Бухгалтерський облік має свої особливості, які відрізняють його від інших видів обліку, а саме: а) це документально обґрунтований облік; б) безперервний у часі і суцільний за охопленням, з урахуванням усіх змін, які відбуваються у бюджетному процесі; в) застосовує особливі, тільки йому властиві засоби опрацювання даних (бухгалтерські рахунки, подвійний запис, баланс тощо). Бухгалтерський облік виконання бюджетів слугує основою інформаційного забезпечення управління бюджетним процесом. Залежно від облікових функцій бухгалтерський облік виконання бюджетів поділяється на: теорію, фінансовий облік та управлінський облік.
Теорія бухгалтерського обліку - це теоретичні, методологічні і практичні основи організації системи бухгалтерського обліку виконання бюджетів. Фінансовий облік - це система збору звітної інформації, яка забезпечує бухгалтерське оформлення і реєстрацію бюджетних операцій, а також складання фінансової звітності. Дані фінансового обліку використовують і внутрішні користувачі (керівники різних рівнів), і зовнішні (фінансові і податкові органи, парламент, Уряд, кредитори тощо). Фінансовий облік охоплює значну частину бухгалтерського обліку, акумулює інформацію про активи і зобов’язання бюджету.
Управлінський облік призначений для збору облікової інформації, яка використовується лише керівниками різних рівнів органу, що здійснює облік. Існує два підходи до організації управлінського обліку: паралельний та інтегрований. Паралельний підхід передбачає наявність двох автономних систем обліку: фінансової та управлінської.
Такий підхід прийнятий у більшості розвинутих країн. Йому властиві такі риси: а) різноманітна спрямованість (орієнтація) обліку; б) різні принципи відображення доходів і видатків підприємства і можливі суттєві відмінності в результатах; в) спеціалізація облікових працівників. Інтегрований підхід виходить з того, що відображення операцій відбувається на основі одних і тих же документів (подій) в єдиній базі даних бухгалтерського обліку. Різниця між фінансовим і управлінським обліком полягає в глибині деталізації обліку, різному групуванні статей обліку, періодичності вибірки з бази даних, формах надання інформації.
Переваги такого підходу: а) уникнення дублювання облікових операцій; б) відсутність необхідності координації дій різних облікових підрозділів; в) зв’язок управлінського і фінансового обліку через баланс. Держава в особі своїх органів не регламентує і не регулює управлінський облік, а розглядає його як внутрішню справу органів з виконання бюджетів, підприємств, які самостійно встановлюють порядок і форми ведення управлінського обліку.
Порядок ведення управлінського
обліку з виконання бюджетів регламентується Державним казначейством України.
Один з відомих шляхів вирішення проблеми побудови системи управлінського обліку
і звітності - створення єдиної інформаційно-аналітичної системи.
. Загальні вимоги до зберігання та
обліку необоротних активів
Облік основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ провадиться в порядку, встановленому Державним казначейством України (Наказ Державного казначейства України від 17 липня 2000 року № 64, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 31 липня 2000 року за № 459/4680). Необоротні активи - це матеріальні та нематеріальні ресурси, які належать установі та забезпечують її функціонування і термін корисної експлуатації яких, як очікується, становить більше року. Термін корисної (очікуваної) експлуатації необоротних активів установи встановлюється міністерством за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно на момент придбання активу.
