Статья: Специфика функционирования системы контроля и внутреннего аудита в российских организациях сферы торговли

Согласование договора: анализ условий контрагента, выдвижение условий компании, внутренняя работа с договором, согласование договора. Необходимо оценить влияние условий договора на такие показатели, как себестоимость, ликвидность и т.д., а также, кто будет нести ответственность за реализовавшиеся риски, провести управленческий анализ. Если компания вносит свои условия, внутренний аудитор должен проверить, не несут ли эти условия дополнительные затраты, а также насколько эти корректировки законны и целесообразны. Также представить внутреннего аудита должен оценить, насколько качественно была проведена проверка договора (со стороны юриста, бухгалтера, экономиста и специалиста (например, технолога)), а также акцентировать внимание на лицах, которые её подписывает. Ещё стоит обратить внимание на то, почему договор заключается именно с этим контрагентом, была ли проведена его проверка и т.д. внутренний контроль аудит управление риск торговля

Исполнение договора: мониторинг исполнения обязательств со стороны контрагента и со стороны компании. Необходимо анализировать и отслеживать исполнение обязательств по договору, контроль и оценку этому также дает внутренний аудит.

Если говорить обобщенно, то внутренний аудит занимается оценкой того, насколько предоставляемая информация достоверная и полная, насколько эффективно осуществляется использование активов и насколько обеспечивается их сохранность, оценкой потенциальных проектов и мероприятий, а также дает рекомендации по совершенствованию этих бизнес-процессов.

На данный момент в связи с тем, что геополитическая обстановка несколько обострилась, нагрузка на внутренний аудит и внутренний контроль возросла [8]. Так как в уже привычные процессы, такие как закупка и продажа, вклинились новые вызовы, связанные с отказом от работы иностранных контрагентов. Поэтому в нынешних реалиях предполагается, что объем работ будет увеличен.

Анализ функционирования систем внутреннего контроля и аудита, на основе опроса экспертов и интервью работников в крупных российских торговых компаниях за последний год, позволил сделать следующие выводы по изученным выше компонентам [8].

Контрольная среда. Стоит в первую очередь сделать акцент на аспектах корпоративной культуры: честности, корпоративной этики и поведения ключевых руководителей. В корпоративной культуре организации большое внимание уделяется соблюдению норм корпоративной этики и честности, есть политика эквивалентная кодексу корпоративного поведения, высшее руководство задает тон сверху. Установлено информационное взаимодействие, при котором сотрудникам сообщают об изменениях в корпоративной политике. Также действуют правила внутреннего распорядка для всех сотрудников, руководство принимает меры в ответ на отклонения от утвержденных правил. Есть процедура приема конфиденциальных жалоб о сомнительных действиях в отношении бухгалтерского учета и аудита.

Далее стоит отметить, что руководство уделяет внимание системе внутреннего контроля, формализованным и неформализованным контрольным процедурам, в том числе контролю за информационными системами. В организации есть правила и процедуры, которые обеспечивают функционирование контрольных процедур, верное применение кадровой политики и управление ИТ-системами. Сотрудники бухгалтерии, ИТ-службы, финансового отдела обладают нужным уровнем профессионализма.

Организационная структура соответствует бизнес-модели компании, происходит надзор за формированием оценочных значений, а также эффективное управление и надзор за процессом внедрения и мониторинга технологий. При подготовке оценочных значений руководство проводит ретроспективный анализ оценочных значений (разница между фактическим результатом и суммой, первоначально признанной в раскрытой отчетности), в этом отчете руководство учитывает влияние макроэкономических факторов.

Есть открытый канал взаимодействия с внешними аудиторами, ответственные лица осуществляют надзор за подготовкой внешней финансовой отчетности и функционированием СВК. Информация до сотрудников доводится через письменные должностные инструкции, справочные руководства и т.д.

Напоследок, отмечая контрольную среду в кадровой политике, можно отметить, что в Обществе есть стандарты подбора, обучения, мотивации, вознаграждения персонала, результаты работы сотрудников проверяются и оцениваются на регулярной основе. Функционируют правила внутреннего распорядка, трудовые договоры, внутренний сайт для сотрудников.

Оценка рисков. Оперативным инструментом контроля на данный момент выступает внешний аудит отчетности. Руководство регулярно отчитывается перед Учредителями по итогам отчетного года. Все документы внутренней системы корпоративных контролей (кодекс деловой этики, антикоррупционная политика, регламент проверки контрагентов) приняты на уровне Группы [9].

Контрольные процедуры. Наиболее часто используются как обязательная контрольная процедура - как инвентаризация, в том числе в присутствии представителя внешнего аудитора. Также в числе контрольных процедур можно отметить запрос актов сверки, со стороны внешнего аудитора были запрошены письма-подтверждения, протестированы договоры, дополнительные соглашения и прочие существенные документы, а также банковские выписки. Широко применяется установление материальной ответственности за лицами, например, которые принимают и отпускают товары со складов.

