Индивидуальные особенности работника сравниваются с нормами профессиограммы и на этой основе делается вывод о его профессиональной пригодности к данному виду труда [9, c. 512].
На что нужно обратить внимание при подготовке описания работы при разработке личностной спецификации:
Цели определение диапазона возможных целей (помимо оценки при отборе), основное внимание уделяется главной;
при изменении цели необходимо вернуться к ранее проведенному анализу и разработанному «Описанию» и, дополнив его, составить новый вариант «Описания».
Формы «Описания»
В зависимости от поставленной цели и характера информации формы могут быть разными: по длине изложения, по детальности информации, соотношению количественных и качественных характеристик.
Содержание
При составлении «Описания работы» полезно иметь список вопросов, которые должны быть освещены (см. далее). Они помогут собрать и структурировать информацию к работе в зависимости от цели.
Стиль --
целесообразно
1) начинать с глагола (в повелительном наклонении);
2) быть краткими, свести количество употребляемых слов до минимума, избегать повторений;
3) разграничивать задачи, которые работник выполняет непосредственно, и те, за выполнением которых он должен следить (т.е. непосредственную и управленческую ответственность);
4) при описании рабочих стандартов использовать как можно больше количественной информации [3, c. 280].
Источники ошибок
1) недостаточное количество источников информации (неполной анализ или его «пристрастный характер»);
2) намеренное искажение фактов аналитиком при интерпретации собранной информации;
3) атмосфера, в которой проводился анализ работы;
4) ограничение времени, заставляющее проводить сбор информации и ее интерпретацию наспех;
5) отсутствие менеджерской ответственности;
6) любые условия, отвлекающие внимание [1, c. 168].
Анализ работы - это процесс, который является основным видом работы с персоналом. Чем больше источников будет привлечено для сбора информации, тем точнее будет анализ. Описание работы - это конечный продукт анализа работы. Иногда персональные (личностные) характеристики включаются уже в «Описание работы», однако чаще разрабатывают личностную спецификацию [8, c. 311].
2. Понятие квалификационной характеристики и методология ее разработки
Квалификационные характеристики должностей предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. Знание методологии разработки квалификационной характеристики может оказать существенную помощь при проведении анализа работ с целью профилирования должностей в организациях [4, c. 52].
Традиционно квалификационные характеристики создаются для определения обязанностей, оценки степени мастерства работников организации и назначения им заработной платы. Типовая структура квалификационной характеристики и требования к содержанию ее разделов представлены в табл. 1.
Квалификационная характеристика - описание должностных обязанностей, уровня профессиональных знаний, трудовых навыков, опыта, умений работника, занимающего определенную должность. Квалификация - степень профессиональной подготовленности к выполнению определенного вида работы. Различают квалификацию работы и квалификацию работника.
Таблица 5 - Структура и содержание квалификационной характеристики
|
Наименование раздела КХ |
Содержание |
Комментарий, рекомендации |
|
|
«Должностные |
Перечисляются работы, выполнение которыхполностью или частично поручается работнику, занимающему данную должность |
Этот раздел является основным, поскольку |
|
|
«Должен знать» |
Содержатся основные требования, предъявляемые |
Содержание раздела «Должен знать» |
|
|
«Требования к |
Определяет уровень и |
Требования к квалификации, устанавливаемые в |
Сегодня очевидно, что квалификационные характеристики должностей работников организаций должны отражать изменения в процессе труда и, соответственно, в трудовых функциях. Необходим механизм, который позволит не только формировать, но и при необходимости трансформировать квалификационные характеристики [6, c. 4].
Принципы разработки квалификационных характеристик
Как известно, принцип (от лат. principium - начало, основа) - это основное исходное положение какой-либо теории, учения, науки, мировоззрения и т.д., а также основная особенность устройства какого-либо механизма, ведения какой-либо деятельности. Разработку квалификационной характеристики необходимо осуществлять исходя из норм деятельности, представленных в табл. 6.
Таблица 6 - Характеристика принципов, лежащих в основе формирования квалификационных требований к работникам
|
Принцип |
Характеристика |
|
|
1. Максимальной |
Своевременное отслеживание и исключение работ, уже |
|
|
2. Минимальной |
В перечень функций включаются типовые функции |
|
|
3. «Бок о бок» |
Одновременное проектирование должностных обязанностей |
|
|
4. Значимости |
При рассмотрении объекта как комплекса выполняемых |
|
|
5. Соответствия Образовательному стандарту |
Квалификационные требования к должностям должны |
|
|
6. Соответствия |
Сбалансированность распределения времени между |
|
|
7. Научности |
Достаточное и четкое научное обоснование критериев, |
|
|
8. Полноты |
Охват всех сторон практической деятельности работника |
|
|
9. Диагностичности |
Возможность по предлагаемым критериям поставить |
Порядок разработки квалификационной характеристики
Разработка квалификационных характеристик к должностям должна быть начата с исследования содержания работы и выявления важнейших характеристик работы, обусловливающих требования к квалификации исполнителя, необходимой для ее выполнения. Потому что систематическое и подробное исследование содержания работы дает возможность определить наиболее существенные характеристики работы, упорядочить и оценить информацию, связанную с работой или трудом работника, четко определить цели, задачи, элементы работы в той или иной должности и условия ее эффективного выполнения.
