Материал: Организационное проектирование. Руководство по разработке курсовых проектов. Воронин С.И

5.4. Проектирование организационных и управленческих процедур

В ходе курсового проектирования студенты разрабатывают одну или несколько организационных или управленческих процедур и соответствующую карту организационной (управленческой) процедуры по теме курсового проекта.

Протекающие в организационных системах процессы управления, организации производства и труда фиксируются в виде управленческих и организационных процедур, операций, действий. Так как предметом труда в управлении является информация, то процесс и преобразования могут быть представлены в виде отдельных элементов или действий.

Отдельные действия объединяются в управленческие операции, под которыми понимают часть управленческого процесса, выполняемого исполнителем над определенным видом информации на отдельном рабочем месте. Совокупность взаимосвязанных управленческих операций, выполняемых над определенным видом информации и имеющих законченную (хотя и ограниченную) цель, называют управленческой процедурой.

Управленческие процедуры являются отдельным видом более широкого класса организационных процедур. В состав организационных процедур, кроме управленческих, входят также процедуры, связанные с организацией, обеспечением и обслуживанием производственных процессов, функционированием производственной системы и ее элементов и др.

В качестве исходных данных могут быть приняты реальные организационные и управленческие процедуры, изучаемые студентами во время прохождения производственной практики на предприятиях, а также процедуры, описанные в учебной и научной литературе.

Примерный перечень организационных (управленческих) процедур:

расчет производственной мощности;

расчет производственной программы;

составление сводной и других видов производственных спецификаций;

управление производством отливок (штамповкой, кузнечной и механической обработкой, сваркой, сборкой, окраской);

испытание и сдача продукции;

приемка, отправка и учет на складах материалов, деталей и готовых изделий;

расчет потребности и запасов материалов, покупных изделий;

контроль и учет поступления грузов на завод;

складирование материалов, ГСМ, запчастей, готовой продукции;

планирование и проведение текущего (капитального, аварийного) ремонта;

планирование потребности в инструментах и технологической оснастке;

планирование и контроль изготовления (обеспечения) инструментом и оснасткой;

приемка, учет и хранение инструмента и оснастки;

планирование, учет, контроль и регулирование хода технической подготовки производства;

входной контроль продукции, контроль качества деталей, узлов и изделий в текущем производстве;

учет брака и ведение статистики;

прием, обучение, переподготовка, увольнение и перевод работающих;

планирование и учет рабочего времени;

расчет и учет фонда заработной платы по категориям;

расчет себестоимости изделий, учет затрат на производство;

планирование и учет основных технико-экономических показателей;

определение и распределение общезаводских, цеховых и других расходов;

заключение и контроль договоров;

методика проведения служебных совещаний и регламент работы руководящего состава и другие.

Разработка организационной (управленческой) процедуры включает /20/:

определение цели процедуры;

разработку схемы процедуры;

описание операций, входящих в процедуру;

разработку форм документов, используемых в процедуре.

Студенты формулируют цель процедуры, разрабатывают карту процедуры и формы документов, используемых в процедуре, а также кратко описывают операции, входящие в процедуру. Все работы выполняются на ПЭВМ. Студенты могут использовать в качестве примера разработанные ранее процедуры из “Банка организационных и управленческих процедур”.

Схема информационных связей, в отличие от схемы документооборота, показывает не только последовательность формирования документов, но и содержание операций в каждом функциональном подразделении. Для этого в схеме документооборота на взаимосвязях отделов указываются шифры операций.

Для оптимизации схемы документооборота и схемы информационных связей предварительно разрабатывается матрица централизации принятия решений. На основании этой матрицы определяется рациональный уровень централизации принятия решений путем примерно равномерного распределения принятия решений по должностным позициям высшего управленческого персонала. После уточнения уровня централизации принятия решений корректируются схемы документооборота и информационных связей.

Основным документом оргпроекта функциональной подсистемы является положение о функциональном структурном подразделении. Положение о подразделении включает:

а) титульный лист на котором указываются основные реквизиты отдела: полное и сокращенное наименование функционального структурного подразделения, срок ввода в действие и длительность действия положения, подпись, дата, должность, фамилия, имя и отчество лица, утвердившего положение;

б) раздел 1 «Общая часть». В нём указываются место и назначение функционального структурного подразделения в системе управления, кому непосредственно подчиняется подразделение в структуре управления, порядок его создания, переформирования и ликвидации, какими нормативными актами руководствуется отдел в своей работе. В общей части может быть указан порядок назначения, перемещения и увольнения начальника функционального подразделения;

в) раздел 2 «Основные задачи». В разделе указываются направления, основные задачи и цели деятельности подразделения;

г) раздел 3 «Функциональные задачи». Указывается перечень функциональных задач и операций, выполняемых отделом;

д) в разделе 4 «Права и ответственность подразделения» указываются права, необходимые для выполнения функциональных задач, и ответственность за их выполнение. Права и ответственность устанавливаются в полном соответствии с функциональными задачами и обязанностями функционального подразделения;

е) раздел «Управление подразделением». В разделе описывается структура подразделений, фиксируются основы правового положения входящих в него бюро, секторов, групп. Указывается должностное положение лиц, возглавляющих подразделение, а также порядок назначения их и освобождения от занимаемых должностей, может быть приведено штатное расписание;

ж) раздел «Взаимоотношения подразделения с отделами (бюро), службами, цехами предприятия». В этом разделе определяются взаимосвязи данного подразделения с другими подразделениями и службами предприятия, устанавливается порядок получения и выдачи данным подразделением соответствующей документации.

