Специфика функционирования системы контроля и внутреннего аудита в российских организациях сферы торговли
Гасанова П.М.
Лифановская О.В.
Аннотация
Существование системы управления рисками, внутреннего контроля и внутреннего аудита реже встречается в организациях среднего бизнеса, как правило, компании не применяют риск-ориентированный подход, об ошибках и недостатках узнают с помощью внутренних служб или чаще всего внешнего аудитора, однако при этом не проводят никакого анализа и мероприятий по устранению недостатков. В статье проводится исследование функционирования подразделения внутреннего контроля и аудита отечественных организации сферы торговли. Приводится анализ как законодательно и методологически регламентируется работа внутреннего контроля и внутреннего аудита, что из себя представляют эти подразделения, какие функции выполняют, как связаны и какую пользу приносят компаниям. Выявлены недостатки их функционирования системы внутреннего контроля и внутреннего аудита. На данный момент в связи с тем, что геополитическая обстановка несколько обострилась, нагрузка на внутренний аудит и внутренний контроль возросла. По мнению авторов, в связи со спецификой деятельности особенный упор нужно делать на обеспечение бесперебойных поставок, наличие ритмичности в поставках, высокую оборачиваемость запасов, кредиторской и дебиторской задолженности и ликвидность активов.
В статье выделены элементы системы внутреннего контроля, а также приведена их характеристика. Помимо этого, в статье составлена матрица соотношений контрольных процедур и рисков основных бизнес-процессов в организации сферы торговли. Авторы подчеркивают, что в общем, если рассматривать действующие контроли, не все из них можно считать эффективными. В связи с этим в статье отдельное внимание уделено анализу выявленных недостатков. В частности, авторы акцентируют внимание на том, что недостатком в отношении процесса оценки рисков является то, что в организации оценка рисков производится финансовым директором, однако отсутствует полноценная система управления рисками.
Ключевые слова: внутренний король; внутренний аудит; сфера торговли; контурные процедуры; внутренняя среда; риск-ориентированный подход; управление рисками; экономическая безопасность; оптимизация бизнес-процессов
Abstract
Gasanova P.M., Lifanovskaya O.V., Specifics of the functioning of the internal control and internal audit system in Russian trade organizations
The existence of a risk management system, internal control and internal audit is less common in medium-sized organizations; as a rule, companies do not apply a risk-based approach; they learn about errors and shortcomings with the help of internal services or, most often, an external auditor, but do not conduct any analysis and corrective actions.
The article examines the functioning of the internal control and audit division of domestic trade organizations. An analysis is provided of how the work of internal control and internal audit is legally and methodologically regulated, what these divisions are, what functions they perform, how they are connected and what benefits they bring to companies. The shortcomings in their functioning of the internal control and internal audit systems have been identified. At the moment, due to the fact that the geopolitical situation has somewhat worsened, the load on internal audit and internal control has increased. According to the authors, due to the specific nature of the activity, special emphasis should be placed on ensuring uninterrupted supplies, rhythm in deliveries, high inventory turnover, accounts payable and receivable, and asset liquidity.
The article highlights the elements of the internal control system and also provides their characteristics. In addition, the article compiled a matrix of relationships between control procedures and risks of the main business processes in the organization of the trade sector.
The authors emphasize that, in general, when considering existing controls, not all of them can be considered effective. In this regard, the article pays special attention to the analysis of the identified shortcomings. In particular, the authors emphasize that the disadvantage with regard to the risk assessment process is that in the organization the risk assessment is carried out by the financial director, but there is no full-fledged risk management system.
Keywords: internal control; internal audit; sphere of trade; contour procedures; internal environment; risk-based approach; Management of risks; economic security; business process optimization
Введение
Формирование подразделений внутреннего контроля и внутреннего аудита как в крупных организациях, так и на предприятиях среднего и малого бизнеса, способствуют оптимизации бизнес-процессов, эффективному управлению компанией и росту результативности. Риск-ориентированный подход, проведение контрольных мероприятий и регулярная оценка эффективности позволяет компании достигать своих целей, отвечает интересам собственников и обеспечивает конкурентные преимущества в условиях нестабильной среды и геополитических изменений.
