Для осуществления каждой конкретной управленческой функции, необходимо выполнить строго заданное определенное количество работ по управлению, специфических именно для этой функции.
Анализ и прогнозирование таможенной оперативно - служебного положения находятся в неразрывной взаимосвязи с изучением, познанием и предвидением совершенствования совокупности условий на том или ином уровне таможенной деятельности и определением их влияния на результативность таможенного дела, а также в целях принятия обоснованных решений и составления планов.
Основной функцией управления, благодаря которой в таможенных органах создаются организационные начала предвидящейся деятельности, является планирование. При помощи планирования определяются цели и направления движения системы, разрабатываются методы для осуществления имеющихся проблем, устанавливается темп развития системы. Также субъектом управления намечается план предстоящих действий исполнителей, обозначаются сроки, средства и методы достижения задач, поставленных в плане.
Организационное планирование соответствует установившимся календарным циклам функционирования таможенной системы:
- долгосрочное (от 5 и более лет);
- среднесрочное (от 1 года до 5 лет);
- текущее (до 1 года).
Осуществляется организационное планирование на всех уровнях управления: стратегическом (ФТС России), оперативном (РТУ), тактическом (таможни, таможенные посты).
Для выполнения готового и утвержденного плана необходимы условия, которые создает другая функция управления - организация.
Сущность данной функции заключается в создании системы сил и средств, установлении необходимых связей и отношений между исполнителями, в определении рациональных форм и методов их деятельности, а в таможенных органах данная функция управления проявляется в следующих действиях:
1) постановка задач по выполнению решений и планов;
2) подготовка исполнителя, включая его обучение;
3) организация взаимодействия;
4) проведение других мероприятий по осуществлению планов.
Под регулированием понимается основная функция управления, благодаря которой эффективность деятельности подчиненных возрастает или отклонения от параметров, заданных при планировании, устраняются.
В таможенном деле осуществление реализации данной функции управления происходит в:
- анализе результатов контроля;
- принятии решения на регулирование;
- доведении решений в виде задач до исполнителя;
- организации регулирования; проведении регулирования;
- проверке действенности регулирования.
Сущность функции учета заключается в накоплении, систематизации и первичной обработке информации о текущем состоянии управляемой системы, направлении и темпах ее движения, о достигнутых результатах и переменных проблемах.
Для определения правильности выполнения планов, условий и результатов их выполнения, существует такая функция управления, как контроль.
Контроль за реализацией принятых решений направлен на выявление соответствия таможенной деятельности поставленным задачам, своевременное внесение необходимых коррективов в ранее принятые решения и утвержденные планы в зависимости от изменений обстановки.
Контроль необходим при рассмотрении результатов исполнения управленческих решений, а также для анализа и оценки управления в целом.
Все вышеперечисленные функции управления представляют собой единое целое и находятся в неразрывной связи друг с другом.
К специфическим (конкретным) функциям управления в таможенных органах относятся:
- функция управления таможенной деятельностью (управление таможенным оформлением и таможенным контролем, правоохранительной деятельностью, экономической деятельностью, деятельностью по правовому регулированию и научно - техническому развитию);
- функция управления финансово - экономической деятельностью (управление финансовой деятельностью и бухгалтерской деятельностью);
- функция управления социальной деятельностью (управление кадровой, трудовой и психолого - педагогической деятельностью, а также социальным обеспечением);
- функция управления административно - хозяйственной деятельностью (управление административной деятельностью, управление развитием таможенной инфраструктуры и капитальным строительством, управление всесторонним материально - техническим обеспечением).
Таким образом, управление в таможенном деле - это комплексная, конкретная, практическая деятельность по сознательной организации всей оперативно - служебной деятельности, на всех ее этапах и стадиях, в пространстве и времени.
2.2 Анализ задач системного управления таможенными органами
Основной целью системы управления в таможенных органах является успешное взаимодействие всех сотрудников таможенных органов. Для эффективного обеспечения решения задач, поставленных перед системой и ее работы в одном направлении, необходимо конкретное управление внутри нее.
Управление - постоянный процесс воздействия на работников таможенных органов, который обеспечивает их целенаправленно поведение в ходе изменения внутренних и внешних условий засчет принятия и применения решений управления.
Помимо объективных экономических законов и законов управления, на которые опирается управление в таможенных органах, акцент также падает на единую систему интересов участников оперативно - служебной деятельности, основанной на законах, упомянутых выше. К интересам участников можно отнести:
- общественные интересы;
- коллективные интересы;
- личные интересы.
Управление играет самостоятельную роль и повышает эффективность таможенной деятельности, что является его отличительной и весомой чертой. Общую, существенную и необходимую взаимосвязь элементов и подсистем управленческой системы, а также взаимодействие процессов, происходящих внутри системы и внешней среды, отражают законы управления.
При создании управленческих систем, а также при осуществлении их функционирования, требования законов позволяют учитывать их значение и понимание.
К законам управления относятся:
- закон единства системы управления;
- закон пропорциональности;
-закон оптимального соотношения централизации функций управления;
- закон соотносительности управляющей и управляемой систем.
Действие первого указанного закона, а именно закона единства системы управления, заключается: в сплошной линейке управленческих отношений от высших органов государственной управленческой системы до ее низших элементов; в постоянной длительности, динамичности и взаимодействии всех стадий, операций и этапов управленческого процесса; в управленческом единстве составных элементов всеобъемлющих стремлений и интересов людей; во взаимодействии методов и функций управления; во взаимодействии критериев, предъявляемых к сотрудникам аппарата управления[5,с.77].
Закон пропорциональности профессиональной деятельности и управления устанавливает, что обеспечение оптимального пропорционального взаимодействия управляющей и управляемой систем, а также оптимизация непрекращающегося сопряжения элементов системы, является основной задачей управления. Пропорциональность зависит от того, насколько достоверно основная деятельность системы, а именно таможенное оформление и контроль, будет обеспечена управлением, а также воспроизводство других функций для получения требуемого эффекта с использованием минимальных затрат.
Закон оптимального соотношения централизации предусматривает некое составление управленческой системы и такое обеспечение ее осуществления, в ходе которой происходит сплошная и довольно устойчивая зависимость каждого нижестоящего звена системы таможенных органов центральным органам управления.
Централизованное управление не означает довольно жесткой регламентации деятельности всех составляющих звеньев системы. Для каждого этапа улучшения системы есть свой оптимальный уровень централизации, понятие которого рассматривается как максимальное соотношение форм управленческой централизации существующим запросам системы, которые выражают уровень ее развития.
Смысл закона соотносительности управляющей и управляемой систем состоит в требовании осуществления соответствия управляющей системы управляемой.
Изменение этого взаимодействия реализуется при помощи различных факторов, в основном организационных и экономических. Прежде всего, уровень развития и функционирования системы управления должен согласовываться с уровнем оперативно - служебной деятельности управляемой системы.
Благодаря законам управления выявляются содержание управленческой теории, главные функции, методы и структуры, а также своеобразия управленческого процесса. Соответственно, основным в использовании управленческих законов является системный подход.
Он позволяет выразить их требования в совокупности и выявить оптимальный способ функционирования и улучшения системы в общем.
Управление в таможенных органах основывается на объективных законах управления и на единой системе принципов, которая создается на основе данных законов[8,с.74].
Для успешного разрешения задач, стоящих перед таможенными органами РФ, они должны находиться в тесной взаимосвязи с управленческими принципами в таможенном деле.
Принципы управления определяются как управляющие идеи, правила, основные положения и нормы поведения, благодаря которым система управления руководствуется.
В реализации управления таможенными органами применяются следующие принципы:
- общие;
- частные;
- организационно - технологические.
Под общими принципами управления понимаются стратегические нормы управления, действующих во всех областях подсистемы таможенных органов. Но в каждой системе управления они действуют со своими особенностями и спецификой.
Это могут подтвердить и главные общие управленческие принципы (системность, принципы обратной связи, информационная достаточность, оптимальность, соподчиненность и т.д.), и их диалектическое влияние на управленческую систему в таможенных органах.
Системность определяется как основной управленческий принцип. В управлении системность организует и улучшает систему, основанную на единстве структуры и функциональности.
От степени сложности задачи, стоящей перед таможенными органами, зависит значимость принципа обратной связи системы. Информация дает возможность субъекту управления видеть состояние системы в каждый определенный момент времени, результаты поставленной цели, для воздействия на систему и реализации решений управления.
Суть принципа информационной достаточности заключается в том, что при аномальном возрастании количества информации в таможенной системе, включая систему управления, усиление процессов информации получает особое значение.
Данный принцип также можно рассмотреть на примере Смоленской таможни. Например, при возникновении желания у физического лица перемещения товаров для личного пользования и совершения таможенных операций, которые связаны с выпуском товаров, оно должно обладать определенной информацией, которая в свою очередь, прописана в Соглашении, заключенном между Правительством РФ, Республики Беларусь и Республики Казахстан.
Принцип оптимальности управления заключается в реализации заданной цели в таможенных органах с возможностью осуществления этого в более короткие сроки, а также с минимизацией затрат материального, финансового и трудового типа.
Существуют и другие общие управленческие принципы, находящиеся в различной степени реализации, которые для таможенной системы имеют важное значение, называемые частными принципами, подразделение которых представлено на рисунке 5.
Рис.5. Частные принципы управления
К частным относятся следующие принципы:
1) принцип законности;
2) принцип централизации в сочетании с разумной децентрализацией;
3) принцип непрерывности;
4) принцип оперативности;
5) принцип гибкости;
6) принцип ответственности;
7) принцип преемственности;
8) принцип нацеленности на конечный результат.
Также управление в таможенной системе полагается на следующие группы частных принципов:
1) принцип организации и деятельности государственной службы;
2) принцип подбора кадров, их обучение и воспитание;
3) принцип реализации оперативно - розыскной деятельности.
Основополагающими элементами организационно - распорядительной и административно - исполнительной деятельности руководителей таможенных органов являются организационно - технологические принципы.