Материал: Лекции

Рис. 2 — Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

При выделении участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям:

располагать своим набором хозяйственных операций и проводок;

иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов;

иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы. Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный

программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему, для которой характерна возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации (НСИ).

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» для организации комплексного бухгалтерского учета и финансового анализа на таком предприятии

66

имеет ряд преимуществ. Так, низкие требования к производительности рабочих станций являются естественным следствием того, что архитектура «клиент-сервер» позволяет уменьшить загруженность основных структурных компонент системы. В многоуровневых приложениях как серверы, так и рабочие станции можно рассматривать на разных программных и аппаратных платформах.

По мере расширения предприятия или роста объемов обрабатываемой информации многоуровневая архитектура разрешает увеличить количество серверов в системе.

Еще одна положительная возможность организации обмена данными в приложениях с многоуровневой архитектурой — возможность эффективной реализации удаленного доступа к системе.

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» позволяет в центральном офисе предприятия установить сервер базы данных и сервер приложений, а в удаленных подразделениях — рабочие станции, связав их линиями связи, причем вследствие того, что объем передаваемой информации невелик, нет и особых требований к пропускной способности телефонных каналов. Такая архитектура позволяет всем филиалам предприятия осуществлять коммуникации в реальном времени по телефонным каналам, либо через любую коммерческую сеть, включая Internet.

Перечисленные достоинства использования многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» в бухгалтерских приложениях характеризуют перспективное направление развития БУИС на крупных предприятиях.

На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах и подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету материальных ценностей, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень — управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а также большими объемами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок.

Эта информация передается на более высокий третий уровень данных — финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита. С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о

67

финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета» являются наиболее рациональными для средних и крупных предприятий и предусматривают наличие комплекса локальных, взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета, где ведется расширенный аналитический учет и обеспечивается интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета и АРМ отдельных участков учета. Состав пакетов комплекса следующий: «Проводка — Главная книга — Баланс», учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции, учет фондов, учет финансовых результатов, анализ финансового состояния предприятия. Состав традиционного комплекса бухгалтерских задач может быть расширен за счет создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. При этом необходимо соблюдать главный принцип — пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы.

4. Особенности функционирования БУИС для предприятий малого и среднего бизнеса

При создании БУИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет, автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера.

В отличие от крупных предприятий на малых и средних предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

68

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини-бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется бухгалтерами от одного до трех человек.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

На рис. 3 представлена структура такого программного комплекса. Для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии используют БУИС, относящуюся к классу «мини-бухгалтерии».

Журнал первичных документов

Сводный учет и составление отчетности

Регистры сводного учета

Главная книга

Оборотные ведомости

Журналы-ордера и ведомости к ним

Баланс и приложения

Рис. 3 — Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии

Система позволяет автоматизировать учет материалов, производственных запасов, основных средств, товаров, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций. Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок. Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и другие). Основными учетными регистрами в такой системе обычно являются регистры сводного учета (главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных

69

журнала хозяйственных операций. Для автоматизации бухгалтерского учета на небольших предприятиях обычно используют БУИС, автоматизирующие не только финансовый учет, но и управленческий учет частично или полностью. Подобные БУИС в настоящее время являются наиболее популярными среди пользователей бухгалтерского программного обеспечения поскольку могут легко настраиваться на меняющееся законодательство и условия, в которых развивается бизнес предприятия. На рис. 4 представлена структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета небольшого предприятия. Охватывает финансовый и управленческий учет и состоит из двух взаимосвязанных модулей — управленческий и финансовый учет.

Рис.4 — Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях

Управленческий учет ведется по отдельным участкам, например, таким как учет расчетов по заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и другие осуществляется посредством использования отдельных программных модулей (блоков). Используя принцип конструирования, создается единый программный комплекс. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации.

Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в

70