В целях эффективной работы организации в сфере оптовой и розничной торговли со своими специфическими рисками и особенностями, внедрение службы внутреннего контроля и внутреннего аудита остается результативным, поскольку оптимизирует бизнес-процессы и устраняет многочисленные ошибки в текущей работе.
Из особенностей, не связанных с бизнес-процессами, можно выделить то, что на одного внутреннего аудитора в ритейле приходится 3 000 сотрудников при среднем показателе в 1 256, это самый высокий показатель среди других сфер, который указывает на высокую нагрузку на подразделение. Средний бюджет при этом на одного сотрудника составляет 1 733 тыс. рублей, из них на зарплату и премии - 1 650 тыс. рублей (в год).
Цель исследования - проанализировать особенности внутреннего контроля и аудита в российских организациях сферы торговли.
Объектом является экономическая безопасность российских организаций сферы торговли, предметом - внутренний контроль и аудит в российских организациях сферы торговли.
Методы и материалы. При написании научной публикации авторами использовались следующие методы: сравнительный, статистический, математический анализы, анализ и обобщение нормативно-правовых актов и документов, научных исследований и статей, табличные способы визуализации статистических данных.
Для достижения данной цели в работе были поставлены следующие задачи:
• рассмотреть особенности торговой отрасли;
• выделить компоненты системы внутреннего контроля и их характеристики;
• составить матрицу соотношений контрольных процедур и рисков;
• выявить недостатки системы внутреннего контроля организаций отрасли торговли.
Исследование основывается на теоретических и методологических положениях, разработанных отечественными авторами: Богатой И.Н. [1], Анисимовой С.В. [2], Лифановской О.В. [3], Макаренко С.А. [4], Суматохиной А.В. [5] и другими.
Результаты и обсуждения
Далее перейдем уже непосредственно к особенностям работы. Начнем со специфики в деятельности внутреннего контроля, когда необходимо учитывать следующие особенности торговой отрасли [6]:
1. Большой объем хозяйственных операций, связанный с постоянными денежными потоками и массивами товарно-материальных потоков.
2. Наличие материально-ответственных лиц, высокая доля товарно-материальных ценностей и широкий круг доступа лиц к ней - отсюда необходимость выстраивания материальной ответственности и дополнительного контроля.
3. Различия в ценообразовании, связанные с наличием разных ценовых тарифов, системой дисконтных скидок для покупателей, сезонной переоценкой товаров и другими факторами.
4. Большое количество контрагентов, заключение новых договоров, разные пути взаимодействия с партнерами, например, разные способы оплаты: наличная/безналичная, рассрочка, кредит, факторинг и т.д.
5. Большое количество разнообразных хозяйственных операций, затрагивающие разных лиц: приемка и выбытие, поставщики, покупатели и внутренние подразделения (внутреннее перемещение товаров).
В связи со спецификой деятельности особенный упор нужно делать на обеспечение бесперебойных поставок, наличие ритмичности в поставках, высокую оборачиваемость запасов, кредиторской и дебиторской задолженности и ликвидность активов. В соответствии с этим нужно, чтобы система внутреннего контроля была проинформирована о поступлении и продаже товаров, сохранности запасов, поступлении и выплате платежей, выполнении контрагентами своих обязательств и выстроила эффективные контрольные процедуры, которые бы смогли минимизировать специфические риски отрасли и снизить финансовые потери организации.
Перейдем к описанию рисков, которые можно назвать специфичными [6]:
1. невыполнение обязательств со стороны контрагентов, в том числе по причине их неблагонадежности.
2. Ущерб от потери товара (порча, неподходящие условия хранения, кража и т. д.).
3. Потеря платежеспособности покупателей или просрочки запланированных сроков платежей.
4. Ценовой риск (роста стоимости на запасы, приобретаемые товары, оборудование и вспомогательные услуги).
5. Логистический риск, связанный сохранностью и своевременностью поставок продукции.
Исходя из этих особенностей и рисков выстраивается система внутреннего контроля с её болевыми точками. То есть контрольные процедуры должны быть направлены, во-первых, на контрагентов: проверка их благонадежности, заключение договоров на выгодных для компании условиях, соблюдение этих условий и т.д.
Также контрольные процедуры в торговле регулируют процесс закупки: согласование бюджета, определение потребности в товарах и т.д.
Потом это контрольные процедуры на этапах приемки и поставки товаров -- сроки, соответствие товара по количеству и качеству, цена, вопросы разгрузки, хранения и другие детали, которые внутренний контроль, как правило должен регулировать.
