Материал: Компьютерная система управления документооборотом предприятия Черниговгазмонтаж

Наличие или отсутствие этих требований в каждой из рассмотренных систем приведено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Таблица оценки существующих систем

Критерии оценки	Система «Hummingbird DM»	Система «NetDocuments» »	Система «Inforouter»	Разрабаты-ваемая система
иерархическое представление хранения документов	+	+	+	+
использование библиотек и папок для хранения	+	+	+	+
сохранность и доступность данных	+	+	+	+
сжатие документов	–	+	+	+
индексирование	–	+	-	+
улучшенный поиск	–	+	+	+
управление правами пользователей	+	+	+	+
возможность общения клиентов	+	–	+	+
поддержка LDAP	–	+	-	+
интеграция с MS Office	+	+	-	+

Примечания:

1. 
   “–” означает отсутствие реализации данного требования у рассматриваемой системы.
   
2. 
   “+” означает наличие реализации данного требования у рассматриваемой системы.
   

11. Вывод

Все рассмотренные системы управления документооборотом имеют общие черты: это иерархическое представление хранения документов, использование библиотек и папок для визуализации хранимой информации. Библиотеки выполняют роль корневых каталогов для папок

, в то же время папки содержат в себе документы и шаблоны документов. Важно отметить, что все представленные DMS’s имеют контроль версий и подверсий одного и того же документа, управление правами пользователей для доступа к системе. Различия между рассмотренными системами управления документооборотом только в том, что некоторые имеют интеграцию с MS Office, например HummingBird и NetDocs, некоторые поддерживают LDAP (NetDocuments). HummingBird, например, уже содержит встроенный инструментарий для создания собственных форм, NetDocuments поддерживает веб-сервисы, что упрощает интеграцию NetDocs в приложениях. Хотелось бы отметить важное достоинство InfoRouter – порталы, просматриваемая информация формируется динамически для пользователя, которому дали доступ к просмотру документов, это значит, что указав конкретные каталоги, пользователь может открыть к ним доступ через персонализированную веб-страницу.

2. 1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   20

Требования к программной подсистеме

Рассмотрим основные требования к разрабатываемой системе и ее функциональности:

• 
  система должна обеспечивать возможность создания документа;
  
• 
  система должна обеспечить создание шаблона;
  
• 
  система должна обеспечить создание документа на основе шаблона;
  
• 
  система должна обеспечить сохранения документа в базу данных;
  
• 
  система должна обеспечить пользователю возможность просмотра собственной библиотеки, каталогов и документов;
  
• 
  система должна иметь удобный, функциональный интерфейс, интуитивно понятный, не требующий для освоения специального обучения;
  
• 
  система должна разграничивать доступ к информации и сервисам системы, в зависимости от «роли» пользователя (гость, пользователь, администратор);
  

На рисунках 1.2 –1.5 приведены диаграммы вариантов использования КС управления документооборота.

На рисунке 1.2 изображена диаграмма наследования ролей пользователей в системе. В зависимости от роли пользователю будет доступна лишь та информация, которая разрешена для данной роли. Меньшего всего вариантов использования системы находиться у гостя, и соответственно наибольше вариантов использования системы у администратора.



Рисунок 1.2 – Диаграмма наследования ролей пользователей

На диаграмме вариантов использования, изображенной на рисунке 1.3, отображены основные возможности взаимодействия с системой незарегистрированного пользователя, то есть гостя. Незарегистрированный пользователь имеет только возможность ознакомления с услугами предоставляемыми системой.



Рисунок 1.3 – Диаграмма вариантов использования для гостя

Гость имеет возможность просмотра информации о предприятии, просмотра документооборота предприятия, просмотр фотогалерии.

Для получения больших прав в системе гостю необходимо зарегистрироваться.

На рисунке 1.4 изображена диаграмма вариантов использования для клиента.



Рисунок 1.4 – Диаграмма вариантов использования для клиента

Рисунок 1.5 – Диаграмма вариантов использования для администратора

Admin – администратор создает аккаунты пользователям,  имеет доступ к операциям с  папками и библиотеками, а именно создает, редактирует, удаляет их.

User – пользователь – как правило служащий, который имеет доступ к документации, используя систему электронного документооборота.

Операции администратора– основные операции администратора – учет аккаунтов пользователей, создание папок пользователям. Так же он может производить добавление внешней документации, либо дать права другим пользователям на это.

Операции с аккаунтом пользователя – основные операции, это добавление, удаление и редактирование аккаунта пользователя. Добавление пользователя производится, например, когда берут на работу нового сотрудника, редактирование, когда изменяется информация о пользователе, а именно о месте работы: отделе в котором он работает, о должности и т.д.

Операции с библиотеками – доступны две операции: создать и удалить библиотеку. Библиотека – это всего лишь корневой каталог пользователя.

Операции с документами – общие операции с документами.

Операции с шаблонами – общие операции для работы с шаблонами

Помещение шаблона в папку – после создания – шаблон помещается в папку, ранее созданную администратором.

Помещение шаблона в папку – после создания шаблон помещается в папку. Пользователи, которые имеют доступ к папке смогут активно использовать созданный шаблон в своих целях.

Редактирование аккаунта – по просьбе пользователя, либо, например, если контактная информация предприятия изменилась, администратор редактирует информацию о пользователе (больше всего, работнике того же предприятия, что и администратор).

Редактирование документа – при редактировании исходного шаблона, документ, созданный на основе этого шаблона, тоже будет изменен.

Редактирование шаблона – в случае, если по каким-то причинам нужно изменить шаблон – пользователь сможет сделать это. В этом случае документы, созданные с помощью этого шаблона, тоже будут изменены.

Создание аккаунта – администратор может создать профиль пользователя по информации, предоставленной пользователем.

Создание документа – пользователь может создавать документы: новый документ, либо как версию документа.

Создание документа на основе шаблона – документ создается на основе доступного шаблона документа.

Создание новой версии уже существующего документа – документ создается на основе другого документа как новая версия того документа

Создание папки для документов – администратор создает папки для документов определенному пользователю. В этом каталоге будут храниться документы одной категории и разные версии одного и  того же документа

Создание папки для шаблонов – администратор создает каталог для структурирования шаблонов. Пользователь, зная название каталога, в котором находится шаблон, без труда найдет его

Создание шаблона – пользователь может создать собственный шаблон документа и поместить его в свою папку для шаблонов.

Создать библиотеку – администратор может создать библиотеку,  в итоге она будет содержать в себе папки для шаблонов и папки для документов, для библиотеки можно выставить права доступа пользователей.

Удаление аккаунта – в случае, если аккаунт пользователя не нужен, администратор его удаляет.

Удаление документа– удаление документа может быть происходить в двух видах: удаление версии документа, либо удаление всех версий документа с базы данных.

Удаление папки для документов – администратор может удалить неиспользуемую папку и документы в ней.

Удаление папки для шаблонов – при удалении папки все шаблоны, находящиеся в ней тоже будут удалены

Удаление шаблона – пользователь может удалить неиспользуемый либо устаревший шаблон.

Удалить библиотеку – удаление библиотеки включает в себя удаление в себя всех документов и шаблонов документов, находящихся в папках.

Задать уровень доступа к папке – задается определенный уровень доступа к папке, например, папку с бухгалтерскими документами не просмотрит менеджер по работе с клиентами.

Администратор может перечислить пользователей