Построение каналов коммуникации в компании, технология их использования очень важны с точки зрения поддержания и развития определённого типа организационной культуры.
Коммуникация является живой тканью всего существования организации и во многом характеризует тип и силу присущей ей культуры.
Как известно, в организации существует пять основных целей коммуникаций, направленных сверху вниз, то есть от руководства к сотрудникам.
1.Постановка конкретных задач по выполнению работы.
2.Обеспечение информацией о принятых в данной организации процедурах и практике.
3.Обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работы.
4.Информирование подчинённых о качестве их работы.
5.Представление идеологической информации для облегчения восприятия целей.
Типовыми технологиями нисходящих коммуникаций являются встречи руководства с новичками, с коллективом, меморандумы руководства, корпоративная газета, доски объявлений.
Многие организации включают в процесс адаптации вновь принятых сотрудников их встречу с руководителями компании. На этой встрече руководители могут довести до новичков информацию о принятых в данной организации процедурах и традициях. Кроме того, может быть рассказано о философии компании, положении компании на рынке и стоящих перед ней задачах. Как правило, руководство также отвечает на вопросы новичков.
Встречи руководства с коллективом могут носить регулярный характер, а могут и устраиваться в каких-либо особых случаях. Они могут носить как формальный характер (например, профсоюзное собрание или конференция трудового коллектива), так и неформальный (без обязательного кворума и протокола). Коллектив можно собирать в полном составе, а можно и в составе его представителей (не обязательно руководителей подразделений).
Руководство на этих встречах может пропагандировать принятую идеологию компании, особенно в случае, если она подверглась изменениям. На встречи с коллективом целесообразно выносить и объявление о новых целях, которые ставит перед собой компания. Могут также разъясняться изменения во внутренней политике компании, процедурах, правилах и т.п. Полезно проводить подобные встречи для подведения итогов года или по завершении важных проектов, а также по поводу юбилеев компании.
39
Разумеется, при необходимости на встречах с коллективом должна быть предусмотрена возможность ответа на вопросы сотрудников.
Руководство может изложить информацию, которую необходимо донести до сотрудников в специальном документе, который принято называть меморандумом. Меморандум может быть разослан в бумажном виде, по электронной почте, а может быть вывешен на досках объявлений. Для публикации меморандума может быть использована и корпоративная газета, если таковая в компании издаётся.
Корпоративная газета обычно может издаваться в бумажном виде или в виде раздела на корпоративном сайте. Газета может содержать разделы, посвящённые истории, традициям и обычаям компании. Кроме того, через неё может излагаться и пропагандироваться идеология организации. Наконец, руководство может использовать газету в тех же коммуникационных целях, что и встречи с коллективом.
В любой организации существует доска объявлений, используемая нередко только для вывешивания рутинных объявлений. С точки зрения воздействия на организационную культуру полезно вывешивать на доске объявлений такие документы, как вышеупомянутые меморандумы, свежий номер корпоративной газеты и т.п.
Восходящая коммуникация предназначена для передачи информации от сотрудников к руководству и может быть разделена на два основных вида:
1.Личная информация о мыслях, установках и деятельности сотрудников.
2.Информация технического характера, являющаяся обратной связью относительно производственной деятельности – жизненно важным фактором контроля в любой организации.
В аспекте развития организационной культуры имеет смысл рассматривать только создание каналов продвижения личной информации, которая формируется из того, что говорят работники своим руководителям, в том числе: какую работу выполнили сотрудники; какую работу выполнили их подчинённые; какую работу выполнили другие сотрудники, работающие вместе с ними; что они считают необходимым предпринять; какие у них проблемы; какие проблемы существуют у них в подразделении; что следует пересмотреть в практике и политике компании.
Стоит особо подчеркнуть, что в работе с личной информацией следует соблюдать незыблемое правило: сотрудники должны доверять руководству с учётом следующих условий:
а) поступающая от сотрудников информация не будет использована против них; б) информация, получаемая от сотрудников, влияет на решения и поведение
руководства, о чём становится известно сотрудникам.
40
Потеря доверия к руководству вследствие применения наказаний за плохие новости или вследствие отсутствия какой-либо реакции на поступающую информацию, приводит к резкому снижению количества и качества информации, поступающей от сотрудников по любым из перечисленных ниже каналов восходящей коммуникации.
Важнейшим и достаточно широко используемым каналом восходящей коммуникации являются опросы. Они (как и встречи с коллективом) могут проводиться на регулярной основе (как правило, не чаще, чем один раз в несколько месяцев), или в особых случаях.
Технология проведения опроса включает в себя разработку анкеты (опросника), раздачу её сотрудникам, сбор анкет, их обработку, формирование решений руководства по результатам опроса и проведение нисходящей коммуникации для сотрудников по итогам опроса. Последние два этапа являются особенно важными с точки зрения результативности последующих опросов.
Не стоит забывать о необходимости обеспечения анонимности опросов, причём таким образом, чтобы сотрудники были полностью уверены в её соблюдении. Люди, которые захотят подписать свои ответы, как показывает практика, сделают это. А вот те, что недостаточно доверяют руководству или просто не уверены в себе, должны иметь возможность высказать своё мнение без опасений. Поступление информации можно обеспечить, установив различные средства связи, например урну, ящик, сайт.
