Дипломная работа: Автоматизация процесса введения документации и отчетности в ООО "Аэрофильтр"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
51
отдела. Источником получения данного документа также является отдел кадров,
объем – 15 строк.
Документ является основным входным документом. При регистрации
документа в системе задействуются следующие реквизиты:
наименование;
тип документа;
дата подготовки или поступления;
количество страниц;
описание документа;
электронная копия документа.
Источниками получения документов являются как другие организации,
так и отделы самого предприятия. Объем документов колеблется в очень
широком диапазоне.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.1.
Таблица 2.1
Перечень используемых справочников
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Средняя
частота
актуализации
Средний
объем
актуализации,
%
1
Отделы
Администратор
45
1 раз в месяц
10
2
Документы
Администратор
10
1 раз в год
10
3
Клиенты
Администратор
2000
1 раз в год
10
4
Типы
документов
Администратор
50
1 раз в месяц
25
5
Категории
документов
Администратор
20
1 раз в месяц
25
6
Контрагенты
Администратор
20
1 раз в год
10
7
Сотрудники
Администратор
20
1 раз в месяц
25
Справочник Отделы имеет следующие реквизиты:
код отдела;
полное наименование отдела;
сокращенное наименование отдела.
Справочник Сотрудники имеет следующие реквизиты:
52
фамилия;
имя;
отчество;
дата рождения
пароль
логин
дата регистрации
Справочник Клиенты:
полное наименование
краткое наименование
фактический адрес
юридический адрес
банковские реквизиты;
контактное лицо;
телефон;
e-mail;
дата регистрации.
Справочник Контрагенты:
полное наименование;
краткое наименование;
регион;
телефоны;
сайт;
номер лицензии;
статус;
активы;
адрес фирмы и филиалов.
Справочник Типы документов включает в себя наименование типа
документа и код категории.
Справочник Категории содержит наименования категорий документов.
53
2.2.3 Характеристика результатной информации
Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства
являются следующие документы:
список сотрудников;
список документов по категориям и типам;
список контрагентов;
список клиентов.
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
фамилия, имя, отчество сотрудников;
дата регистрации;
должность;
отдел;
дата рождения;
логин и пароль для доступа в систему.
Данный документ формируется на основе справочников Отделы и
Сотрудники.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
наименование документа;
дата регистрации;
краткое описание;
количество страниц;
адресат;
ссылка на электронную версию документа;
идентификатор документа;
категория документа;
код клиента.
Список контрагентов содержит перечень контрагентов со всеми
реквизитами, таким же образом, как и список клиентов.
54
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Разрабатываемый программный продукт автоматизирует процесс ведения
документации и отчетности в ООО «Аэрофильтр».
В разработанной информационной системе предусмотрено 2 вида
пользователей;
Делопроизводитель;
Администратор.
Дерево функций для каждого из пользователей представлено на рисунках
2.5-2.6.
Рис. 2.5 Дерево функций системы для пользователя
55
Основные
Справочники
Функции
администратора
Служебные
Регистрация
документа
Сотрудники
Контрагенты
Клиенты
Категории
Удаление
Добавление
Редактирование
ВЫборка
Типы
Отделы
Выбор типа
Выбор категории
Ввод
наименования
Выбор клиента
Выбор
контрагента
Загрузка
электронной
копии
Ввод других
реквизитов
Ввод даты
Общие
настройки
Управление
окнами
Настройки
пользовательско
й части
Рис. 2.6 Дерево функций системы для администратора
Сценарии диалога для соответствующих пользователей системы
приведены на рисунках 2.7-2.8.
Рис. 2.7 Сценарий диалога для пользователя
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2029