Для обліку бібліотечних фондів відкривається одна картка. Облік провадиться тільки у вартісному вираженні загальною сумою. Для реєстрації інвентарних карток, які відкриваються під час здійснення аналітичного обліку основних засобів, застосовується Типова форма № ОЗ-10 (бюджет) Опис інвентарних карток з обліку основних засобів. Опис складають в одному примірнику в бухгалтерії з метою контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуть у розрізі класифікаційних груп основних засобів. У місцезнаходженнях (експлуатації) об’єктів основних засобів для пооб’єктного обліку за матеріально відповідальними особами застосовується Типова форма № ОЗ-11 (бюджет) Інвентарний список основних засобів.
Дані пооб’єктного обліку основних засобів за їхнім місцезнаходженням (експлуатацією) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, які ведуться в бухгалтерії. Для обрахування суми зношення основних засобів за повний календарний рік (незалежно від того, у якому місяці звітного року вони придбані або зруйновані) відповідно до норм зношення, встановлених у відсотках до балансової вартості кожної з груп основних засобів, застосовується Типова форма № ОЗ-12 (бюджет) Відомість нарахування зношення на основні засоби.
Сума нарахованого зношення не може перевищувати 100% вартості основних засобів. На загальну суму нарахованого зношення (сума колонки 8) складається меморіальний ордер, дані якого заносять у книгу «Журнал-головна». Перелічені типові форми затверджені спільним наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 2 грудня 1997 року № 125/70 «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання», зареєстрованим Міністерством юстиції України 22 грудня 1997 року за № 612/2416.
Для прийняття об’єктів необоротних активів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один - для установи, яка здає, другий - для установи, яка приймає. Акт затверджує керівник установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується цього активу, передається в бухгалтерію (централізовану бухгалтерію). Для оформлення прийняття кількох об’єктів однотипних необоротних активів, які мають однакову вартість (господарський інвентар, інструменти, обладнання, білизна, постільні речі та ін.), дозволяється складання загального акта прийняття необоротних активів.
Необоротні активи, отримані безоплатно як гуманітарна допомога, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов’язково входять працівник бухгалтерії та представник установи вищого рівня. Комісія складає акт, в якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їхні аналогічні види. У разі отримання необоротних активів, що були у користуванні, вказується відсоток їх зношення. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку.
Одночасно проставляється інвентарний номер у встановленому порядку, про що робиться запис в акті прийняття цінностей. У разі надходження необоротних активів в установу (на склад) матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті приймання повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання. За місцем зберігання всі необоротні активи повинні перебувати на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження необоротних активів, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
У разі зміни відповідальної особи у випадках, передбачених чинним законодавством (стихійне лихо, крадіжка тощо), здійснюється інвентаризація необоротних активів, які перебувають на її зберіганні, у порядку, передбаченому Державним казначейством України. Про результати інвентаризації складається акт прийняття-здачі, який затверджується керівником установи. Особи, відповідальні за збереження необоротних активів, ведуть інвентарні списки необоротних активів. Необоротні активи в установах обліковуються за місцем їх зберігання (місцезнаходженням) та в бухгалтерії за інвентарними об’єктами.
Окремим інвентарним об’єктом вважається закінчений конструктивний пристрій з усіма пристосуваннями і пристроями, що належать до нього, конструктивно відокремлений предмет, який призначений для виконання визначених самостійних функцій, або визначений комплекс конструктивно об’єднаних предметів, що становлять єдине ціле і разом виконують певну роботу. У бухгалтерії установи, з метою організації обліку і забезпечення контролю за збереженням необоротних активів, ведеться по-предметний їх облік на інвентарних картках, які відкриваються на кожний інвентарний об’єкт (предмет). Записи в картку про роботи з добудови, дообладнання, реконструкції, модернізації й капітального ремонту існуючого об’єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів.
У картці зазначаються дата й номер акта впровадження необоротних активів в експлуатацію та характерні ознаки об’єктів (предметів). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки та ін. є дорогоцінні метали, то в розділі «Коротка індивідуальна характеристика об’єкта» зазначається перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті. Якщо в картку неможливо внести всі якісні й кількісні зміни характеристики об’єкта, що сталися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ (у ній робиться позначка про відкриття нової картки).
Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях - додатково і за обслуговуваними установами. Інвентарні картки списаних необоротних активів, після внесення в них позначок про списання, здаються в архів. Термін зберігання інвентарних карток в архівах установ становить три роки після їх ліквідації. Інвентарна картка обліку реалізованих або ліквідованих необоротних активів додається до документів (актів, накладних), якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію. Картка передається разом з реалізованим необоротним активом.
Записи в картках обліку необоротних активів здійснюються в кількісному та вартісному виразах. Кожному необоротному активу (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають специфічне призначення) присвоюється інвентарний номер, який має вісім знаків. Перші три знаки означають номер субрахунку, четвертий - підгрупу і останні чотири знаки - порядковий номер предмета у підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділено підгрупи, четвертий знак позначається нулем. Інвентарний номер зазначається на жетоні, який прикріпляється до об’єкта, позначається фарбою на об’єкті або проставляється іншим способом. Якщо інвентарний об’єкт є складним і має ті чи інші відокремлені елементи, що становлять разом з ним одне ціле, на кожному такому елементі повинен бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об’єкті.
Для білизни, постільних речей, одягу, взуття та малоцінних необоротних матеріальних активів встановлюються номенклатурні номери, які мають сім знаків. Перші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу і три останні знаки - порядковий номер предмета у підгрупі. Предметам одного найменування, якості матеріалу та ціни встановлюється один номенклатурний номер.
Предмети маркіруються спеціальним штампом незмивною фарбою. Штамп повинен мати найменування установи, а в разі здачі предметів в експлуатацію - додатково зазначати рік і місяць видачі. Матеріально відповідальні особи відповідають за надходження в експлуатацію немаркірованої білизни, постільних речей та інших матеріальних цінностей у порядку, встановленому чинним законодавством. Для контролю за правильністю бухгалтерських записів за рахунками синтетичного та аналітичного обліку складають оборотні відомості за кожною групою субрахунків, що об’єднуються відповідним синтетичним рахунком. Підсумки оборотів і залишків кожного субрахунку оборотних відомостей звіряються з підсумками оборотів і залишків даних відповідних синтетичних рахунків книги «Журнал-головна». Необоротні активи, які стали непридатними, підлягають списанню відповідно до Типової інструкції про порядок списання основних засобів бюджетних установ, затвердженої спільним наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10 серпня 2001 року № 142/181 і зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 5 вересня 2001 року за № 787/5978. Для визначення непридатності необоротних активів і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих активів наказом керівника установи щорічно створюється постійно діюча комісія у складі:
― керівника або його заступника (голова комісії);
― головного бухгалтера або його заступника (в установах і організаціях, в яких штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена, - особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);
― керівників груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інших працівників бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;
― особи, яка відповідає за збереження необоротних активів;
― інших посадових осіб (на розсуд керівника установи).
Для участі в роботі комісії з встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших необоротних активів, які перебувають під наглядом Державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта. У тих установах, де технічне обслуговування здійснюється своїми штатними спеціалістами, акт чи довідка готуються ними. У цьому випадку до складу комісії входить відповідний спеціаліст даної установи. Постійно діюча комісія установи:
а) проводить огляд необоротних активів для складання акта на їх списання, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію (технічні паспорти, поверхові плани, відомості дефектів та інші документи), а також дані бухгалтерського обліку;
б) встановлює неможливість відновлення і подальшого використання об’єкта в даній установі та вносить пропозиції про його продаж, передачу чи списання;
в) встановлює конкретні причини списання об’єкта: фізичне або моральне зношення, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та ін.;
г) встановлює осіб, з вини яких трапилося передчасне вибуття необоротних активів із експлуатації;
ґ) встановлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об’єкта і проводить їх оцінку;
д) здійснює контроль за вилученням зі списаних необоротних активів придатних вузлів, деталей і матеріалів із кольорових і дорогоцінних металів, визначає їхню кількість, вагу та контролює їх здачу на відповідний склад.