Информация и коммуникации: руководство использует эффективную процедуру доведения до сведения сотрудников информации за выполнение функций контроля. Также существуют открытые каналы информационного взаимодействия для проверки поступления информации об отклонениях. Если происходят какие-то изменения в применении стандартов бухгалтерского учета или изменяет учетная политика, сотрудники осведомляются об этом. Например, в 2022 году был внедрен новый стандарт ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды». Сотрудников осведомляют, как выявлять причины «неожиданных» событий, таких как изменения в порядке учета. Также работники понимают, как связаны их функции и обязанности.

Мониторинг средств контроля: в организации есть правила для своевременного принятия мер для устранения неполадок в работе. Ответственные лица осуществляют надзор за реагированием на проблемы в рамках риска недобросовестных действий, а также анализируют информацию от третьих лиц в отношении внутреннего контроля. Сотрудники в рамках своей текущей деятельности собирают доказательства, подтверждающие работу формализованных и неформализованных средств контроля.

Более показательно работу внутреннего контроля можно представить на примере конкретных процессов. Поэтому далее перейдем к описанию основных бизнес-процессов и проведем анализ соответствия рисков бизнес-процессов и контрольных процедур к ним. В таблице 1 представлено соотношение выборочных контрольных процедур и выборочных рисков для разных бизнес-процессов. Обратим внимание на характер контрольных процедур, стоит учитывать тот факт, что организация относится к среднему бизнесу и не имеет четко выстроенной системы внутреннего контроля, поэтому перед нами довольно простые контрольные процедуры.

Если идти по описанной выше схеме организации СВК, можно рассмотреть этот процесс так: например, счет запасов был обозначен как существенный, на формирование этого счета влияет такой бизнес-процесс, как закупка товарно-материальных ценностей. Этот процесс содержит в себе ряд рисков, таких как кража запасов на складах. Для минимизации данного риска внедряется такая контрольная процедура, как ежегодная инвентаризация с работой инвентаризационной комиссией [10].

Таким образом мы видим, как устроена система внутреннего контроля в организации и как построен процесс определения контрольных процедур. В общем, если рассматривать действующие контроли, не все из них можно считать эффективными, недостатки будут рассмотрены ниже.

Таблица 1

Матрица соотношений контрольных процедура и рисков основных бизнес-процессов в организации сферы торговли

Составлено автором

Эти факты вытекают из следующих недостатков:

1. Неэффективные контрольные процедуры по внедрению новых методологий и стандартов, связанные с отсутствием осведомленности сотрудников о необходимости проведения контрольных процедур по мониторингу изменений нормативно-правовых требований. То есть сотрудники не проходят обучения и не изучают правовую среду.

Приведем пример: расчет ОНА и ОНО регламентируется ПБУ18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», в котором описан порядок расчета отложенных налогов. Компания применяет балансовый метод расчета налога на прибыль, однако отложенный налог на прибыль рассчитывается затратным путем, по итогу в отчетности размер ОНА и ОНО не указан, хотя налоговые разницы возникают по расчету резерва по сомнительным долгам, амортизации основных средств и нематериальных активов, остатков готовой продукции и задолженности по аренде. Поскольку отложенные налоги оказывают влияние на размер налогооблагаемой прибыли и на составление налоговых деклараций, здесь возникает риск неверного расчета налога на прибыль. Поскольку организация некорректно применяла ПБУ18/02 и неверно рассчитывала размер налога на прибыль, можно говорить об неэффективной контрольной процедуре.

Далее в отношении соблюдения законодательства Российской Федерации и стандартов бухгалтерского учета. Помимо ПБУ18/02, организация также должна была применять ещё такие стандарты, как ФСБУ25/2018 «Бухгалтерский учет аренды» и ФСБУ6/2020 «Капитальные вложения». Исходя из этих стандартов, необходимо было соотнести содержание стандарта и содержание договоров аренды на соответствие, поскольку если договор удовлетворяет всем критериям, этот актив нужно отразить в балансе как право пользования активом по фактической стоимости. Размер права пользования активом может оказать влияние на размер амортизации, прибыли через прочие расходы и доходы, а также на общий размер активов и валюту баланса. Поэтому корректное отражение этой аренды крайне важно.

То есть на примере применения стандартов мы видим, что контрольные процедуры не были эффективны, что является весомым недостатком системы внутреннего контроля.

2. Неэффективные ИТ-системы, которые приводят к необходимости ручных правок, а они в свои очередь к новому пулу новых рисков, завязанных на человеческом факторе.

Этот недостаток связан с применением ИТ-контролей и информационных технологий. В программном продукте клиента - 1С ведется неэффективный налоговый учет, часть расшифровок выгружается некорректно, в связи с чем возникает необходимость ручных правок, а это уже создает новые риски, связанные с ручными процессами и ручными контролями. В целом можно сказать, что старое обновление программы и некорректность некоторых выгрузок не дает возможности контроля через автоматизированные ИТ-системы. Поскольку не все отчеты формируются корректно, такой вид контроля, как сверка документов с данными 1С не всегда является применимым и эффективным, хотя в случае его применимости, это оперативный инструмент контроля. Поэтому риск информационных технологий для данной организации актуален и контрольные процедуры в данном случае неэффективны.