Оглавление
Теоретическая часть. Контроль: понятие, сущность, этапы, виды
Практическая часть
1. Студент выбирает ситуацию из приложения
2. Сформулируйте ряд полномочий, которые необходимо выполнять менеджеру, а затем разделите их на 2 группы: а) полномочия, которые должен выполнять менеджер только лично; б) полномочия, которые он может делегировать своим подчиненным
Список литературы
Теоретическая часть. Контроль: понятие, сущность, этапы, виды
Контроль - функция управления, заключающаяся в проверке и регулировании хода деятельности организации на основе сопоставления поставленных задач и достигнутых результатов, для обеспечения реализации целей.
Контроль начинает осуществляться с момента создания организации и формулировки целей и задач.
Контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций, снятия неопределенности в процессах управления и поддержания успеха, уже достигнутого организацией. Определяя в ходе контроля достижения и неудачи, менеджмент организации получает возможность своевременно корректировать организационную деятельность во всех функциональных областях таким образом, чтобы обеспечить требуемые темпы продвижения к целям.
Контроль - неотъемлемая часть процесса управления. Планирование, создание организационных структур, выполнение работы и мотивация персонала предполагают обязательное проведение контроля с целью обеспечения того, чтобы фактически получаемые результаты как можно меньше отклонялись от установленных стандартов и нормативов.
При организации контроля необходимо учитывать факторы, влияющие на эффективность его проведения:
- организационные - объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);
- масштабы контроля - количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;
- контрольная информация - объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;
- затраты на контроль - средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.
Контроль делится на виды в зависимости от периодичности проведения, времени осуществления относительно выполнения работы и функциональной области, в которой он проводится.
По периодичности проведения выделяют три вида контроля:
- Стратегический. Заключается в оценке и регулировании деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.
- Тактический. Обеспечивает выполнение процедуры анализа выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по организации, так и по функциональным областям.
- Оперативный. Осуществляется ежедневно и по периодам, характерным для оперативного планирования; включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения организационных процессов всех видов.
По времени осуществления относительно выполнения работы контроль делят также на три вида:
- предварительный. Позволяет оценить готовность организации к работе. В первую очередь применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам, реализуется в форме определенной политики, процедур и правил;
- текущий. Осуществляется в ходе выполнения работ, но не одновременно с ними, а по завершении какого-либо этапа. Объектом контроля являются подчиненные, а сам контроль является прерогативой менеджера. Регулярная проверка хода работы, обсуждение возникающих проблем и инициатив по совершенствованию деятельности организации позволяют исключить отклонения от намеченных планов и инструкций;
- заключительный. Проводится после того, как работа полностью завершена: сразу после окончания работы либо по истечении определенного заранее периода фактически полученные результаты сравниваются с плановыми. Он проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения или развития, но он позволяет:
а) получить руководству информацию, необходимую для планирования: ведь подобного рода работы могут повториться в будущем (или возникнуть подобного рода проблемы);
б) реализовать функцию мотивации: вознаграждение следует за оценкой результатов работы, которая производится в ходе контроля.
На этапах текущего и заключительного контроля обязательным является наличие системы обратной связи.
Классификация контроля по функциональным областям предполагает выделение пяти видов контроля: в области производства, финансов, маркетинга, персонала и инноватики.
Задачи контроля и предъявляемые к нему требования. Сущность контроля определяет задачи, которые он призван решить в организации:
- помочь своевременно обнаружить во внутренней среде сильные и слабые стороны, а во внешней среде - возможности и угрозы и обеспечить адекватную реакцию организации на эти факторы;
- отслеживать нечетко выраженные тенденции;
- обеспечить количественную и качественную оценку деятельности организации во всех функциональных областях до, вовремя и после реализации целей;
- предоставить информацию руководству для принятия решений. Успешное решение сформулированных задач возможно лишь при условии соблюдения ряда требований. Контроль должен быть:
- систематическим. Он должен проводиться не от случая к случаю, а постоянно;
- комплексным.
Охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все направления деятельности организации;
- действенным. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности организации должны оперативно устраняться;
- гласным. Результаты контроля должны быть известны исполнителям;
- экономичным. Выгоды, приносимые контролем, должны быть больше затрат на его проведение.
Контроль должен быть организован таким образом, чтобы способствовать эффективной работе организации, а для этого необходимо избегать возможных ошибок в его проведении. К наиболее часто встречающимся ошибкам относятся:
- проведение контроля по случаю - такой контроль не дает полной информации;
- организация контроля вдогонку - в том случае поздно проводить корректирующие действия;
- применение тотальной системы контроля - обычно это приводит к уменьшению самостоятельности персонала;
- выполнение контроля из-за недоверия к персоналу, ради наказания - это ухудшает морально-психологический климат в коллективе;
- отсутствие информации о результатах контроля - это уменьшает его эффективность.
Этапы процесса контроля.
Как мы уже отмечали, контроль - это процесс, т. е. серия непрерывных, взаимосвязанных действий. В процедуре контроля выделяют три этапа: определение стандартов, сопоставление результатов со стандартами и принятие необходимых действий по результатам оценки.
На первом этапе определяются параметры функционирования организации, которые будут подлежать контролю, а также источники информации о состоянии этих параметров. Обычно в качестве таких параметров выступают цели организации, которые затем детализируются в виде показателей результативности, имеющих форму плановых показателей, стандартов и нормативов.
На втором этапе устанавливается масштаб допустимых отклонений для показателей результативности. Одна из характерных черт эффективной системы контроля состоит в том, что в ней содержатся реалистичные допуски параметров. Масштаб допустимых отклонений, определенный для каждого показателя результативности, характеризует величину, на которую организация может позволить себе отклониться при выполнении плана и это отклонение не приведет к разрушительным последствиям. На этом этапе выполняются наблюдение и измерение контролируемых процессов или результатов. Затем осуществляется сравнение полученных фактически результатов с плановыми, и производится оценка полученной информации.
На первом и на втором этапах информация о выполненной работе и результатах ее оценки обязательно доводится до сведения сотрудников.
На третьем этапе менеджмент осуществляет действия, вытекающие из полученных результатов. Регулирование обычно рассматривается в трех аспектах:
- сохранение текущего состояния. Это возможно в том случае, когда контроль показал соответствие фактически достигнутых результатов плановым. Наиболее приемлемой для организации реакцией на результаты контроля является поддержание status quo.
- изменение функционирования объекта контроля. Основное содержание этих действий сводится к приведению в соответствие с плановыми показателями результативности контролируемых параметров. При этом анализируются и устраняются причины, вызвавшие отклонения. Например, выясняются и устраняются причины невыполнения заданий по выпуску продукции, причины выпуска некачественной продукции и т. п.
- трансформация эталонов - при этом изменяются плановые показатели, стандарты, нормативы. Например, торговая фирма запланировала годовой прирост товарооборота на 23 %. Однако, в течение года в результате насыщения рынка, снижения платежеспособного спроса и обострения конкуренции такой прирост стал нереальным. Следовательно, необходимо снизить показатель, т. е. пересмотреть плановое задание.
Методы контроля. Существуют комплексные методы контроля, широко используемые организациями, и различные специальные методы, способы, приемы, позволяющие эффективно проводить контроль на отдельных его этапах.
Рассмотрим группу комплексных методов контроля. В нее входят: бенчмаркинг, тотальный контроль качества и тотальный менеджмент качества.
Бенчмаркинг - метод контроля, особая управленческая процедура внедрения в практику работы организации технологий, стандартов и методов работы лучших организаций-аналогов. В процессе бенчмаркинга осуществляется поиск организаций, которые показывают наивысшую эффективность, обучение их методам работы и реализация передовых методов в собственных условиях. Это деятельность не одного человека, а целой команды, деятельность, которая стратегически встраивается в бизнес-план организации
Тотальный контроль качества (Total Quality Control, TQC) можно определить как эффективную систему, обеспечивающую интеграцию усилий различных групп внутри организации по развитию, поддержанию и усовершенствованию качества с целью дать возможность службе маркетинга, инженерной службе, службам производства и обслуживания выйти на более экономичные уровни, позволяющие полностью удовлетворить клиента [20].
Тотальный менеджмент качества (Total Quality Management, TQM). Все подходы к качеству и, в частности, к контролю качества, нацелены на продукт. Когда западные рынки оказались насыщены товаром, к компаниям- производителям пришло осознание того, что потребители оценивают не только качество товара, но и прилагаемой к нему услуги. В качестве реакции производителей появилась концепция TQM, представляющая собой стратегический подход к менеджменту, нацеленный на производство самого лучшего товара или услуги среди инновационных и непрерывно модифицируемых аналогов. TQM подчеркивает важность каждого сотрудника компании как истинного профессионала и эксперта, владеющего необходимыми знаниями, навыками, опытом и, соответственно, способного генерировать идеи относительно совершенствования процесса ведения бизнеса.
управленческий контроль полномочие менеджер
Практическая часть
1. Студент выбирает ситуацию из приложения
Ситуация 1
Вам предоставлена возможность выбрать себе заместителя. Имеется несколько кандидатур. Каждый претендент отличается следующими качествами.
А. Первый стремиться, прежде всего, к тому, чтобы наладить доброжелательные товарищеские отношения в коллективе, создать на работе атмосферу доверия и дружеского расположения, предпочитает избегать конфликтов, что не всеми понимается правильно.
Б. Второй часто предпочитает в интересах дела идти на обострение отношений «невзирая на лица», отличается повышенным чувством ответственности за порученное дело.
В. Третий предпочитает работать строго по правилам, всегда аккуратен в своих должностных обязанностях, требователен к подчиненным.
Г. Четвертый отличается напористостью, личной заинтересованностью в работе, сосредоточен на достижении своей цели, всегда стремиться довести дело до конца, не придает большого значения возможным осложнениям во взаимоотношениях с подчиненными.
Рассмотреть с позиции руководителя ориентированного на себя.
Ситуация 2
Вам предлагается выбрать себе заместителя. Кандидаты отличаются друг от друга следующими особенностями взаимоотношений с вышестоящим начальником.
А. Первый быстро соглашается с мнением или распоряжением начальника, стремиться четко, безоговорочно и в установленные сроки выполнит все его задания.
Б. Второй может быстро соглашаться с мнением начальника, заинтересованно и ответственно выполнять все его задания, но только в том случае, если начальник авторитетен для него.