В актах на списання зазначаються дані, які характеризують об’єкт: рік виготовлення або будівництва, дата його отримання установою, первісна вартість, сума нарахованого зношення за даними бухгалтерського обліку, кількість проведених капітальних ремонтів та інше. У них докладно зазначаються причини вибуття об’єкта, стан основних частин, деталей і вузлів, конструктивних елементів та обґрунтовується недоцільність і неможливість їх відновлення. У разі списання з обліку установ необоротних активів, які вибули внаслідок аварій, до акта про списання додається копія акта про аварію, де пояснюються причини, які спричинили аварію, та зазначаються заходи, вжиті щодо винних осіб.
Документи аналітичного обліку необоротних активів систематизуються за датами здійснення операцій та оформлюються меморіальним ордером, який є накопичувальною відомістю вибуття та переміщення необоротних активів. У накопичувальну відомість записи робляться за кожним документом, дані меморіального ордера заносяться в книгу «Журнал-головна». Суми, отримані установами від продажу необоротних активів (крім будівель і споруд), а також від продажу матеріалів із розібраних окремих об’єктів необоротних активів, залишаються в розпорядженні установи (якщо інше не встановлено чинним законодавством України) з правом подальшого їх використання на ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів того ж призначення. Кошти від реалізації та розібрання необоротних активів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду установи, використовуються після сплати встановлених законодавством податків.
Суми, отримані установами від продажу будівель і споруд, вносяться в дохід того бюджету, за рахунок якого утримується установа. У разі передачі установи з підпорядкування одного державного органу в підпорядкування іншого, всі необоротні активи передаються безоплатно, якщо інше не передбачено чинним законодавством України. На необоротні активи установ та організацій, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, амортизаційні відрахування не проводяться, а здійснюється нарахування зношення. Зношення визначається та обліковується на будинки й споруди, передавальні пристрої, машини та обладнання, робочу худобу, транспортні засоби, інструменти, прилади, виробничий (включаючи пристрої) і господарський інвентар, багаторічні насадження, які досягли експлуатаційного віку.
Зношення не нараховується на такі необоротні активи:
) земельні ділянки та капітальні витрати на поліпшення земель;
) будинки й споруди, які є унікальними пам’ятками архітектури та мистецтва; 3) обладнання, експонати, зразки, діючі та недіючі моделі, макети й інші наочні посібники, що зберігаються в кабінетах і лабораторіях і використовуються з навчальною та науковою метою;
) продуктивну та племінну худобу, службових собак, декоративних і піддослідних тварин;
) багаторічні насадження, що не досягли експлуатаційного віку;
) сценічно-постановні засоби;
) документацію з типового проектування;
) фільмофонди;
) експонати тваринного світу (в зоопарках та інших аналогічних установах);
) бібліотечні фонди;
) музейні і художні цінності;
) малоцінні необоротні матеріальні активи;
) білизну, постільні речі, одяг та взуття;
) природні ресурси;
) тимчасові не титульні споруди;
) матеріали довготривалого використання для наукових потреб;
) необоротні матеріальні активи спеціального призначення.
Зношення не визначається також за необоротними активами установ, які перебувають за кордоном.
Зношення основних засобів, нематеріальних активів та інших необоротних матеріальних активів ведеться на рахунку 13 «Зношення необоротних активів» Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ з розподілом на відповідні субрахунки.
Зношення об’єктів (предметів) необоротних активів визначається в останній день грудня в гривнях без копійок за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або побудовані), відповідно до встановлених норм. Нараховане зношення у розмірі 100 відсотків вартості на об’єкти (предмети), які придатні для подальшої експлуатації, не може бути підставою для їх списання. Нарахування зношення не може проводитися понад 100 відсотків вартості необоротних активів.
. Структура комплексу технічних
засобів казначейського виконання бюджетів
Для розуміння структури комплексу технічних засобів на рисунках 1 і 2 наведено перелік і функціональну взаємодію складників АС «Казна» на центральному і регіональному рівнях відповідно.