Материал: Тема Нормативноправовые основы архивного дела 5

Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных. Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.

4. Составить архивную справку на один из социально-правовых запросов, поступивших в архив организации, являющейся базой проведения практики

(название государственного архива)
(почтовый индекс, адрес,									Адресат
телефон, факс архива)
Архивная справка
19.04.2019		N	41
На N	67			от		17.01.2023

Петров Николай Александрович приказом директора МБДОУ детский сад «Олененок»

09.02.2018 г. N 41 принят на работу в качестве курьера.

Приказом директора МБДОУ детский сад «Олененок» от 17.01.2023г. N 67 уволен с работы по собственному желанию.

Основание: Заявление Петрова Н.И.

Руководитель архива	Подпись	Расшифровка подписи
Исполнитель	Печать
Телефон

     

     

Тема 4. Обеспечение сохранности архивных документов

1. Дать характеристику основным нормативным режимам хранения документов в архиве организации, являющейся базой проведения практики, сравнить их с рекомендуемыми правилами

Все функциональные обязанности по работе архива выполняет архивариус.

В своей деятельности архивариус руководствуется рядом нормативно-правовых актов, одним из которых является «Должностная инструкция архивариуса». Данная инструкция включает в себя не только обязанности, но и описывает права архивиста, а также его взаимоотношения со структурными подразделениями, с которыми он взаимодействует в ходе своей работы.

Документы архива размещены на стационарных металлических стеллажах, в шкафах,  которые распределены с использованием папок и коробок в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Документация, которая хранится в архиве, размещают следующим образом:

материалы располагают на стеллажах (шкафах) в картонных каробках (связках) с картонными обложками;

Для определения места хранения документов, в архивохранилище составлены постеллажные топографические указатели, которые помогают быстро найти нужные документы в архивохранилище.

В процессе работы с архивными документами, архивариус наблюдает за состоянием документов и при необходимости своевременно реставрирует их.

Реставрация документов выполняется с учетом характера и степени повреждений, сохраняя при этом признаки подлинности документа и не создавая трудностей для его дальнейшего использования. Документы реставрируются с восстановлением первоначальной или близкой к ней форме, а основы документа очищаются и укрепляются. Недостающие фрагменты восполняются бумагой, подобранной по цвету и времени ее изготовления. В архиве также осуществляется фото-реставрация документов с угасающим и слабоконтрастным текстом.

В связи с отсутствием сильно поврежденных документов в архиве отсутствуют журналы регистрации поврежденных документов.

Нами были рассмотрены требования по обеспечению сохранности документов в архиве Проведенный анализ представлен в таблице 2.

Таблица 2 — Анализ требований по обеспечению сохранности документов в архиве

Архив
Название критерия	соответствует	Не полностью соответствует	Не соответствует
Требования к зданиям и помещениям архива		+
Режим хранения
Температурно-влажностный		+
Санитарно -гигиенический		+
Световой режим		+
Пожарный режим	+
Размещение документов в архиве		+
Проверка наличия и состояния дел	+

Проведя анализ сохранности документов в архиве было выявлено следующее.

Помещение для работы с архивными документами и рабочие комнаты сотрудников соответствуют требованиям, так как помещение изолированно от архивохранилища. Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не имеет общих с ними вентиляционных каналов. Помещение хранилища безопасно в пожарном отношении, гарантировано от затопления, имеется запасной выход. В помещениях нет газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Но архивохранилище располагается в подвальном помещении, что категорически запрещено.

В архивохранилище отсутствует кондиционер, вентиляция не работает, нет окон, в связи с чем, воздух в архивохранилище плохо циркулирует, и нет возможности поддерживать необходимый температурный режим.

В архиве нет контрольно-измерительных приборов (термометры, гигрометры, психрометры) из-за чего невозможно контролировать и поддерживать температурно-влажностный режим. В соответствии с правилами, контроль должен производиться 1 раз в сутки и записываться в регистрационный журнал, в котором отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима.