Материал: Инжиниринг бизнес-процессов. Часть 2. методические указания к проведению практических занятий, выполнению самостоятельной работы. Рыбкина О.В

Задание

Составьте регламент выполнения процесса, который был выбран для перепроектирования в рамках выполнения практического занятия. При составлении регламента необходимо воспользоваться шаблоном регламента, который представлен ниже. Комментарии по заполнению шаблона выделены курсивом в тексте шаблона. Собственно текст шаблона напечатан обычным шрифтом без выделения.

ШАБЛОН РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА

Раздел 1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА

1.1.Настоящий регламент процесса устанавливает порядок выполнения «Процесса ...» и предназначен для: __ .

1.2.Требования настоящего регламента процесса распространяются на все

подпроцессы, выполняемые в ходе «Процесса...» в (название подразделения), а также при взаимодействии с другими процессами компании, внешними поставщиками и потребителями.

В данном разделе нужно указать все структурные единицы, которые участвуют в выполнении бизнес-процесса.

Раздел 2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий документ обязаны знать и использовать в работе следующие должностные лица: ___________ (указать должностных лиц)

Раздел 3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ Раздел 3.1. Нормативные документы внешнего происхождения.

При разработке данного описания процесса использованы следующие нормативные документы внешнего происхождения:

Наименование документа

В разделе указываются ГОСТы, ОСТы, законодательные акты пр.

При заполнении таблицы рекомендуется сортировать нормативные документы внешнего происхождения по мере убывания важности: 1) законы;

2)постановления; 3) ГОСТы; 4) нормативные акты.

Втаблице должны указываться реально используемые при выполнении

процесса документы.

Раздел 3.2. Внутренние нормативные документы. При разработке данного описания процесса использованы следующие нормативные документы внутреннего происхождения:

В разделе указываются используемые при выполнении процесса внутренние нормативные документы. При заполнении таблицы рекомендуется сортировать нормативные документы внутреннего происхождения в

11

хронологическом порядке. Под идентификатором документа понимает внутренний номер документа, который в соответствии с утвержденной в организации системой документооборота присваивается документу и однозначно идентифицирует его.

Раздел 4. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

4.1.Использованные в документе термины и определения утверждены документом «Глоссарий группы компаний «_____»

4.2.В дополнение к терминам, приведенным в Глоссарии, используются следующие термины, обозначения и сокращения:

В разделе указываются термины и их определения. При заполнении таблицы рекомендуется сортировать термины по алфавиту. Предполагается, что в организации уже существует единый перечень терминов и определений. В этом случае в рассматриваемом разделе регламента процесса указывают только специфичные для процесса термины. Если единого перечня терминов и определений нет, то в рассматриваемом разделе указываются важнейшие термины, используемые при выполнении процесса. Не следует приводить в списке терминов общеизвестные термины, такие как: «сотрудник», «подразделение» и т.п.

Раздел 5. ВЛАДЕЛЕЦ ПРОЦЕССА, ВЫХОДЫ И ВХОДЫ ПРОЦЕССА

Раздел 5.1. Владелец процесса Владелец процесса занимает следующую должность ________.

Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции____________(название должности).

Раздел 5.2. Выходы Процесса Раздел 5.2.1. Выходы процесса

Выходы процесса получают следующие клиенты:

Внутренним клиентам

1

Внешним клиентам

1

Втаблице указываются выходы, передаваемые сотрудниками внутренним

ивнешним клиентам. Получатели (клиенты) могут быть двух категорий: 1) процесс компании; 2) внешний потребитель. Уровень иерархии процессаполучателя в сети процессов компании должен соответствовать уровню иерархии описываемого процесса. В столбце «Получатель информации» нельзя указывать подразделения и должностных лиц подразделений. Для внешних

12

клиентов в столбце «Клиент процесса» нужно указывать тип организации (например, «банк» или «поставщик»), конкретные названия организацией не указываются. В таблице указываются те клиенты, которые получают продукт (выход) процесса, создаваемый при выполнении процесса, содержащий добавленную ценность для клиента и в последующем используемый для создания других продуктов по цепочке создания ценности.

