китайської книги "І Цзинь" ("Книги змін"): "Коли розумна людина бачить, чому вона досягла успіху, вона зробить так знову. Коли ж вона бачить свої помилки, вона не повторює їх".
Заключний контроль дозволяє провести глибокий аналіз виконаної роботи для того щоб виявити причини такого виконання роботи. Наприклад, фінішний контроль готової продукції проводиться не тільки для того, щоб бракована продукція не була відправлена споживачеві, але і для виявлення причин появи браку.
Другим важливим напрямом заключного контролю, на думку професора Вільяма Ньюмена, є точний і об'єктивний вимір отриманого результату виконаної роботи для наступної мотиваційної винагороди виконавця.
Розглянута класифікація видів контролю є не що інше, як погляд на ту саму контрольну діяльність з різних боків: призначення, часу здійснення, параметрів контролю, джерел інформації, місця проведення.
Для кожної конкретної цілі може бути
використана певна класифікаційна характеристика. Наприклад, для розподілу задач
по вертикалі при проектуванні оргструктури управління їх потрібно розглядати за
ознакою параметрів контролю (загальні і конкретні), а для розподілу по горизонталі
- за призначенням контролю (лінійний, функціональний і операційний). Якщо
потрібно розробляти схему технології здійснення контролю, то задачі потрібно
розглядати з позицій часу контролю (попередній, поточний, заключний).
2. Об’єктивність та необхідність
контролю,мета контролю
Об'єктивність контролю передбачає незацікавлене та неупереджене виконання контрольних функцій особами, які здійснюють перевірки, точну фіксацію відхилень від установлених параметрів у діяльності перевірюваних об'єктів та правдиве висвітлення результатів контролю.
Під оперативністю контролю слід розуміти виявлення недоліків у роботі об'єктів господарювання на якомога ранній стадії з метою швидкого їх усунення.
Суть об’єктивності контролю виражається в отриманні контролюючими суб’єктами за результатами контролю достовірної інформації, яка максимально відповідає об’єктивній істині. Закріплення такого принципу повинно сприяти захисту підконтрольних суб’єктів від неправомірних дій контролюючих суб’єктів.
Для досягнення об'єктивності слід дотримуватися вимог інформативності, валідності та надійності контролю,диференційованості перевірки.
Валідність контролю забезпечується:
· відповідністю змісту контролю цілям навчання (контролювати слід лише те, чого навчали і що потрібно вміти виконувати);
· наявністю значної кількості задач і завдань для контролю.
Надійність контролю - це стійкість його результатів, одержуваних при повторному контролі, а також близьких результатів під час його проведення викладачами. Ці показники пов'язані з валідністю й досягаються тими ж способами. Диференційованість перевірки передбачає врахування специфіки навчального матеріалу, мети та завдань курсу, індивідуальних особливостей учнів.
Необхідність контролю
пояснюється невизначеністю в поведінці внутрішнього і зовнішнього середовища
<#"724520.files/image001.gif">
Метод управління за принципом виключення : система контролю повинна спрацьовувати лише у тому випадку, якщо є значні відхилення від стандартів.). Аналіз. За результатами контролю оцінюється стан контрольованого процесу. При виявленні неприпустимих відхилень від стандартів визначаються можливі причини їх виникнення. Розробляються рекомендації менеджерові по усуненню причин і по приведенню контрольованого процесу в зону допустимих відхилень.). Регулювання. Ухвалення рішень про дію, що коригує. За результатами аналізу менеджер може прийняти одну з альтернатив :
· Нічого не робити (TheDoNothingalternative) означає, що процес протікає у рамках встановлених планом межах і не потрібно оперативне втручання в хід його реалізації. Це, проте, не виключає необхідності продовження контролю.
· Усунути відхилення від ходу реалізації процесу. Для цього менеджер на підставі рекомендацій етапу аналізу встановлює причини негативних відхилень від стандартів і вживає необхідні, оперативні заходи, спрямовані на усунення цих розбіжностей.
· Переглянути стандарти. Необхідність перегляду
може бути пов'язана з істотними змінами у внутрішньому і зовнішньому середовищі
організації, які не були враховані в плануванні процесу. В цьому випадку
необхідно внести зміни в плани організації, може бути і істотні, скоректувати
її цілі, і переглянути діючі стандарти.
3. Попередній, поточний та кінцевий
контроль
Попередній контроль. Деякі найважливіші види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Наприклад, планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю. Але вони все ж таки дозволяють здійснювати попередній контроль за діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якщо писати чіткі посадові інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність того, що організаційна структура буде працювати так. як задумано. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо людських, матеріальних і фінансових ресурсів.
Людські ресурси. Попередній контроль в галузі людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок аналізу ділових і професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.
Матеріальні ресурси. Промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам.
Фінансові ресурси. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет механізмом попереднього контролю в тому значенні, що він дає впевненість: коли організації будуть потрібні готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення затрат і не дозволяють тим самим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпувати свої готівкові засоби до кінця.
Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виконання робіт. Частіше всього його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації.