Материал: 37. Ф.И. Шарков Основы теории коммуникации

Взято з сайту “Інформація, управління, бізнес” (www.iub.at.ua)

передает начальникам производств через своего помощника информацию о том, что со следующего года возможно сокращение. Начальник производства, получив информацию от заместителя директора, предупреждает начальников цехов, что придется аботать при меньшей числнности. Начальники цехов в свою очередь сообщат об этом на очередном совещании своим заместителям и начальникам отделов, а заведующие секторов, получив информацию приступают к сокращению штатов.

При числе ступеней передачи информации более 5 система становится чрезвычайно громоздкой неоперативной и достаточно стильно искажающей информацию при селекции. Поэтому на практике, число таких ступеней не должно превышать 3-4. Кроме того, информация должна дублируется по разным формальным и неформальным каналам.

Неформальные (неиерархические) каналы используют систему личных неслужебных коммуникаций. Они в отдельных случаях могут не просто дублировать официальные иерархические каналы, а существенно корректировать информацию, проходящую через них, а в отдельных случаях выполнять контрольные функции. Например, дома за ужином помощник директора, общаясь со своим мужем - заведующим одним из секторов на том же предприятии, достаточно точно ретранслирует полученную во время совещания при директоре информацию о том, что со следующего года возможно сокращение на предприятии. Муж, через три недели, получив эту информацию от своего начальника цеха на совещании, заранее имея информацию о предстоящем сокращении, усомнился в правильности указания начальника цеха, что немедленно нужно начать работу по сокращению штатов. После перепроверки информации действия всех руководителей, уже приступивших к сокращению штатов были скорректированы.

Сбой информации часто происходит и по другой причине - слишком велик объем передаваемой информации или слишком часто и слишком много передается детализированной информации по одному и тому же адресу. Показательным в этом отношении является пример подобного рода о деятельности Управления по трудоустройству Вашингтона, проявившего столь сильную решимость рационализовать организационную структуру и рабочие процедуры, что стали собирать вместе и систематизировать все приказы, уведомления, инструкции, формы и организационные схемы, исходящие из этого управления.

Все эти документы с коррективами вначале умещались в одной папке, затем - в двух, через полтора года - в восемнадцати, которые также со временем не смогли уместить весь объем материалов. Ежедневно курьеры данного управления обходили служебные здания в Вашингтоне и разносили последние добавления и коррективы. Материалы были столь детализированы, что для проверки правильности размещения многочисленных папок на своих местах были наняты три дополнительных работника. В противном случае невозможно было вовремя по установленной системе собрать, обобщить и распространить информацию.

Материалы становились настолько объемными, что в качестве своеобразного путеводителя были вынуждены издать к Сборнику документов тематический указатель, а позднее - дайджест «Сборника документов». Директор одного из региональных отделений Управления по трудоустройству признался, что пытался найти смысл в издаваемых в огромном количестве инструкциях, но для этого всегда не хватало времени 43[43].

Проследив пути прохождения любой информации от ее источника до реципиента можно обнаружить кроме формальных множество неформальных каналов, что существенно усложняет систему. Так или иначе, избежать сложностей обеспечения коммуникаций многим большим и малым, простым и сложным коммуникативным системам не удается. Информация из источника ее происхождения поступает в центр принятия решений, а оттуда дальше по указанным адресам. Эффективность обмена информацией является одним из основных критериев выбора схемы коммуникаций.

Обмен информацией можно разделить на три вида:

1.1. Инициированный со стороны получателя обмен информации..

2.2. Передача информации от источника по его инициативе.

43[43] Arthur W. Macmahon, John, D. Millet, Gladys Ogden. The Administration of Federal Work Relief. Chicago: Public Administration Service, 1941. P. 218.

Взято з сайту “Інформація, управління, бізнес” (www.iub.at.ua)

3.3. Стандартизированный обмен информацией по установленным заведомо правилам.

Л.Я. Аверьянов считает, что «потребность во взаимодействии есть потребность в освоении результатов деятельности объекта и субъекта, которая одновременно становится и полем его деятельности. Взаимодействие - это потребление результатов деятельности друг друга для решения каждый раз своей собственной задачи и тем самым для реализации общей задачи. ... Не имея возможности существовать отдельно друг от друга, они постоянно находятся в состоянии противоречия и противоборства, что и обусловливает их прогрессивное развитие... Полная доброжелательность и враждебность со всеми возможными градациями и нюансами - это и знаковая система, демонстрирующая другому человеку, как к нему относятся и как он должен себя вести.

Изменить отношения - прежде всего изменить либо свою концепцию, либо действия другого человека как объекта, сделать их, так или иначе, адекватными друг другу. Чаще всего и, надо сказать, гораздо выгоднее для себя, изменить свою собственную концепцию, сделать ее адекватной движению объективной реальности, т. е. движению объекта, и тем самым привести в соответствие со своими собственными интересами, а значит наилучшим образом решить свои задачи»44[44].

Процесс обмена информацией, таким образом, протекает по планируемой, формализованной или непланируемой, неформальной схеме. В организациях существуют официальные структуры, которые собирают, обрабатывают, формализуют и передают по назначению. Эта система дополняется неформальным прохождением информации по стихийным каналам.

ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ ПО ФОРМАЛИЗОВАННЫМ КАНАЛАМ

В государственных, общественных, коммерческих структурах административные инструкции определяют, кому, с кем, в какое время и по какой форме обмениваться информацией. Чем строже формализована и закрыта структура, тем подробнее прорабатываются такие инструктивные документы, жестче организовывается планирование и направление информации по строго определенным каналам, имеющим предписанные формы. В военных организациях, например, сложные схемы передачи информации излагаются в специальных, а отдельные - в секретных инструкциях.

Одним из способов формализации информации являются бланки, формы, которые необходимо заполнять и отправлять по адресу в установленные сроки. Указания по заполнению размещаются и на самих бланках, и в специальных руководствах. В них указываются случаи, в каких применяются данные формы; заполняемое количество экземпляров; адреса рассылки; лица, ответственные за заполнение разделов или всего бланка; дополнительная информация. Удобство бланков как для инициаторов информации, так и для пользователей сделало их распространенными практически во всех сферах жизнедеятельности. К их недостаткам можно отнести отсутствие гибкости.

Большинство организаций разрабатывают планы обмена информацией и детализации каналов ее аспространения. Такие планы, исполнение которых приобретает обязательный характер для различных подразделений, служб и должностных лиц, становятся действенным инструментом осуществления обмена информацией. Они тесно связаны формальной системой властных полномочий в организации. Иерархическая структура, наделенная полномочиями контролировать процесс обмена информацией и регулирование каналов протекания информации. Резко усиливает свои властные функции.

Формализованные схемы обмена информации «усекают» ее значительную часть и поэтому должны периодически корректироваться с учетом происходящих изменений в структуре коммуникативной системы (субъектах, каналах коммуникации), а также в окружающей ее социальной, экономической, правовой и других средах.

44[44] Л. Я. Аверьянов. В поисках своей идеи. Часть первая. М.: 2000. - С.22-24.

Взято з сайту “Інформація, управління, бізнес” (www.iub.at.ua)

ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ ПОСРЕДСТВОМ НЕФОРМАЛИЗОВАННЫХ КАНАЛОВ

Неформализованная система может существенно восполнить пробел, связанный с потерей (недополучением) части информации. Существует достаточно много способов осуществления такого обмена (продвижения) информации.

Приведем пример. Несколько друзей, работающих на различных участках крупного производства, регулярно по субботам ходят вместе в баню. Они во время отдыха охотно обмениваются информацией о наиболее существенных новостях в своих подразделениях. Жена одного из работников является специалистом по связям с общественностью и делится информацией с мужем, тот, в свою очередь, сообщает подробности своим друзьям. Последние сообщают информацию сотрудникам своего участка. Такой обмен информации может сыграть как позитивную так и негативную роль. Неформальные каналы обмена информацией играют позитивную роль, если они дополняют формальную информационную структуру и способствуют выполнять организационной структуре или всей организации выполнять свои задачи быстро и качественно. Если неформальные каналы обмена информацией вносят разлад в соотношение иерархических полномочий и затрудняет их координацию, и тем более мешают выполнению основных структурных и функциональных задач, то их негативные последствия очевидны.

Линии формального построения связей и передачи по ним информации в данном случае являются неформализованными стихийными каналами коммуникаций. При всем нежелании руководства фирмы распространять информацию по стихийным каналам, зачастую это становится неизбежностью.

Неформальный обмен информацией происходит не только внутри структуры организации, но и вне ее. Частное общение формирует свою структуру неформальных социальных групп, в функционировании которых участвует не только межличностная коммуникация, основанная на непроизводственных (досуговых) интересах, но и производственных. Это происходит из за неумения или нежелания ограничивать включения во внеслужебные общения служебной информации. Полномочия работников, владеющих служебной информацией, должны быть определены и в части ее разглашения.

Часто неформально переданная информация имеет «налет субъективности» и бывает, соответственно искаженной. Когда формальная система передачи начинает давать сбои усиливается неформальная составляющая в общей системе обмена информацией. В этом случае люди, пользующиеся неформальными каналами связи, выводящими их на верхние ступени иерархической структуры, становятся влиятельными.

Социальные коммуникации представляют собой как процесс взаимодействия между людьми, в процессе которых происходит обмен информацией и передача сведений между людьми и группами. В межличностных коммуникациях роль канала коммуникации выполняют слова и предложения. Слово по мысли Г. Г. Шпета , является образом, формой, обликом, идеальной плотью мысли. Услышав слово, человек различает его:

1)1) как голос человека;

2)2) как голос конкретного человека;

3)3) как знак особого состояния человека;

4)4) как признак принадлежности человека к определенному социуму;

5)5) как часть определенного языка;

6)6) улавливая смысл слова;

7)7) различая культурную форму слова;

8)8) определяя отношение человека к произносимому им 45[45].

Естественно, в общении собеседники так или иначе используют все семь признаков слова. «Мысль рождается в слове и вместе с ним. Даже и этого мало - мысль зачинается в слове. От тогото и нет мертворожденных мыслей, а только мертвые слова; нет пустых мыслей, а только - пустые

45[45] Шпет Г. Г. Сочинения. М.: Правда, 1989. - С. 384.

Взято з сайту “Інформація, управління, бізнес” (www.iub.at.ua)

слова; нет позорных мыслей, а только позорные слова; нет потрясающих мир мыслей, а только - слова»46[46]. Слово по Шпету выполняет важные социальные функции, развивая и стабилизируя язык. В этом смысле слова можно разделить на слово-образ и слово-термин. В первом случае слово может в свободной форме наложено на признак, случайно бросившийся в глаза (так происходит в поэзии) и, таким образом, слово как бы регистрирует новый опыт. Слово-термин находится в языково-понятийной системе и служит для упорядочения и сохранения культурного строя речи.

В речевой деятельности используется стройно организованная система слов. Речь является одним из видов коммуникативной деятельности человека. Речь возникла как средство координации совместной деятельности и как одна из форм проявления возникающего сознания. Среди других (выражения, воздействия, мышления и пр.) наибольшее значение придается коммуникативной функции речи. Коммуникативная направленность речи ориентирована на понимание другими людьми с целью воздействия на их сознание и деятельность, а также на социальное взаимодействие.

АРГУМЕНТАЦИЯ КАК КОММУНИКАТИВНАЯ ПРОЦЕДУРА

Аргументация (от лат. аrgumentum) процесс суждений, приводимых в подтверждение истинности другого суждения (концепции, теории). Аргументация - это процедура, служащая обоснованию точки зрения аргументатора (т.е. субъекта, который что-то обосновывает) с целью собственного понимания и/или понимания и принятия стороной, которой она адресована. Для собственного понимания и для убеждения реципиента (стороне, которая принимает информацию) аргументатор отыскивает опоры в основаниях доводах, аргументах, в качестве которых в науке выступают истинное содержание положений. Кроме как на данные положения, на бытовом уровне тезис может опираться и на религиозную веру, и на силу традиции, и на мнение авторитета, и даже на настроение масс.

«В коммуникативном плане аргументация есть процесс передачи, истолкования и внушения реципиенту информации, зафиксированной в тезисе аргументатора. Конечная цель этого процесса - формирование некоторого убеждения. Аргументация достигает этой цели в том случае, если реципиент

a)a) воспринял,

b)b) понял и

c)c) принял тезис аргументатора»47[47].

Вкоммуникативных субъектно-объектных отношениях процесс взаимодействия идет от первичной, аргументирующей к вторичной, принимающей стороне и связан с поиском аргументатором истинных оснований, переносом и восприятием реципиентом полученной информации. В коммуникативном процессе кроме аргументации может иметь место активное воздействие на воображение, эмоции, подсознание реципиента посредством тематических образных, ритмических, звуковых, цветовых, обонятельных и других ассоциаций. Эффективность такой суггестии зависит от специфических особенностей (внушаемости) объекта. В коммуникативном процессе логические и суггестивные основания выступают в неразрывной связи, а объект с субъектом постоянно меняются местами.