Процедура описания характеристик работы, ее содержания, целей, задач, основных функций и др. элементов называется анализом работы. Это важнейшая содержательная и методическая часть процесса формирования квалификационной характеристики должности, так как анализ является обязательным элементом системного подхода к объекту исследования наряду с синтезом и другими методами познания. Анализ служит отправной точкой прогнозирования, планирования, управления объектами и протекающими в них процессами [6, c. 5].
Цель анализа работы состоит в выявлении ее важнейших характеристик и требований к исполнителям, необходимых для ее выполнения. В процессе анализа ведется поиск ответов на следующие вопросы:
наименование работы;
место выполнения работы;
цель работы;
ответственность руководителя;
ответственность работника;
взаимодействие работника в процессе выполнения работы;
необходимые рабочие стандарты (нормы);
затраченные усилия для выполнения работы;
какие задачи являются простыми, какие - сложными [9, c. 514].
Согласно Британскому институту стандартизации анализ работы представляет собой процесс определения наиболее существенных характеристик работы. Американский департамент труда определил анализ работы как «любой процесс упорядочивания и оценки информации», связанной с работой или работником. Информация может отображать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы. В процессе анализа работы можно выделить 4 этапа.
Этап 1. На этом этапе происходит сбор и изучение информации о задачах, которые должны быть выполнены на каждом рабочем месте, и навыках, необходимых для выполнения этих задач. Для этого необходимо выявить содержание работы (что должно быть сделано?), характер ее выполнения (как должно быть сделано?) и условия труда, а также разграничить элементы деятельности [3, c. 285]. В числе основных способов изучения и исследования работы можно отметить:
сплошное наблюдение;
выборочное наблюдение;
простое собеседование;
групповое интервью;
применение вопросников и анкет.
Информация, собираемая в процессе анализа работы, используется для составления двух важнейших документов - описания работы (табл. 7, Приложение А) и личностной спецификации. Эти документы имеют большое значение для успешного проведения процедуры найма и отбора кадров, оценки работ и определения ставок заработной платы.
Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой форме, либо в табличной. В ней выделяют три категории качеств:
основные требуемые качества, то есть такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;
желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств;
противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.
Существуют и другие варианты составления личностной спецификации. Так, в США широко используется личностная спецификация М. Фрейзера, включающая пять пунктов:
воздействие на других людей (физические данные, внешность, речь, манера поведения);
накопленная квалификация (образование, профессиональное обучение, подготовка, опыт работы);
природные способности (быстрота понимания и способность к обучению); спецификация должность профессиограмма квалификационный
движущая сила - мотивация (поставленные перед собой цели, решимость и последовательность в достижении целей, успех в их достижении);
адаптация (эмоциональная устойчивость, способность противостоять стрессам и контактность с людьми).
Этап 2. На этом этапе происходит анализ требований к исполнителю (свойства работников), в рамках которого осуществляется «перевод» характеристик работы в характеристики человека, то есть в «квалификацию» или «предпосылки пригодности». При этом можно выделить проблему распознавания на основе видимого (задачи, работы) незримого (черт личности работника). Анализ требований к исполнителю заключается в определении требований к физическим, психическим, социальным и интеллектуальным качествам работника, вытекающих из «объективных характеристик» (качественное измерение) рабочего задания [6, c. 7].
В отличие от персонифицированного понятия «квалификация», рабочие требования привязаны не к работнику, а к подлежащей выполнению задаче и могут быть структурированы по видам (требования к различным профессиональным группам, требования, связанные с определенным видом технологии, и т.п.), по степени подготовленности (например, необходимость предварительного обучения) и по категориям (требования физические и интеллектуальные, требования к внимательности, ответственности и др.). Результаты анализа требований используются в первую очередь при принятии решений о назначении на рабочие места, для дифференцирования заработной платы в зависимости от степени трудности работы и при структурировании работ. Анализ требований к исполнителю предполагает сопоставление профессиональной пригодности работника с требованиями, которые ему предъявляются, а также изучение недостатков в работе служащего и сравнение ее (фактически выполненной работы) со стандартом исполнения.