Раздел 5.3. Входы Процесса Раздел 5.3.1. Входы процесса

Входы процесса предоставляют следующие поставщики:

От внутренних поставщиков

1

От внешних поставщиков

1

Втаблице указываются входы, получаемые сотрудниками от внутренних

ивнешних поставщиков. Поставщики могут быть двух категорий: 1) процесс компании; 2) внешний поставщик. Уровень иерархии процесса-поставщика в сети процессов компании должен соответствовать уровню иерархии описываемого процесса. В столбце «Поставщик» нельзя указывать подразделения и должностных лиц подразделений. Для внешних поставщиков в столбце «Поставщик» нужно указывать тип организации (например, «банк» или «поставщик»), конкретные названия организацией не указываются. В таблицу включаются те поставщики, продукт которых используется для создания добавленной ценности при выполнении описываемого процесса (преобразуется в выход процесса).

Раздел 6. РЕСУРСЫ ПРОЦЕССА

В разделе 6 «Ресурсы процесса» указывают состав ресурсов, требуемых для выполнения процесса. Для ресурса или группы ресурсов внутри одного раздела указывают внутренние процессы-поставщики ресурсов. Внешних поставщиков ресурсов не указывают. Уровень иерархии процесса-поставщика в сети процессов компании должен соответствовать уровню иерархии описываемого процесса. Для ресурса или группы ресурсов внутри одного раздела дается ссылка на документ, устанавливающий количество и технические требования к ресурсам. В случае, если ресурсы определенного типа не требуются для выполнения процесса, соответствующий раздел в регламенте процесса не указывают.

Раздел 6.1. Численность и квалификация персонала, необходимая численность сотрудников и их квалификация закреплены в штатном расписании (расписаниях) подразделений: _____________________ (указать подразделения, выполняющие процесс).

13

Раздел 6.2. Инфраструктура

Вразделе 6.2 указывают: 1) здания и производственные помещения; 2) оборудование; 3) транспорт и связь; 4) программное обеспечение; 5) производственную среду.

Раздел 7. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЦЕССА Раздел 7.1. Графические схемы процесса

Вданном разделе размещаются графические схемы процесса, необходимые для его визуализации и понимания. Выбор нотации для формирования графических схем зависит от масштабов организации, целей проекта, требуемой степени детализации процесса и других параметров

.Схемы формируются после структурирования процесса на подпроцессы и увязки взаимодействия процесса и подпроцессов по входам/выходам.

Раздел 7.1.1. Схема управления процессом

Схема управления формируется на основе следующих заполненных таблиц:

1)таблицы с описанием входов и выходов процесса по управлению; 2) таблиц с описанием информации, поступающей владельцу процесса от его подчиненных, и таблиц с описанием информации, передаваемой владельцем процесс своим подчиненным.

Раздел 7.1.2. Схема подпроцессов

Схема подпроцессов формируется на основе следующих заполненных таблиц: 1) таблицы с описанием входов и выходов процесса; 2) таблиц с

описанием входов и выходов подпроцесса.

Раздел 7.2. Матрица ответственности процесса

Вматрице ответственности указываются:

•должность владельца процесса;

•должности владельцев подпроцессов и их заместителей;

• должности всех сотрудников, участвующих в выполнении подпроцессов, в случае если указанные в регламенте подпроцессы не предполагается в дальнейшем регламентировать при помощи шаблона регламента процесса.

Количество подпроцессов не должно превышать 7± 2.

Если руководитель лично выполняет какую-либо деятельность (кроме контроля) по выполнению подпроцесса, то в соответствующей строке указывается «УЧ». Если владелец процесса осуществляет только контроль выполнения подпроцесса, то указывается «ИН».

14

ОТ — ответственный за выполнение подпроцесса. УЧ — участвует в выполнении подпроцесса.

ИН — получает информацию о ходе и результатах процесса. Раздел 7.3. Описание процесса Раздел 7.3.1. Описание схемы управления процессом

В своей работе Владелец процесса руководствуется следующими документами.

Владелец процесса получает следующую информацию от подчиненных о ходе и результатах процесса:

В столбце «Подпроцесс-поставщик информации» указываются только наименования подпроцессов. Должности сотрудников не указываются. Если владелец процесса получает от всех подпроцессов информацию одного типа, представляемую по единой форме, то в столбце «Подпроцесс — поставщик информации» делается надпись «От всех подпроцессов», а в столбце «Документ» указывают соответствующие документы/информацию.

Раздел 7.3.2. Описание схемы подпроцессов

Приводиться последовательное описание каждого подпроцесса по представленной ниже форме.

Подпроцесс № (указать номер подпроцесса из матрицы ответственности) «_________» (указать наименование подпроцесса).

Ответственным за выполнение подпроцесса является

____________(указать должность руководителя или сотрудника, ответственного за выполнение подпроцесса, заполняется на основании матрицы ответственности).

15