У складі необоротних активів обліковують: земельні ділянки, капітальні витрати на поліпшення земель, будинки, споруди, передавальні пристрої, робочі, силові машини й обладнання, транспортні засоби, інструменти, прилади, столовий, кухонний і господарський інвентар, обчислювальна техніка, робоча та продуктивна худоба, багаторічні насадження, музейні цінності, експонати зоопарків, виставок, бібліотечні фонди, знаряддя лову, спеціальні інструменти та спеціальні пристосування, білизна, постільні речі, одяг і взуття, тимчасові не титульні споруди, природні ресурси, інвентарна тара, матеріали довготривалого використання для наукових цілей, авторські та суміжні з ними права, права користування природними ресурсами, майном, об’єктами промислової власності, інші матеріальні та нематеріальні активи довготривалого використання. До складу необоротних активів зараховується частина будинку, яка на правах власності належить установі. Необоротні активи бюджетних установ складаються з:
― основних засобів;
― інших необоротних матеріальних активів;
― нематеріальних активів. До основних засобів належать необоротні активи, що мають матеріальну форму і вартість яких становить більш як 500 гривень за одиницю (комплект). Незалежно від вартості не належать до основних засобів такі матеріальні цінності:
) знаряддя лову (трали, неводи, сіті та ін.);
) бензомоторні пилки, сучкорізи, троси для сплаву;
) сезонні дороги, тимчасові відгалуження лісовозних доріг і тимчасові будівлі у лісі з терміном експлуатації до двох років (пересувні будиночки, котлопункти, пилкозаточувальні майстерні, бензозаправки та ін.);
) спеціальні інструменти та спеціальні пристосування (для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень);
) спеціальний одяг, спеціальне взуття, постільні речі;
) формений одяг, призначений для видачі працівникам установ;
) тимчасові не титульні споруди, пристосування і пристрої, витрати на зведення яких входять до собівартості будівельно-монтажних робіт;
) тара для зберігання товарно-матеріальних цінностей на складах або для здійснення технологічних процесів;
) предмети, призначені для видачі напрокат;
) молодняк тварин і тварини на відгодівлі, птиця, кролі, хутрові звірі, сім’ї бджіл.
До основних засобів належать незалежно від вартості:
) сільськогосподарські машини та знаряддя;
) будівельний механізований інструмент;
) робочі та продуктивні тварини;
) усі види засобів пересування, призначені для переміщення людей і вантажів;
До основних засобів належать сценічно-постановні засоби вартістю за одиницю понад 10 гривень (декорації, меблі й реквізит, бутафорія, театральні й національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки). До інших необоротних матеріальних активів належать усі інші необоротні активи
Бухгалтерський облік необоротних активів повинен забезпечити правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в облікових регістрах надходження необоротних активів, їх переміщення всередині установи, вибуття з установи та надавати достатні дані для здійснення контролю за збереженням і правильним використанням кожного об’єкта необоротних активів. Надходження необоротних активів супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку, присвоєнням їм інвентарних номерів і проведенням необхідних записів у регістрах аналітичного обліку. З метою своєчасного відображення надходження, вибуття, ліквідації та руху необоротних активів аналітичний облік необоротних активів бюджетними установами ведеться за місцем зберігання (експлуатації) та в бухгалтерії за типовими формами:
― ОЗ-1 (бюджет) «Акт прийняття-передачі основних засобів»;
― ОЗ-2 (бюджет) «Акт прийняття-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів»;
― ОЗ-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів»;
― ОЗ-4 (бюджет) «Акт про списання автотранспортних засобів»;
― ОЗ-5 (бюджет) «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури»;
― ОЗ-6 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах»;
― ОЗ-8 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень)»;
― ОЗ-9 (бюджет) «Інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюджетних установах»; ― ОЗ-10 (бюджет) «Опис інвентарних карток з обліку основних засобів»;
― ОЗ-11 (бюджет) «Інвентарний список основних засобів»;
― ОЗ-12 (бюджет) «Відомість нарахування зношення на основні засоби».
Для оформлення прийняття-передачі основних засобів застосовується Типова форма № ОЗ-1 (бюджет) Акт прийняття-передачі основних засобів. Акт складається на кожний окремий об’єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об’єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зношення. Для прийняття об’єктів основних засобів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один - для установи, яка здає, другий - для установи, яка приймає. Акт затверджує керівник установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується цього об’єкта, передається в бухгалтерію (централізовану бухгалтерію).
Складання загального акта на оформлення прийняття кількох об’єктів основних засобів дозволяється лише під час обліку господарського інвентарю, інструменту, обладнання та інших однотипних об’єктів, які мають однакову вартість. Для оформлення прийняття-здачі основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації застосовується Типова форма № ОЗ-2 (бюджет) Акт прийняття-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів. Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на прийняття основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), яке виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті зазначається кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно з затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт.
