На основании
|
Перечня типовых архивных документов, образующихся в
|
|
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
|
научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения
|
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практи-
ческое значение документы фонда №
|
3 МБДОУ детский сад «Олененок» за 2020-2022 г.
|
|
(название фонда)
|
№
п/п
|
Заголовок дела (групповой заголовок документов)
|
Годы
|
Номер описи*
|
Номер ед. хр. по описи
|
Количество ед. хр.
|
Сроки хранения и номера статей по перечню
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
Товарные накладные
|
2020-2024
|
454/а
|
15
|
5
|
5 лет ст. 151
|
|
2
|
Товарные накладные
|
2016-2020
|
454/а
|
16
|
5
|
5 лет ст. 151
|
|
3
|
Счета фактуры
|
2020-2024
|
454/а
|
17
|
5
|
5 лет ст. 152
|
|
Итого
|
15 (пятнадцать)
|
ед. хр. за
|
2016-2022
|
годы.
|
|
(цифрами и прописью)
|
|
|
|
Описи дел постоянного хранения за
|
2016-2023
|
годы утверждены ЭПК
|
Государственный архив Ямало-Ненецкий АО
|
(наименование архивного учреждения)
|
(протокол от
|
01.04.2024 года
|
№
|
15
|
)
|
Директор Архива Егорова В.А.
|
Егорова
|
|
Егорова В.А.
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
Документы в количестве
|
15 (пятнадцать)
|
ед. хр.:
|
— на бумажном носителе весом
|
100
|
кг сданы
|
на уничтожение;
— на электронном носителе сданы на уничтожение
|
-----------------
|
Начальник архива МБДОУ детский сад «Олененок» Сидорова В. А.
|
Сидорова
|
|
Сидорова
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Изменения в учетные документы внесены.
Старший бухгалтер МБДОУ детский сад «Олененок»
Вилова А. Ю.
|
Вилова
|
|
Вилова
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.
Основными учетными документами в архиве организации являются:
- книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
- список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
- лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);
- опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
- реестр описей - для регистрации описей дел и документов
, учета их количества и состава;
- паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
- опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);
- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));
- опись страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));
- дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
- лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.
Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации. Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации. При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию. Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека. Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике. Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду. Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители.