Реферат: Электронные коммуникации и их роль в управлении предприятием

Государственное профессиональное образовательное учреждение Ярославской области Пошехонский аграрно-политехнический колледж

Реферат на тему

«Электронные коммуникации и их роль в управлении предприятием»

Выполнил: Березин И.Ю.

Руководитель: Чеботова С.А.

Пошехонье - 2019 г.

• Содержание

Введение

1. Электронные коммуникации

1.1 Телефония

1.2 Глобальная система Интернет

1.3 IP-телефония

2. Типы информационных систем на предприятии

3. Электронные коммуникации на предприятии

3.1 Сущность электронных коммуникаций на предприятии

3.2 Электронные коммуникации на современном этапе

Заключение

Список использованных источников

Введение

Термин «коммуникация» своим происхождением обязан латинским communicatio - сообщение, передача; communicare - делать общим, беседовать, связывать, сообщать, передавать. В зависимости от материально-технического оснащения, т. е. от применяемых каналов, коммуникацию можно разделить на следующие типы:

1 Устная коммуникация (речь, жесты и т.д.)

2 Документная коммуникация (бумажные документы, письма и т. д.)

3 Электронная коммуникация (телефония, интернет и другие электронные системы связи)

С течением времени способы коммуникации стали изменятся, и теперь все чаще мы используем электронные системы связи. Электронная коммуникация в наше время приобрела огромную популярность, потому что она основана на новых технологиях и предоставляет пользователям поистине уникальные возможности для общения, обучения, исследования, ведения бизнеса.

1. Электронные коммуникации

Электронные коммуникации можно разделить на несколько видов: телефония, Интернет-коммуникациии и их комбинация - IP-телефония.

1.1 Телефония

Одним из основных средств электронных коммуникаций являются телефоны. В целом, телефон -- это любое устройство, способное передавать звук на большое расстояние. Самые первые телефоны были механическими приборами (веревочный телефон, системы труб), которые базировались на распространении звука в сплошных средах (воздух). Затем появились электрические телефоны, пейджеры, радиотелефоны и, наконец, мобильные телефоны.

В конце 20 века появились пейджеры. Пейджер -- приёмник персонального вызова. Пейджер устроен так, что позволяет получать сообщения, посылаемые по пейджинговой сети. Для того, чтобы отправить сообщение на пейджер, надо набрать телефон оператора, сообщить номер или название абонента и продиктовать сообщение.

В последнее время в нашу жизнь прочно вошли мобильные телефоны. Мобильная связь - вид телекоммуникаций, при котором голосовая, текстовая и графическая информация передается на абонентские беспроводные терминалы, не привязанные к определенному месту или территории. Различаются спутниковая, сотовая, транкинговая и др. виды мобильной связи. Самым распространенным на сегодня видом мобильной связи является сотовая связь.

1.2 Глобальная система Интернет

Среду Интернет рассматривают и как совокупность технических, функциональных, информационных, социальных, экономических, юридических компонентов, обеспечивающих существование, функционирование и деятельность индивидуальных и групповых пользователей.

Интернет-коммуникации можно разделить на 2 вида: асинхронную и синхронную.

Чат (англ. Chat -- болтать) -- средство обмена сообщениями по компьютерной сети в режиме реального времени, а также программное обеспечение, позволяющее организовывать такое общение. Наиболее распространены 2 вида чатов:

· HTTP или веб-чаты. Такой чат выглядит как обычная веб-страница, где можно прочесть последние несколько десятков фраз, написанные участниками чата и модераторами. Страница чата автоматически обновляется с заданной периодичностью.

· Чаты, реализованные поверх сторонних протоколов (напр. ICQ, QIP, Skype).

· Телечаты. Используются на телеканалах таких как MTV, 8 канал, ТНТ и др. Сообщение передаётся путём отправки SMS с мобильного.

Электронная почта (англ. email, e-mail, от англ. electronic mail) -- технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений по распределённой компьютерной сети.

Электронная почта по составу элементов и принципу работы (Рисунок 1) практически повторяет систему бумажной почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности - простоту использования, задержки передачи сообщений и достаточную надёжность.

Рисунок 1

Веб-форум -- класс веб-приложений (специальное программное обеспечение) для организации общения посетителей веб-сайта. Форум предлагает набор разделов для обсуждения. Работа форума заключается в создании пользователями тем в разделах и последующим обсуждением внутри этих тем.

Отдельно взятая тема, по сути, представляет собой тематическую гостевую книгу.

Распространённое деление веб-форума: Разделы > темы > сообщения. Обычно сообщения несут информацию «автор -- тема -- содержание -- дата/время».

Группы новостей -- это дискуссионные форумы в Интернете, где группы пользователей с общими интересами собираются для обсуждения различных тем, от программного обеспечения до комиксов и политики. Для просмотра сообщений в группе новостей необходима программа чтения новостей, например, Почта Windows.

Программа чтения новостей используется для загрузки сообщений с сервера новостей. Многие поставщики услуг Интернета предлагают своим клиентам доступ к серверам новостей.

Эти серверы обычно содержат тысячи групп и широкий круг тем для обсуждения. Некоторые серверы содержат специализированные темы.

Например, сервер новостей Microsoft Help Groups на веб-узле news.microsoft.com предлагает группы новостей для обсуждения продуктов Майкрософт.

Социальная сеть-- интерактивный многопользовательский веб-сайт, контент которого наполняется самими участниками сети. Сайт представляет собой автоматизированную социальную среду, позволяющую общаться группе пользователей, объединенных общим интересом. К ним относятся и тематические форумы, особенно отраслевые, которые активно развиваются в последнее время.

Связь осуществляется посредством веб-сервиса внутренней почты или мгновенного обмена сообщениями.

Видеоконференция -- это область информационной технологии, обеспечивающая одновременно двустороннюю передачу, обработку, преобразование и представление интерактивной информации на расстояние в режиме реального времени с помощью аппаратно-программных средств вычислительной техники.

1.3 IP-телефония

VoIP (англ. Voice over IP; IP-телефония) -- система связи, обеспечивающая передачу речевого сигнала по сети Интернет или по любым другим IP-сетям.

Сигнал по каналу связи передаётся в цифровом виде и, как правило, перед передачей преобразовывается (сжимается) с тем, чтобы удалить избыточность.

Голосовая и видеосвязь посредством компьютерных сетей стала популярной во всём мире с начала XXI века и в настоящее время широко используется как частными пользователями, так и в корпоративном секторе. Применение систем IP-телефонии позволяет компаниям-операторам связи значительно снизить стоимость звонков (особенно международных) и объединить телефонию с сервисами Интернета.

2. Типы информационных систем на предприятии

Главной задачей современных информационных технологий управления хозяйственной деятельностью предприятия является своевременное предоставление достоверной, и в нужном количестве, информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

В хозяйственной практике предприятий по типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, выступает: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с прямым выпуском продукции и направлена на организацию и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Маркетинговая деятельность заключается в:

- анализе рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;

- организации рекламной кампании по продвижению продукции;

- в рациональной организации материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность неразрывно связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направляется на подбор и расстановку требуемых фирме специалистов и ведение документооборота по различным аспектам.

Перечисленные направления деятельности предприятия определяют типовой набор информационных систем:

- производственные системы;

- системы маркетинга;

- финансовые и учетные системы;

- системы кадров (человеческих ресурсов);

- прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

Тип информационной системы это результат того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.

Из рисунка 2 можем увидеть то, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, которые выполняются специалистами и менеджером при помощи информационной системы. При этом наблюдается возрастание сложности и интеллектуальных возможностей информационной системы и ее роли в принятии менеджером решений. Для каждого уровня управления требуется информация из функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Рисунок 2

В основании пирамиды лежат информационные системы, при помощи которых персонал занимается оперативной обработкой результатов, а менеджеры низшего звена - управлением. Пика пирамиды - это уровень стратегического управления информационных систем, которые меняют свою роль и могут становиться как стратегическими, которые поддерживают оперативную деятельность менеджеров высшего звена по управлению при обстановке плохо-структурированных поставленных задач. Информационная система оперативного уровня помогает специалистам-исполнителям при обработке данных о сделках и событиях. Назначение информационных технологий на данном этапе - отвечают на запрос о текущем состоянии и отслеживают поток сделок на предприятии, и это будет соответствовать оперативному управлению.

Задания, цели и источники информации на операционном уровне заранее определяются и являются структурированными. Решение должно быть запрограммировано по заданным требованиям.

Информационные системы для специалистов помогают им, работающим с данными, повышают их продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. В задачи этих информационных систем входит интеграция новых сведений на предприятии и помощь при обработке бумажных документов.

3. Электронные коммуникации на предприятии

3.1 Сущность электронных коммуникаций на предприятии

Электронные коммуникации на предприятии позволяют преодолеть проблему в географически разбросанной организации, объединить усилия сотрудников, находящихся за тысячи километров друг от друга. Но использование электронных коммуникаций может создать новые проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов может привести к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях, дегуманизации труда, что увеличит напряженность и снизит мотивацию сотрудников. Во-вторых, объем информации, который передастся с помощью электронной почты, создаёт на предприятии угрозу перегруженности сотрудников, и в первую очередь руководителей. Так же у многих организаций есть вероятность не сохранения конфиденциальности информации переданной с помощью электронных сетей.

Наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации предприятия выступают электронные коммуникация, которые позволяют увеличивать интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная почта может дополнить внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками как расширение адресатов. Любой сотрудник организации, который имеет ящик для электронный почты, может получить послание. Высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров.

В настоящее время в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно представить четкие взаимодействия предпринимательских фирм, банковских структур, государственных предприятий, других организаций и их сотрудников без современных средств телекоммуникации и связи. Без наличия таких средств любая огромная армия канцелярских работников и курьеров не сможет обеспечивать оперативность доставки необходимых информационных данных в нужный момент в нужное место, а ведь это может привести к весьма ощутимым финансовым потерям и имиджевыму краху.