Перший примірник акта здається в бухгалтерію установи, де робляться відповідні записи в інвентарних картках обліку основних засобів. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію. Зміни в характеристиці об’єкта, пов’язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією, вносяться у відповідний розділ акта та у технічний паспорт об’єкта. Для оформлення вибуття окремих інвентарних об’єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації застосовується Типова форма № ОЗ-3 (бюджет) Акт про списання основних засобів. Списання основних засобів здійснюється відповідно до порядку, встановленого
Типовою інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10 серпня 2001 року № 142/181 і галузевими інструкціями. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку. Витрати на ліквідацію об’єктів основних засобів, а також вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розібрання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, показуються в акті в розділі «Розрахунок результатів списання об’єкта».
Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий залишається у матеріально відповідальної особи і є підставою для здачі на склад брухту, запчастин і матеріалів, які утворилися в результаті ліквідації. Вибуття транспортних засобів внаслідок їх зношення, морального старіння і знищення в результаті аварій, стихійного лиха оформляється актами на списання автотранспортних засобів за Типовою формою № ОЗ-4 (бюджет). Акт про списання складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках, один з яких передається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. В акті зазначають найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, термін служби, кількість капітальних ремонтів та їх суму, пов’язані з його ліквідацією (демонтаж об’єкта та розібрання) витрати й отримані матеріальні цінності. Якщо внаслідок ліквідації об’єкта виникли витрати або надійшли матеріальні цінності, вони відображаються в розділі акта «Розрахунок результатів списання автомобіля, причепа, напівпричепа».
На підставі опису та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек, у двох примірниках складається Типова форма № ОЗ-5 (бюджет) Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо опис складається на зношену літературу (порвані книжки, загублені сторінки, які не підлягають відновленню).
Перший примірник акта разом з описом здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. Списання літератури з балансу установи проводиться і оформляється на підставі затвердженого розпорядником кредитів акта і квитанції про здачу її в макулатуру. Для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулюючих пристроїв, лабораторного обладнання, виробничого і господарського інвентарю та інших об’єктів основних засобів застосовується Типова форма № ОЗ-6 (бюджет) Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах.
Інвентарна картка відкривається в бухгалтерії на кожний об’єкт, заповнюється на підставі акта прийняття-передачі основних засобів (типова форма № ОЗ-1 (бюджет), накладних, технічної та іншої супровідної документації. У картці подається стисла індивідуальна характеристика об’єкта. Записи в картку про роботи з добудови, дообладнання, реконструкції, модернізації і капітального ремонту існуючого об’єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів (типова форма № ОЗ-2 (бюджет). У стислій індивідуальній характеристиці об’єкта, який обліковується на цій інвентарній картці, повинні бути названі два-три найбільш важливі для нього якісні показники, що не дублюють показників супроводжувальної технічної документації. У разі переміщення основних засобів всередині установи проводиться запис на звороті картки. У разі неможливості внести в інвентарну картку всі якісні і кількісні зміни характеристики об’єкта, що сталися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою.
Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ (в ній робиться позначка про відкриття нової картки). Для індивідуального обліку робочої, продуктивної і племінної худоби, а також для обліку багаторічних насаджень і капітальних витрат на поліпшення земель (без споруд) застосовується Типова форма № ОЗ-8 (бюджет) Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень). Інвентарна картка ведеться бухгалтерією в одному примірнику. Стисла індивідуальна характеристика тварин обмежується зазначенням даних про їхній вік, масть, кличку, основну прикмету, тавро, породу, зазначених у зоотехнічній документації.
Характеристика багаторічних насаджень дається за кількістю висаджених одиниць і розміром займаної ними площі. Для групового обліку однотипних об’єктів основних засобів, які мають одне і те саме призначення, однакову технічну характеристику і вартість, застосовується Типова форма № ОЗ-9 (бюджет) Інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюджетних установах. Картки ведуться за матеріально відповідальними особами. У картках групового обліку основних засобів треба враховувати однотипні інструменти, столовий і кухонний інвентар, бібліотечні фонди, сценічно-постановочні засоби. Записи в цих картках проводяться окремо на кожний предмет із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості. Масовий інвентар (парти, інструмент та інші предмети) можна записувати загальними сумами, зазначаючи кількість одиниць та їхні інвентарні номери. Для сценічно-постановних засобів картки відкриваються на матеріально відповідальних осіб і ведуться за предметами одного найменування, близькими за розмірами, якістю матеріалу і ціною. Записи в картках здійснюються у кількісному і вартісному вираженні.