Далее это обеспечение своевременности платежей: отсутствие просрочек со стороны компании, для этого контроль за уровнем ликвидности, а также наблюдение за приходящими потоками. Поскольку торговля подразумевает высокую оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности и большое количество разнонаправленных денежных потоков -- эти особенности вытекают в необходимость установления контрольных процедуры для обеспечения бесперебойности и целостности.
Также СВК выстраивает контроли на этапах ценообразования, установления тарифных планов и скидочных прейскурантов, чтобы ценообразование отвечало ценовой политике и интересам организации.
Уточним характеристику компонентов системы внутреннего контроля для организаций сферы торговли.
1. Контрольная среда: принципы управления организации в отрасли торговли, организационная структура предприятия, распределение ответственности и полномочий, соответствие деятельности требованиям законодательства (например, Федеральный закон «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» от 28.12.2009 N381-ФЗ).
2. Оценка рисков: выявление рисков, оценка вероятности и ущерба, методы управления риском.
3. Контрольные процедуры: составление показателей (количественное измерение порчи имущества), инвентаризация, арифметический пересчет, ограничения лиц (материально-ответственное лицо за склад) и т.д.
4. Информация и коммуникации: регистрация операций, своевременность и полнота приемки и выбытия, оценка стоимости товаров, своевременность учета операций.
5. Мониторинг: оценка эффективности системы внутреннего контроля.
Далее перейдем к описанию подразделения, стоящего над внутренним контролем - внутреннему аудиту. Поскольку внутренний аудит оценивает результаты работы системы внутреннего контроля и управления рисками - поэтому специфика отрасли, которая влияет на внутренний контроль, оказывает такое же влияние и на внутренний аудит. Чтобы построить эффективную систему внутреннего контроля и обеспечить качественное проведение внутреннего аудита бизнес-процессов, нужно понимать его особенности. Рассмотрим на примере типичного для торговли процесса - на продажах [7].
Продажи -- это бизнес-процесс первого уровня, разобьем его на бизнес-процессы второго уровня, а их на бизнес-процессы третьего уровня.
2 уровень:
1. Мониторинг спроса и предложения.
2. Участие в тендере.
3. Согласование договора.
4. Исполнение договора.
Рассмотрим каждый более подробно.
Мониторинг спроса и предложения: формирование пула потенциальных и текущих контрагентов, мониторинг конкурентной среды, анализ занимаемой ниши. В рамках этих бизнес-процессов внутренний аудит проверяет, насколько эффективно сотрудничество с контрагентами через проверку форм по оповещению о потребностях контрагента, анализ управленческой отчетности для работы отдела продаж и маркетинга, оценка того, достаточно ли тех мер, которые существуют, чтобы обеспечить достоверный поток информации о заказах. Также внутренний аудитор оценивает эффективность мероприятий по привлечению клиентов, доходность заключаемых контрактов. Касательно мониторинга конкурентной среды тут внутренний аудитор оценивает эффективность усилий на получение закрытой информации о конкурентах. В отношении анализа рассматриваемой ниши внутренний аудитор тоже рассматривает эффективность затрат, но уже на улучшение имиджа компании и на проведение рекламных кампаний (взаимосвязь между суммой привлеченных контрактов и затратами на рекламу).
Участие в тендере: составление списка тендеров, сбор и обработка информации для участия в тендерах, непосредственное участие. Нужно очень точно оценивать вероятность победы в тендерах, поскольку необходимо соотнести мощности организации и объем работ по тендерам, который организация хочет на себя взять. Внутренний аудитор также должен проводить анализ на соотношение затрат и маржи. На чем ещё сфокусирован внутренний аудит? Во-первых, на оценке тендерного предложения, а именно на том, чтобы оно удовлетворяло интересам компании, так как на этом этапе есть высокий коррупционный риск со стороны менеджмента. Поэтому нужно оценить стоимость тендера на продажу, а также проанализировать скидочные тарифы, чтобы размер скидки не превышал расходы организации. Во-вторых, внутренний аудитор должен провести оценку заключенного договора, особенное внимание обратить на риски, которые несёт покупатель и которые несёт заказчик. И в-третьих, обеспечить участие в тендерах с честной конкуренцией.