Вкоммуникативном процессе участвуют все элементы структуры аргументации (компоненты логических и суггестивных действий). Тезис и основания являются важнейшими составляющими логического обоснования. Для того, чтобы сформулировать тезис необходимо ответить на вопрос: «Что нужно аргументировать?». Все данные, участвующие в процессе аргументации объединяются вокруг тезиса и служат его рассмотрению. Тезис (греч. thesis) в логике - утверждение требующее доказательства. В коммуникативном процессе каждая сторона может придерживаться своего тезиса. Любое утверждение, выдвинутое для рассмотрения реципиентом выступает в качестве тезиса. В качестве тезиса может быть выдвинуто и чье-то

46[46] Там же. - С. 403.

47[47] Логика. Логические основы общения. Учебное пособие для высших учебных заведений. М.: Наука, 1994. - С. 217.

Взято з сайту “Інформація, управління, бізнес” (www.iub.at.ua)

утверждение, и положение какой-то теории, которые приводятся для обоснования своей позиции. Любой тезис требует соответствующей аргументации.

Основания отвечают на вопрос: «Чем обосновывается выдвигаемое положение?». В качестве довода (основания) может использоваться строго определенное суждение. На их отбор оказывают влияние субъективизм аргументатора, поэтому аргументы, выбранные в качестве основания не могут быть понятны всем. В научной сфере основанием служит закон, а в бытовой им может быть и авторитет служителя культа, высказывания лидера, традиционное толкование, общественное мнение и пр.

Эффективность межличностных коммуникативных процессов во многом зависит и от правильного и своевременного применения различных видов аргументации как в отдельности, так и в их комбинации. Аргументационные процессы, рассматриваемые с точки зрения коммуникативных свойств весьма разнообразны. «Дело речей совещательных - склонять или отклонять... Что же касается судебных речей, то их дело - обвинять или оправдывать... Дело эпидейтической речи - хвалить или порицать»48[48]. Каждый вид речи имеет свою специфику аргументации и, соответственно, требует применения различных видов аргументации. Наиболее часто в диалоговых коммуникациях встречается доказательство.

Доказательство- является видом аргументации, в которой приводимый тезис выводится из доказанных аргументов. Таким образом признается истинность тезиса. Доказательство в то же время представляет и процесс установления истинности высказывания, суждения, теории. В прямом доказательстве из доводов непосредственно вытекает истинность тезиса. При косвенном доказательстве устанавливается ложность всех имеющихся суждений о тезисе, отрицающих его, что и позволяет считать истинным данный тезис.

При косвенном апагогическом (лат. apagoge - уводящий, отводящий) доказательстве из принимаемого вначале за истину антитезиса выводятся следствия. При определении ложности хотя бы одного из следствий признается неправильным антитезис, а тезис, соответственно, истинным. Например, как может доказать водитель автотранспорта инспектору безопасности дорожного движения, тезис о том, что он не употребил спиртных напитков? Инспектор, допустивший, что водитель может быть выпившим, должен проверить наличие определенной концентрации алкогольных паров в выдыхаемом воздухе или же содержание алкоголя в крови водителя. Если же отмеченные показатели в норме, то это означает, что водитель не пил спиртного, т.е. антитезис (допущение о возможной выпивке) не верен, а тезис о том, что водитель трезв - истинен.

Подтверждениеиграет большую роль в тех случаях, когда в коммуникативных отношениях используются гипотезы. При возникновении проблемных ситуаций выдвигается гипотеза, истинность которой еще не доказана. Из гипотетического положения выводятся истинные следствия. Факты подтверждают гипотетическое положение, если они дедуктивно вытекая из гипотезы, не противоречат ей.

Оправданиенекоторых практических или умственных действий заключается в приведении в качестве доводов нравственных или правовых норм, оценок, соглашений, интересов, мотивов. Оправдание приводится в предписывающе-оценивающей форме и сопровождается словами типа «хорошо», «плохо», «равнозначно», «безразлично», «правильно». Приемы оправдания чаще всего используются в воспитательных беседах, выступлениях на собраниях и митингах. Оправдательные доводы, принимаемые в одной социальной среде, могут не восприниматься в другом окружении.

Объяснение осуществляется путем указания того, следствием чего является данное явление, а также с помощью демонстрации его существенных характеристик. Отличие объяснения от доказательства состоит в том, что в начале процесса доказательства истинность тезиса еще не установлена, а при объяснении тезис с самого начала принимается как истинный, т. е. не ставится под сомнение.

48[48] Аристотель. Риторика // Античные риторики. М., 1978. - С.25.