· сведения о размере прибыли, себестоимости производимой и реализуемой продукции;
· планы развития предприятия (тактические и стратегические);
· планы и объемы реализаций продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме операций, об уровнях цен, и пр.);
· анализ конкурентоспособности предприятия;
· планы рекламной деятельности;
· списки клиентов, представителей, посредников, конкурентов и др.
Обработанная информация о фактах хозяйственной жизни может сообщаться в текстовой форме, таблицах и графиках. В экономическом анализе следует отдавать предпочтение табличной и графической формам (особенно в оперативном анализе) или их сочетанию. Текстовая форма более уместна в анализе исследований за длительные периоды. Однако предприятия, широко используя табличную форму, предпочитают сопровождать ее текстовой информацией в виде объяснительных записок, справок и заключений. Графической форме также уделяется много внимания, применяя иллюстративные графики, диаграммы, рисунки и т.д.
Аналитические графики, в отличие от иллюстративных, постоянно пополняются новыми данными и являются эффективно действующим инструментом аналитической работы. Аналитические графики чаще всего представляют собой хронограммы и номограммы, по которым можно производить сопоставление и расчеты показателей, зачастую за каждые сутки. В отличие от табличного материала график дает обобщающий рисунок положения или развития изучаемого явления (историю развития), позволяет зрительно заметить те закономерности, которые содержит числовая информация. На графике более выразительно проявляются тенденции и связи изучаемых явлений.
Табличные формы сообщения хозяйственных фактов весьма разнообразны: от крошечных до занимающих обширную площадь таблиц. Хорошо читаемой таблицей является таблица, содержащая не более 10–12 граф и 25–30 строк.
Для анализа деловая информация обрабатывается различными способами. Каждая таблица – результат того или иного метода бизнес-анализа, от самых простых до чрезвычайно сложных. Часто небольшая по размерам таблица является итогом большого количества расчетных операций и группировок и синтеза первоначальных данных.
В основе методов обработки деловой информации лежат как чисто арифметические приемы, так и арсенал высшей математики. Постоянно возрастает роль электронно-вычислительной техники в обработке деловой информации и особенно роль ЭВМ.
Аналитическая таблица представляет собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр. Она значительно выразительнее и нагляднее словесного текста. Показатели в ней располагаются в более логичной и последовательной форме, занимают меньше места по сравнению с текстовым изложением, следовательно, познавательный элемент достигается значительно быстрее. Табличный материал дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. С помощью таблиц значительно легче прослеживаются связи между изучаемыми показателями.
Обработанная деловая информация служит основой для отчетности предприятия, составляемой по предприятию в целом и его отдельным подразделениям. Обычно отчетность составляется ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Кроме обязательной общегосударственной отчетности предприятие может вести свою внутреннюю отчетность особенно при значительном развитии оперативного анализа.
Особая роль в структуре деловой информации принадлежит правовой информации. Правоваяинформация в литературе трактуется как:
· массив правовых актов с содержащимися в них нормами права и тесно связанных с этими актами правоприменительных, нормативно-технических, научных и справочных материалов, охватывающих все сферы профессиональной деятельности;
· содержание данных (сообщений), использование которых предопределяет решение той или иной правовой задачи или способствует ее решению.
Таким образом, к правовой информации относится массив правовых актов и тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, охватывающий все сферы профессиональной деятельности.
Нормативная правовая информациясоставляет основу правовой информации и представляет совокупность нормативных правовых актов во всем их многообразии и динамике.
Вопрос 2. Информационные технологии в решении задач профессиональной деятельности.
Обзор основных видов функциональных информационных технологий.
Основные виды функциональных информационных технологий предназначены для создания и использования информационных систем сферы управления. По степени охвата задач управления выделяют следующие виды информационных технологий:
· информационные технологии обработки данных;
· информационные технологии управления;
· информационные технологии поддержки принятия решений.
Информационные технологии обработки данных
предназначены для решения функциональных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы, а также стандартные процедуры их обработки. Эти технологии применяются в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческой деятельности, что позволяет существенно повысить производительность труда персонала.
Информационные технологии управления в профессиональной деятельности предназначены для удовлетворения информационных потребностей сотрудников, участвующих в процессе принятия решений. Эти технологии ориентированы на комплексное решение функциональных задач, формирование регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. При этом решаются такие задачи обработки информации, как:
· оценка планируемого состояния объекта управления и его отклонений от планируемых состояний;
· выявление причин отклонений;
· анализ возможных решений и действий.
Эти технологии предусматривают наличие интегрированных пакетов прикладных программ: текстовый и табличный процессоры, электронная почта, форумы, специализированные программы реализации электронного документооборота и т.д.
Информационные технологии поддержки принятия решений предусматривают широкое использование экономико-математических методов и моделей, а также специальных прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления планов и обоснованных выводов по изучаемым процессам и явлениям профессиональной деятельности. С помощью систем поддержки принятия решений (СППР) лица, принимающие решения (ЛПР), имеют возможность анализировать ситуации, формулировать задачи, производить, контролировать и оценивать варианты решений, которые обеспечивают достижение поставленной цели.
Технологии интегрированных информационных систем реализуют объединение отдельных технологий с развитым информационным взаимодействием между ними в единую систему. При этом происходит усложнение и интеграция выполняемых функций, поэтому трудно вычленить первоначальные технологии. Современные тенденции создания интегрированных систем влияют на разные аспекты интеграции: интеграцию данных, технологий и технических средств.
Примерами интегрированной информационной технологии являются технологии электронного документооборота, геоинформационные технологии, технологии информационных хранилищ.
Информационные технологии обработки данных.
Как уже отмечалось выше, информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, и даже приводит к необходимости сокращения численности работников.
На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:
· обработка данных об операциях, производимых организацией или её подразделением;
· создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в организации;
· получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.
Например, обработка данных о посещении клиентами туристической фирмы и ведение статистики по тематике обращений и заключению договоров на обслуживание юридических и физических лиц. Или запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности в организации. Другой пример – создание годового отчета о результатах деятельности предприятия в той или иной сфере.
Основные компоненты информационной технологии обработки данных:
· Сбор данных.
· Обработка данных.
· Хранение данных.
· Создание отчетов.
Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.
Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:
· классификация или группировка;
· сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
· вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
· укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.
Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.
Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы создаются в связи с проведенной фирмой операцией, а также периодически в конце каждого месяца, квартала или года.
Пример: для оценки эффективности работы туристической фирмы и её сотрудников собираются данные о количестве обращений клиентов, количестве заключенных договоров на обслуживание, суммы полученных средств от клиентов и затрат на ведение деятельности. Затем эти данные обрабатываются по известным алгоритмам для начисления зарплаты и премии сотрудникам, а также для статистической обработки информации по заданным формам отчетности.
Информационные технологии управления.
Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.
Информационной системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
· оценка планируемого состояния объекта управления;
· оценка отклонений от планируемого состояния;
· выявление причин отклонений;