Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.
За время развития IT индустрии были созданы различные программы для работы с электронными документами[1]. Их основными функциями являются:
-
сохранение документов;
-
хранение версий;
-
интеграция с современными офисными пакетами;
-
генерация отчетов и ведение статистики.
Развитие Интернета, его доступность и дешевизна позволила пользоваться системами электронного документооборота, как на самом предприятии, так и удаленно от него. Внедрение корпоративных СУД дает преимущество сокращение затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Сюда же стоит отнести преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.
Главный результат автоматизации документооборота – наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения компьютерной системы электронного документооборота руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.
На сегодняшний день автоматизация документооборота является важнейшей необходимостью больших предприятий. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может негативно повлиять на работу предприятия. Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.
-
Анализ Задачи создания системы. Электронный документооборот
-
Анализ предметной области
-
Необходимость внедрения систем электронного документооборота
На сегодняшний день автоматизация документооборота необходима по нескольким причинам. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Во-вторых, информационные потоки не менее важны, чем материальные[2]. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
-
документы теряются;
-
накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
-
документы и информация, содержащаяся в них, попадают в чужие руки;
-
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
-
вместо того, чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание;
-
много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку;
-
отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить эти проблемы, а также:
-
обеспечит слаженную работу всех подразделений;
-
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
-
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
-
повысит оперативность доступа к информации;
-
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Следовательно, автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.
-
Основные задачи СУД
Основными задачами систем управления документооборотом являются[3]:
-
эффективное управление документопотоками на предприятии;
-
централизованное хранение документов;
-
повышение контроля исполнения работ по документам;
-
увеличение продуктивности работы сотрудников;
-
облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
-
информационная безопасность предприятия.
Внедрение корпоративных СУД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические[4].
Тактические преимущества:
-
физическое освобождение места;
-
уменьшение затрат на копирование;
-
уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
-
уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
-
уменьшение затрат на бумагу;
-
повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями, возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.
Стратегические преимущества:
-
улучшение в доступе к информации;
-
улучшение в скорости реагирования;
-
улучшение в контролируемости процессов;
-
более быстрое и качественное принятие решений;
-
усиление степени контроля со стороны руководства.
-
Системы управления документооборотом
При проектировании системы электронного документооборота следует учитывать несколько важных моментов.
Современная система электронного документооборота должна быть:
-
гибкой: работать как в локальной сети, так и иметь возможность подключения удаленных рабочих мест через Интернет;
-
настраиваемой: если изменился порядок обработки документов, то перенастройка в соответствии с новой формой системы не должна занимать много времени;
-
функционально полной;
-
работающей с различными программно-аппаратными платформами и операционными системами.
-
поддерживать интеграцию с уже используемыми системами.
-
Построение базовой модели предметной области
В результате разработки концептуальной модели предметной области были выделены следующие сущности системы, изображенные на рисунке 1.1:
Сущность «Пользователь» – это сущность, содержащая информацию о пользователе системы: данные аутентификации (логин, пароль), имя и фамилия пользователя, адрес пользователя и телефон, подразделении, e-mail адрес, роль (пользователь, администратор).
Данные аутентификации удобно хранить в отдельной сущности. Таким образом, сущность будет содержать ссылки на сущности: данные аутентификации, роль, ФИО и адрес.
По роли пользователя определяются основные возможности взаимодействия в системе.
Сущность «Библиотека» – это сущность, содержащая всю необходимую информацию о пользовательской библиотеке: дата создания, название, описание библиотеки, владелец библиотеки.