В соответствии со ст. 10 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, с работниками должно осуществляться на основании трудовых договоров, содержащих соответствующее условие либо дополненных соответствующим приложением - например, в форме обязательства.
Издание приказа о приеме на работу производится с целью документирования факта найма работника. Это требование вытекает из ст. 68 ТК РФ.
Основанием для издания приказа о приеме на работу служит надлежащим образом оформленный и подписанный работником и работодателем трудовой договор. Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Форма приказа о приеме на работу (форма № Т-1) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку работника. В том случае, если работник поступает на работу впервые, трудовая книжка оформляется предприятием.
Оформление трудовой книжки производится в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек[15].
Внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу производится на основании приказа о приеме на работу. Инструкция устанавливает следующий порядок внесения указанной записи в трудовую книжку:
В графе 1 «№ записи» - номер, присваиваемый текущей записи, сквозным образом, по порядку, начиная с первой записи блока до последней. Должна быть заполнена для записи любого типа, кроме строки информации о работодателе, вносимой в форме подзаголовка без порядкового номера.
В графе 2 «Дата» - состоит из трёх колонок: число, месяц, год. Заполняется арабскими цифрами, в первых двух столбиках - по две цифры, в третьем - четыре цифры. Сюда вносится дата случившегося события, а не дата заполнения книжки. В большинстве случаев совпадает с датой документа, подтверждающего запись. При заполнении информации об увольнении содержит дату последнего рабочего дня сотрудника.
В 3 графа «Сведения о приёме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении» - основная часть записи, которая содержит описание события и его причин (принят на должность, переведён, уволен). Вносится без сокращений, включает в себя формулировку, точно совпадающую с текстом приказа руководителя, и содержит ссылку на законодательство. При оформлении увольнения сотрудника в этой же графе после текста идёт подпись ответственного лица и оттиск печати.
В графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» - точные реквизиты в указанном порядке документа, подтверждающего случившееся событие[6].
Ознакомление работника с записью о приеме на работу - как и с вносимыми в трудовую книжку записями о переводе на другую работу и об увольнении - является обязательным. В соответствии с правилами ознакомление работника с записями в трудовой книжке производится под роспись в личной карточке (форма № Т-2), в которой запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется.
Ознакомление работника с локальными актами предприятия, имеющими отношение к трудовой функции, поручаемой в соответствии с трудовым договором, предусмотрено ст. 68 ТК РФ. До начала работы работника целесообразно ознакомить с действующими правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника - в частности, с документацией по охране труда.
Оформление документов, связанных с работой, производится с целью документирования персональных данных работника, необходимых для надлежащего ведения учета труда и заработной платы, а также для учета средств труда, выданных работнику для выполнения порученной ему в соответствии с трудовым договором работы. В большинстве случаев на каждого вновь принятого на предприятие работника оформляются автобиография, личный листок по учету кадров, личная карточка, а некоторых случаях - и личное дело[15].
Автобиография - это документ, представляющий собой жизнеописание соискателя, выполненное им по установленной предприятием форме.
Личный листок по учету кадров - это вспомогательный документ унифицированного первичного учета персональных данных работника предприятия.
Личная карточка работника - это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника предприятия.
Личное дело - это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ персональные данные работника предприятия. Личные дела ведутся:
- на работников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т. п.);
- на работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т. п.);
- на работников, замещающих государственные должности государственной службы (государственных служащих)[15].
В личные дела работников из числа руководящего состава, группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период работы указанных лиц на данном предприятии, в том числе:
- автобиография;
- личный листок по учету кадров (или анкета);
- дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
- копии документов об образовании;
- трудовой договор (второй экз.);
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
- характеристики (рекомендательные письма);
- заявление о приеме на работу;
- выписки из приказов о приеме на работу;
- выписки из документов о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки документов об аттестации работника (отзывы, аттестационные листы и пр.).
Перечисленные документы по мере накопления помещаются в отдельную папку.
Выдача работнику копий документов, связанных с работой, производится в порядке, предусмотренном ст. 62 ТК РФ. Основанием для выдачи служит письменное заявление работника. Работодатель обязан предоставить работнику надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой (выписки из них), безвозмездно в срок не более трех рабочих дней с даты рассмотрения соответствующего заявления. Как правило, работникам выдаются копии приказов о приеме на работу, выписки из трудовых книжек[15].
Учет персональных данных работника, согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, производится для надлежащего учета рабочего времени и расчетов с персоналом.
С этой целью на предприятии оформляются:
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
- расчетно-платежная ведомость;
- лицевой счет (на каждого работника);
- другие документы, предусмотренные Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Оформление и выдача работнику пропуска производится для обеспечения беспрепятственного доступа работника на рабочее место, а также для подтверждения предоставленного ему статуса работника предприятия[15].