Ящик для сбора жалоб и предложений – это постоянно действующий канал восходящей коммуникации. Один или несколько таких ящиков должны быть установлены в помещениях организации так, чтобы обеспечить анонимность для сотрудников, желающих высказать негативные суждения о работе организации.
Встречи с коллективом могут использоваться не только для нисходящей (о чём говорилось выше), но и для восходящей коммуникации. В этом случае формат встречи должен быть ориентирован на большую активность сотрудников.
Так же, как и встречи с коллективом, корпоративная газета может применяться не только для нисходящей (о чём говорилось выше), но и для восходящей коммуникации. Для этого в ней может быть открыта рубрика: «Спрашивайте – отвечаем», в которой могли бы задавать вопросы и высказывать мнения рядовые сотрудники.
Горизонтальная (интерактивная) коммуникация обеспечивается путём непосредственных контактов и мероприятий.
Совещания – универсальная коммуникационная технология, которая может включать в себя все виды коммуникации в зависимости от состава участников. Основное назначение совещаний − контроль и координация процессов управления в организа-
41
ции. Если рассматривать возможное влияние совещаний на организационную культуру, стоит отметить их важную роль в деле согласования понимания основных ценностей и взглядов, на которые опирается идеология организации. Многие исследования организационной культуры показывают, что она может отличаться довольно существенно в различных подразделениях одной организации. Совещания, на которых присутствуют представители различных подразделений, в определённой степени способствуют унификации организационной культуры.
Очень важен и стиль проведения совещаний. Если они превращаются в место поиска виновных, сведения счётов, межличностных и межфункциональных разборок, подобные совещания не укрепляют, а разрушают организационную культуру.
Важным инструментом формирования, поддержания и развития организационной культуры являются так называемые корпоративные мероприятия. В ходе совместного участия в подобных мероприятиях сотрудники организации устанавливают человеческие межличностные контакты, совместно испытывают положительные эмоции, что помогает в дальнейшей совместной работе.
Общие праздники – это мероприятия, которые сближают людей. Вопрос о том, нужно ли как-то отмечать праздники, каждая компания решает по-своему. В некоторых компаниях устраиваются праздничные вечера, частично или полностью финансируемые из корпоративного бюджета. Во многих компаниях просто разрешают сотрудникам в определённой форме отмечать общие праздники в рабочих помещениях.
Но есть компании, которые вообще не считают нужным уделять какое-либо внимание общим праздникам. Более того, некоторые компании вводят запреты на употребление спиртных напитков в своих помещениях даже в праздничные дни, не организуя при этом сами праздники. Такой подход характеризует организационную культуру предприятия как жёсткую и не способствующую сплочению коллектива.
Достаточно широкое распространение получают в настоящее время выездные семинары, которые представляют собой сочетание обучающего мероприятия с элементами отдыха и командообразования.
Кважным элементам корпоративной культуры принято относить традиции и обычаи, соблюдаемые в организации. Среди них можно выделить посвящение в сотрудники организации, корпоративные праздники, церемонии награждения, пикники и коллективные выезды на курорты.
Ккорпоративным праздникам можно отнести, прежде всего, день рождения компании, который принято отмечать во многих фирмах.
Церемонии награждения обычно проводятся в организациях, где принято отмечать юбилеи сотрудников и круглые даты с момента начала их трудовой дея-
42
тельности, а также получение сотрудниками государственных, ведомственных и корпоративных наград. Кроме того, церемонии награждения могут проводиться для лучших по профессии в организации за определённый период.
Многие небольшие организации организуют для своих сотрудников (нередко с участием членов их семей) выезды на выходные дни за город или поездки на более длительный период (например, майские или январские праздники) на зарубежные курорты.
Проявлением существования законченной, сформировавшейся организационной культуры является имидж и репутация организации.
Создание положительного имиджа и высокой репутации организации является сложным и длительным процессом, главным условием которого является активность организации на рынке. В настоящее время реальными становятся потребности в выделении в массе себе подобных, завоевании определённой известности, приобретении репутации, обеспечении финансового успеха и положительного имиджа организации. Следовательно, эти категории и определяют высокий общественный рейтинг предприятия, являющийся гарантом выгодного положения организации в рыночной среде.
Известные отечественные исследователи в области организационной культуры и паблик рилейшнз определяют эти категории следующим образом: репутация – это приобретённая объектом общественная оценка его качеств, достоинств, недостатков; престиж – это уважение статуса, сложившегося в общественном, деловом мнении.
Престижность формируется ПР-средствами, некоммерческими информаци- онно-справочными материалами, направленными на завоевание у общественности благоприятного впечатления и закрепление в сознании населения модели положительного имиджа (образа) фирмы, товара, услуги, деловой репутации. Определения «престиж» и «репутация» основываются на формировании имиджа, а сам имидж характеризуется как образ, оказывающий эмоционально-
психологическое воздействие. |
|
Следовательно, именно имидж |
в основном является фундаментальной осно- |
вой общественного рейтинга |
организации и отражает эффективность |
её деятельности. |
|
Успешная деятельность организации во многом определяется её восприятием общественностью. Имидж одной и той же организации может быть несколько различным для разных групп общественности, поскольку желаемое поведение отдельных групп общественности в отношении организации может различаться. Иначе говоря, одна и та же организация может по-разному восприниматься (или стремиться к специфическому восприятию) инвесторами, госструктурами, местной и международной
43