1) раптовість - передбачає неочікуваність для матеріально відповідальних осіб перевірки їх дій з обліку і зберігання цінностей, що знаходяться в їх підзвіті;
2) зіставленість - полягає в тому, що одиниці виміру, які застосовуються в обліку, повинні збігатись з одиницями виміру, що вказані в інвентаризаційних документах як за способом обчислення, так і за системою розрахунків;
) плановість - реалізується на підприємстві через систему внутрішньогосподарського планування кількості, видів і строків проведення інвентаризацій;
) своєчасність - полягає у своєчасному проведенні, яке не дозволяє приховати недостачу та надає змогу попередити порушення за умови, що вони носять частковий і незначний характер, попереджає виникнення матеріального збитку;
) об’єктивність - полягає у виявленні причин та умов, які спричиняють господарські порушення, недостачі або лишки;
) безперервність - полягає у тому, що інвентаризація повинна проводитись активно і безперервно, до повного встановлення фактичної наявності об’єкту перевірки, отримання результатів інвентаризації та прийняття відповідних рішень;
) повнота охоплення об’єктів - передбачає суцільну перевірку об’єкту інвентаризації. Дотримання є обов’язковим при проведенні повних і часткових інвентаризацій, коли виявляється стан та наявність майна, яке належить підприємству;
) ефективність - передбачає, що кожна інвентаризація повинна закінчуватися прийняттям рішень і рекомендацій, загальним виявленням недоліків та впровадженням передового досвіду;
10) оперативність - полягає в необхідності проведення інвентаризації і оперативному веденні її результатів;
11) економічність - полягає в необхідності організації інвентаризації так, щоб витрати на її проведення були мінімальні та її проведення не створювало б перешкод для процесів виробництва та реалізації;
12) гласність - дотримання даного принципу ставить діяльність інвентаризаційної комісії під безпосередній контроль колективу підприємства;
) юридичного значення результатів інвентаризації передбачає суворе дотримання положень, що дозволяють відображати результати інвентаризації в бухгалтерському обліку;
) виховного впливу - своєчасно і правильно проведені інвентаризації сприяють вихованню і підвищенню у матеріально відповідальних осіб почуття відповідальності за збереження довіреного їм майна;
) оцінка результатів - передбачає прийняття необхідного рішення по виявлених під час інвентаризації відхиленнях;
) обов’язковість - полягає в тому, що проведення інвентаризації регламентується діючими нормативними актами та інструкціями;
) документальне відображення результатів контролю - результати інвентаризації обов’язково повинні мати доказову силу для юридичного підтвердження її підсумків;
) доцільність - полягає в тому, що інформація, яка отримується після проведення інвентаризації повинна мати конкретний економічний зміст, бути потрібною й корисною для прийняття управлінських рішень.
Порядок
і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм
власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації № 69 [п.3] При
проведенні інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів,
товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків підприємства
(організації, установи) дотримуються певної схеми проведення інвентаризації.
2.
Порядок проведення інвентаризації основних засобів та інших необоротних активів
Основним нормативним документом, який визначає умови і порядок проведення інвентаризації основних засобів і нематеріальних активів є “Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу”, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.10.1998 р., № 90.
Підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію:
) будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів - не менше одного разу в три роки;
) бібліотечних фондів - один раз у п’ять років;
) інших основних засобів - не менше одного разу в рік.
До почату інвентаризації основних засобів слід перевірити:
наявність і стан регістрів обліку (карток, книг, описів та ін.);
наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації;
наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті установою в оренду, на зберігання, на тимчасове користування. За відсутності документів слід забезпечити їх отримання чи оформлення.
При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації необхідно в ці документи внести відповідні виправлення й уточнення.
Під час інвентаризації комісія в обов’язковому порядку проводить перевірку відповідності технічної документації, записує в “Інвентаризаційний опис основних засобів” повні найменування цих об’єктів і їхні інвентарні номери. У випадку відсутності технічної документації про це вказується в описах - у графі “Примітка”. Описи складаються у двох екземплярах, один з яких передається до бухгалтерії, а інший залишається у матеріально відповідальної особи.
Машини, обладнання та інші об’єкти перевіряються за заводськими номерами і заносяться в описи окремо, із вказівкою інвентарного номера.
Основні засоби записуються в описі під найменуванням, відповідно з основним призначенням об’єкта. Об’єкт, що пройшов відновлення, реконструкцію, розширення чи переобладнання, внаслідок чого змінилось основне його призначення, вноситься до опису під найменуванням, що відповідає новому основному призначенню.
У випадках, коли проведені капітальні роботи на ТзОВ «Спецтехсервіс» (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень та інше) або часткова ліквідація будівель і споруд (злам окремих конструктивних елементів) не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об’єкта і привести в описі дані про проведені зміни. Одночасно з цим комісія повинна встановити винних осіб і причини, з яких конструктивні зміни об’єктів не отримали відображення в обліку.
Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначається керівником підприємства, окрім випадків коли проведення інвентаризації є обов’язковою, а саме: [п.23, с 436.]
передача майна державних підприємств в оренду, приватизація й корпоратизація;
проведення господарських операцій, що пов’язані з реструктуризацією підприємства;
ліквідація підприємства;
пожежа, стихійне лихо чи аварії техногенного характеру або інші надзвичайні ситуації, викликані експериментальними умовами;
зміна керівника колективу при колективній матеріальній відповідальності, вибуття із колективу (бригади), більше половини її членів, письмове звернення (вимога) хоча б одного із членів колективу про її проведення;
випадків відмови постачальником в задоволенні претензій на недовантаження товарно-матеріальних цінностей або отримані від покупців претензії щодо недовантаження;
встановлення фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;
розпорядження судово-слідчих органів;
продаж об’єктів необоротних активів;
консервація необоротних активів і тимчасове виведення з експлуатації виробничих потужностей;
переоцінка майна;
зміна матеріально-відповідальної особи при індивідуальній матеріальній відповідальності;
складання річної фінансової звітності;
зміна керівника підприємства.
Інвентаризація проводиться, як правило на перше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після першого числа, а дані інвентаризації коригувати станом на перше число.
Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником. [п.3, с.23.]
На підприємствах де через великі обсяги робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. [п.3, с.20.]
Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, що призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально - відповідальних осіб, одного й того ж працівника два роки підряд. [п.3, с.17.]
Постійно діючі інвентаризаційні комісії:
) проводять профілактичну роботу щодо забезпечення, збереження цінностей, заслуховують на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів з цього питання;
) організовують проведення інвентаризацій і здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;
) здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях збереження та переробки у між інвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій у між інвентаризаційний період є здійснення контролю за збереженням цінностей дотримання матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;
) перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх збереження;
) при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та інших випадках проводять за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;
) розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей та інші порушення, свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортиці відображають у протоколі. В протоколі мають бути наведені відомості про причини і винуватців нестач, втрат і лишків, вжиті заходи до винних осіб.
Робочі інвентаризаційні комісії: [п.3, с.12.]
) здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;
) разом з бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списанню нестач у межах норм природного убутку;
) вносять пропозиції з питань упорядкування прийому, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;
) несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
) оформляють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач та лишків за пересортицею, списанню нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таких втрат і нестач.
Процес здійснення будь-якої інвентаризації розпочинається з підготовки та видачі наказу на її проведення, що є внутрішнім документом і регламентує порядок проведення та об’єкти інвентаризації, оформлення необхідної документації.
До складу інвентаризаційної комісії доцільно включати фахівців добре обізнаних в складській справі, інженерно-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану засобів; економістів, бухгалтерів; спеціалістів з маркетингу. Комісію очолює керівник підприємства або його заступник.
Наказ вручається голові інвентаризаційної комісії перед початком інвентаризації або від’їздом до місця її проведення. Разом з ним видається пломбіратор або інші технічні засоби.
Перед проведенням інвентаризації керівник збирає інвентаризаційну комісію і проводить інструктаж з наступних питань:
ознайомлення з виданим наказом, метою, завданнями, способами інвентаризації;
висвітлення загальних правил і специфічних особливостей в методиці інвентаризації певних об’єктів;
уточнення об’єктів, які підлягають інвентаризації;
забезпечення бланками описів, канцтоварами, вимірювальними приладами склад комісії;
ознайомлення з правилами оформлення інвентаризаційних описів;
висвітлення обов’язків, прав і відповідальності кожного члена інвентаризаційної комісії.
До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції відображають їх у регістрах обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Це дозволяє розмежовувати документи, що відносяться до моменту проведення інвентаризації та після її проведення, що має важливе значення для правильного визначення облікових даних та виведення результатів інвентаризації. Складений матеріально - відповідальною особою звіт та додані первинні документи детально перевіряють члени комісії.
Інвентаризація повинна проводитись в присутності всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб.
В приміщенні де проводиться інвентаризація сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія зобов’язана: [п.9, с.498.]
опломбувати всі місця зберігання активів, де є окремі чи додаткові входи та виходи;
припинити операції щодо руху майна на складі;
отримати та перевірити звіти матеріально відповідальних осіб з доданими до них виправдовуючи ми документами. Для цього матеріально відповідальній особі пропонується рознести в книгу складського обліку всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;
взяти у матеріально відповідальних осіб розписку;
організувати необхідну підготовку майна до інвентаризації;
перевірити правильність ваговимірювальних приладів.
Інвентаризація повинна проводитись так, щоб все майно було відображене в інвентаризаційних описах так, щоб виключалася можливість пред’явлення одних і тих же активів повторно.
Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцем зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються за окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, і кількості. [п.7, с.544.]
На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні цінності додатково складають акти, в яких вказуються причини, ступінь і характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування. [п.10, с.254.]