Можно сделать вывод, что найм персонала является заключительной фазой поиска и отбора персонала. В процессе найма происходит окончательное выяснение предстоящих отношений между работодателем и наемным работником, происходит процесс документирования, работник получает сведения о правилах организации и своих трудовых обязанностях.
2.2 Найм персонала на примере библиотеки КГИК
Библиотека вуза - информационно образовательный и культурный центр, поскольку много внимания уделяется реализации культурно-просветительской и воспитательной функции. Библиотека устанавливает творческие и конструктивные отношения с ректоратом, деканатами и всеми структурными подразделениями университета. Она осуществляет информационное сопровождение всех общеуниверситетских мероприятий.
Библиотека КГИК создана в августе 1967 год. Ежегодно библиотека обслуживаем свыше 4826 читателей. За последний год в библиотеке выдано 90131 изданий, предоставлялось 3628 справок и консультаций. Библиотека строит свою работу с учетом развития университета, демократических и экономических преобразований в стране, современных информационных технологий, инноваций в библиотечном деле. Эффективность работы библиотеки во многом зависит от слаженных действий всего коллектива, понимания и поддержки каждым работником новых идей и программ. В библиотеке трудятся 13 библиотекарей, из них в отделе обслуживания работает 5 сотрудников. 61 % имеют высшее и незаконченное высшее профильное образование.
При поступлении на работу сотрудник проходит этап отбора у непосредственного руководителя. На данном этапе руководитель проводит собеседование с потенциальным работником. При помощи собеседования руководитель определяет есть ли необходимые компетенции у будущего специалиста. Однако, в связи с тем, что библиотека находится в структуре вуза, окончательный процесс документации найма сотрудников происходит в кадровой службе вуза.
Кадровая служба вуза (отдел кадров предприятия) - совокупность специализированных подразделений в структуре вуза, призванных управлять персоналом учреждения.
При поступление на работу сотрудник получает трудовой договор для ознакомления с условиями найма, где указываются работодатель, и работник и раскрываются основные пункты трудового договора: предмет трудового договора, права и обязанности работника, права и обязанности работодателя, режим рабочего времени и времени отдыха, изменение и расторжение договора, разрешение споров, иные условия трудового договора, адреса и реквизиты сторон.
После ознакомления с договором, трудовой договор подписывается работником и работодателем и оформляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр остается у работодателя, другой передается на руки работнику.
После заключения трудового договора, запись о приеме на работу в библиотеку вносится в трудовую книжку работника. Если работник поступает на работу впервые, трудовая книжка оформляется учреждение. Сотрудника ознакомляют с записью о приеме на работу, производится роспись об ознакомление в личной карточке (форма № Т-2), в которой запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется.
Следующим этапом работника ознакомляют с локальными актами предприятия: коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персональных данных; уставом института, положением об оплате труда, антикоррупционной политикой.
После этого сотрудником заполняется личный листок по учету кадров, где раскрываются основные данные о сотруднике (ФИО, год рождения, национальность, образование, учебное заведение и его местонахождение, иностранные языки, научные труды и изобретения, выполняемая работа с начала трудовой деятельности, пребывание за границей, участие в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных, партийных, советских и других выборных органах, какие имеются правительственные награды, отношение обязанности, семейное положение, домашний адрес), анкета и автобиография.
При приеме на работу, в обязательном порядке, сотрудника ознакомляют, а затем он подписывает согласие на обработку его персональных данных.
Затем в учреждение оформляются:
- расчетно-платежная ведомость;
- лицевой счет на работника;
- другие документы, предусмотренные Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Заключительным этапом является оформление и выдача работнику пропуска.
Можно сделать вывод, что вузовская библиотека проводит найм работников, по такой же структуре, как и любое другое учреждение. Найм персонала в библиотеку является сложным и многоаспектным этапом работы кадровой службы. Сотрудники при устройстве в библиотеку КГИК, прежде чем приступить к работе, проходят все этапы оформления документации.
Заключение
В ходе проведения исследования для достижения цели были раскрыты основные задачи, поставленные во введении.
Анализ и синтез научный литературы показал, что основной задачей при найме персонала на работу является процесс, который включает общий анализ потребности в кадрах; точное определение кто нужен организации; определение источников поступление кандидата, выбор методик отбора и оформление документации при найме.
Подбор персонала ведется из внутренних и внешних источников. В процессе подбора и создания резерва работников для занятия вакантных должностей учреждение удовлетворяет свою потребность в кадрах. Источники привлечения персонала различаются по степени эффективности, как показывает практика, самым эффективным источником привлечения персонала являются рекомендации друзей и родственников, а так же рекомендации кадровых агентств. Методы подбора персонала могут быть активными и пассивными, в зависимости от кадровой ситуации в учреждение.