Распределение функций между работниками структурных подразделений закрепляется в должностных инструкциях. Должностные инструкции состоят из следующих разделов:

титульный лист

1. общая часть;

2. квалификационные требования;

3. основные задачи и функциональные обязанности;

4. права;

5. ответственность.

На организационную (управленческую) процедуру составляется карта процедуры. Карта управленческой процедуры представляет собой, как правило, координатную оперограмму, в которой отражается совокупность выполняемых операций, имеющую законченную (хотя и ограниченную) цель.

В карте процедуры (табл. 4) по горизонтали указываются службы (исполнители), участвующие в решении данной задачи, а по вертикали - наименование операций в логической последовательности. В клеточках таблицы с помощью условных обозначений указываются действия по выполнению каждой операции и какие документы при этом обрабатываются, а стрелками обозначается движение документов. Также рассчитывается трудоемкость операции и сетевой график. Схема процедуры позволяет наглядно представить всю технологию решения конкретной управленческой задачи.

Таблица 4

Карта управленческой процедуры /20/

Продолжение табл. 4

Управленческая процедура может выполняться либо полностью в отдельном подразделении или подсистеме, либо несколькими подразделениями или подсистемами. Перечень управленческих процедур и карты их выполнения следует составлять как при детальном обследовании подразделений и подсистем, так и в процессе проектирования новой технологии управления. Перечень и содержание управленческих процедур должны обеспечить реализацию закрепленных за подсистемами, подразделениями или отдельными исполнителями целевых функций. Отдельные управленческие процедуры могут соединяться в более крупные.

Разработка карты организации труда на проектируемом рабочем месте.

Карта организации труда разрабатывается для проектируемого рабочего места по согласованию с руководителем проекта. В карте организации труда на рабочем месте указываются:

перечень операций, выполняемых на рабочем месте, с указанием количества и трудоемкости;

распорядок работы в течение недели и рабочих дней;

требования к работнику;

Таблица 5

Карта организации труда на рабочем месте /17/

Продолжение табл. 5

перечень мебели и оргоснастки;

перечень постоянной информации на рабочем месте.

Образец карты организации труда диспетчера цеха приведен в табл. 4.

5.5. Выполнение индивидуального задания

В начале семестра каждый студент получает от преподавателя задание на выполнение двух индивидуальных домашних заданий на темы:

1. разработка технического задания на организационный проект;

2. применение прикладных программных продуктов (ППП) или экономико-математических методов, или разработка АРМ специалиста.

Целью индивидуального домашнего задания является приобретение навыков в разработке технического задания на организационный проект производственной системы (подразделения, функциональной деятельности), использовании экономико-математических методов и современных информационных технологий программных продуктов, баз данных, информационных систем в организационном проектировании.

Индивидуальное задание оформляется либо в виде отдельного отчета, либо в качестве отдельного параграфа в проектной части курсового проекта по дисциплине, либо в качестве отдельного параграфа в контрольной работе по дисциплине для студентов заочной формы обучения и экстерната. В зависимости от сложности применяемых экономико-математических модулей и методов, прикладных программных продуктов объем задания может составлять 5-10 страниц.

Индивидуальное задание выдается студентам с учетом темы курсового проекта по дисциплине, темы учебно-исследовательской работы, научных интересов студента.

Индивидуальное (домашнее) задание по разработке технического задания на организационный проект должен включать разделы :

1. основание для разработки оргпроекта;

2. цели разработки оргпроекта;

3. краткая характеристика предприятия;

4. результаты предпроектного обследования и анализа;

5. основные требования к проектируемой системе организации производства, труда и управления;

6. рекомендации по совершенствованию, преобразованию, или построению новой системы организации производства, труда и управления;

7. технико-экономические результаты разработки и внедрения оргпроекта;

8. состав разделов оргпроекта;

9. содержание этапов проведения работы по оргпроектированию;

10. источники финансирования работ;

11. порядок приемки проекта;

12. источники информации для разработки проекта (методические и нормативные документы, источники информации о передовом опыте, теории и практике).

Второе индивидуальное задание может быть выполнено по одной из трех тем:

1) использование прикладных программных продуктов в организационном проектировании;

2) разработка АРМ специалиста;

3) использование экономико-математических методов и модулей в организационном проектировании.

В рамках темы «Использование прикладных программных продуктов в организационном проектировании» студент дает краткое описание реально существующего программного продукта, область его применения, возможность использования в организационном проектировании, определяет состав решаемых задач и подробно разрабатывает решение одной задачи. При этом:

• формулируется организационно-экономическая сущность задачи;

• определяется необходимое информационное обеспечение;

• строится алгоритм и структурная схема решения задачи;

• производится выбор и предлагается схема использования компьютерных программ;

• приводится распечатка решения задачи на ЭВМ.

В качестве объекта задания могут использоваться прикладные программные продукты: «1С:Предприятие», «Касатка», «Галактика», MRPII, «Project expert», COMFAR, PROPSPIN, ReThink, CASE-средства, Microsoft Project, TimeLine, OpenPlan, Marketing Expert, Action WorkFlow System, ARIS toolset, ARIS Simulation, Orgware, Workflow и другие.