Материал: Литература по теме Тема Алгоритмы и программы Вопрос Понятие алгоритма

·     анализ возможных решений и действий.

 

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например, месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния).

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации.

База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1)      данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2)      планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

 

Информационные технологии поддержки принятия решений.

Интеллектуальная деятельность специалиста состоит в принятии решения о оптимальном способе достижения поставленной цели. Лицо, принимающее решение (ЛПР), делает свой выбор на основе анализа и синтеза.

Анализ связан с разделением поставленной задачи на элементы и изучением элементов обособленно. Синтез – соединение изученных элементов в систему для получения конечного результата.

Интеллектуальные и аналитические информационные системы (ИС) позволяют частично автоматизировать интеллектуальную деятельность специалиста. Такие системы относят к классу систем поддержки принятия решений (СППР). СППР, в отличие от вычислительных комплексов, используются в задачах с неполными, противоречивыми данными, или когда количественные данные описываются качественно, т.е. когда не удается просто подставить значения в математическую модель.

Как и сам процесс принятия решения, СППР можно разделить на две группы: информационно-аналитические и консультационные системы.

Компьютерные системы поддержки процесса принятия тактических решений, насыщенные знаниями о положительном опыте раскрытия и расследования преступлений, позволяют сэкономить силы и средства, а самое главное – время для принятия оптимальных решений, направленных на раскрытие преступлений в сложных ситуациях, требующих принятия многокритериальных тактических решений.

Надо понимать, что СППР не могут полностью автоматизировать работу специалиста – они дают советы в довольно узких предметных областях. За специалистом остается выбор, принять или не принять предложенное решение.

Итак, система поддержки принятия решений – диалоговая автоматизированная информационная система, использующая правила решений и соответствующие модели с базами данных. Она позволяет на основе интерактивного процесса моделирования ситуации и личного опыта лица, принимающего решения, получить конкретные решения проблем, не поддающихся решению обычными методами.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения происходит в результате итерационного процесса (рис. 157), в котором участвуют:

·     система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

·     человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

 



 

Рис. 157. Информационная технология поддержки принятия решений как итерационный процесс

 

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

·     ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

·     сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

·     направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

·     высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

 

Вопрос 3. Технологии электронного документооборота.

 

Документы и документооборот.

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Документ обладает двумя отличительными свойствами: функциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Система документации (СД) – это совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом. В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему.

Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

 

Электронный документооборот.

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

В современной организации системы электронного документооборота становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Цель функционирования любого предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонент, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Руководство компаний стремится к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления путем организации совместного доступа специалистов к информации (включая её поиск и хранения).

Информационные технологии предлагают средства для достижения указанных целей при помощи двух подходов:

1)      реинжиниринга бизнес-процессов;

2)      перехода к безбумажной технологии управления.

 

Организация безбумажной технологии управления основывается на использовании трех основных концепций:

1)      переход к электронным документам;

2)      создание систем управления документами;

3)      создание системы электронного документооборота.

 

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением персональных компьютеров и графического интерфейса пользователя (англ., graphical user interface, GUI). Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.

Управление документами – это развитие концепции электронного документа. Можно выделить две основные задачи, которые призвана решать система управления документами:

1)      уметь переводить бумажные документы в электронный вид;

2)      уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления.

 

Источники поступления документов:

·     приложения, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;

·     факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия;

·     входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;

·     отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.

 

Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

·     отчет о текущей занятности сотрудников;

·     отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);

·     отчет о просроченных поручениях.

 

Разработка Системы Электронного Документооборота (СЭД) призвана для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

 

Организация электронного документооборота.

Рассмотрим организацию и использование системы электронного документооборота на примере популярного программного продукта «1С: Документооборот», в котором реализованы принципы формализованного формата документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов).

Данная система может применяться в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по сети Интернет.

Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («дизайнер форм»). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.

Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на сервере (www.1C.ru раздел «Документооборот») и доступны для использования без ограничений.

В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.

Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.