Статья: Совершенствование организации управления товарными запасами на предприятии общественного питания

Совершенствование организации управления товарными запасами на предприятии общественного питания

А.А. Бондарева

С.В. Радыгина

A.A. Bondareva, S. V. Radygina

IMPROVING THE ORGANIZATION OF INVENTORY MANAGEMENT IN A PUBLIC CATERING ENTERPRISE

The article analyzes the commodity stocks of the enterprise, reveals their economic essence and characterizes the role of commodity stocks in the composition of the working capital of the enterprise. The authors investigated the theoretical aspects of the organization of inventory management at a public catering enterprise and options for improving this process. The study revealed key errors in the management of stocks of enterprises. On the example of the cafe «Fresh point» the structure, quantity, dynamics of commodity stocks are investigated. A comprehensive analysis was carried out using the methods of ABC analysis and food-cost analysis. At the same time, a brief description of the methods used is given, the main advantages of the methods of ABC analysis and food-cost analysis are revealed. The article presents the results of a study performed using ABC analysis to assess the effectiveness of the structure of commodity balances in the group «Cereals», as well as the results of the application of «food-cost» analysis, during which the purchase amount and revenue were compared. The result of the study is the opportunity to formulate recommendations for improving the organization of inventory management at a public catering enterprise. The given practical examples demonstrate the effectiveness of applying a comprehensive analysis of commodity stocks at an enterprise, since this ultimately allows minimizing the freezing of funds, effectively managing financial flows and reducing the risk of damage to goods during storage, which significantly affects the efficiency of a public catering enterprise.

Keywords: inventory management, ABC analysis, food-cost, liquidity of commodity stocks, turnover, turnover coefficient.

В статье анализируются товарные запасы предприятия, раскрывается их экономическая сущность и характеризуется роль товарных запасов в составе оборотных средств предприятия. Авторами исследованы теоретические аспекты организации управления товарными запасами на предприятии общественного питания и варианты совершенствования данного процесса. В ходе исследования были выявлены ключевые ошибки в управлении запасами предприятий. На примере кафе «Fresh point» исследованы структура, количество и динамика товарных запасов. Комплексный анализ осуществлялся с помощью методов ABC-анализа и «food-coste-анализа. Дается краткая характеристика применяемых методов, раскрываются основные преимущества методов АВС-анализа и «food-costo-анализа. В статье приводятся результаты исследования, выполненного с применением ABC-анализа для оценки эффективности структуры товарных остатков по группе «Крупы», а также результаты применения «food-costo-анализа, в ходе которого были сопоставлены показатели суммы закупа и выручки. Итогом проведенного исследования является полученная возможность сформулировать рекомендации по совершенствованию организации управления товарными запасами на предприятии общественного питания. Приведенные практические примеры демонстрируют эффективность применения комплексного анализа товарных запасов на предприятии, поскольку это, в конечном итоге, позволяет минимизировать замораживание денежных средств, эффективно управлять финансовыми потоками и снижать риск порчи товара при его хранении, что существенно влияет на эффективность работы предприятия общественного питания.

Ключевые слова: управление запасами, ABC-анализ, food-cost, ликвидность товарных запасов, оборачиваемость, коэффициент оборачиваемости.

На протяжении всего производственного цикла на предприятии сырье многократно преобразуется, начиная с момента создания запасов и вплоть до его конечного использования при создании товаров. Таким образом, осуществляется создание товаров и их движение от производителей к потребителям, в процессе которого происходит изменение их местоположения и функций.

Товарные запасы - это тип запасов в организации, которые являются запасами готовой продукции для последующей продажи. Запасы имеют отношение к коммерческим организациям, производственным предприятиям и предприятиям общественного питания.

Для оптимизации затрат и повышения операционной эффективности каждая организация фокусируется на определении оптимального уровня запасов и измерении стандартов запасов для конкретных артикулов для групп или отдельных товаров [1]. Запасы готовой продукции должны соответствовать реализации плана продаж готовой продукции на определенный период времени. Если объем готовой продукции превышает расчетную норму, то это подтверждает неэффективность использования финансовых потоков в организации. Когда фактический баланс готовой продукции на складе ниже нормы, возникают сбои в доставке товаров потребителям, что снижает удовлетворенность клиентов и приводит к потере реальных и потенциальных потребителей.

Теория и практика управления запасами активно развиваются с начала 30-х годов ХХ-го века. Развитие этого направления стало необходимым в связи с переходом промышленности к массовому производству, распределением продукции по большей площади, созданием горизонтально и вертикально интегрированных структур. В середине прошлого века управление запасами выделилось в отдельное направление экономики, появились теории, методы и опыт практического их применения [1]. Управление запасами перешло на новый уровень, где минимизация затрат стала ключевой задачей. Затраты превратились в решающий фактор конкуренции.

Целью управления запасами в гастрономии является обеспечение приготовления продуктов качественно, в нужном количестве и за короткое время, с минимальными затратами на хранение.

Наиболее распространенными ошибками при управлении запасами на предприятиях общественного питания являются [2]:

- отсутствие технологических карт на приготовление блюд из меню;

проведение инвентаризации остатков в недостаточном объеме или ее отсутствие в принципе;

отсутствие автоматизированных систем расчета товарных остатков.

Таким образом, упрощенные подходы к образованию остатков сырья при планировании достаточных объемов часто приводят к ошибкам в прогнозировании и, следовательно, к чрезмерным или недостаточным остаткам продукции. Для решения этих проблем и систематизации остатков сырья рекомендуется применять комплексный подход к управлению запасами, который позволяет повысить эффективность управления ресурсами предприятия.

Объем запасов в кафе всегда был и остается противоречивым показателем: с одной стороны, работникам и производству выгодно увеличивать запасы, с другой стороны, подрядчик и менеджер пытаются их сократить, поскольку избыточный запас - это вложенные деньги, которые можно было бы использовать для других бизнес-нужд. Стоимость запасов, с одной стороны, влияет на качество обслуживания и уровень обслуживания, а с другой - на финансовую стабильность и прибыль предприятия.

Товарные запасы - это денежные средства, выделяемые в обращение. С точки зрения услуг, запасы должны полностью обеспечивать производство сырья и полуфабрикатов. С финансовой точки зрения, запасы сырья должны быть минимальными и обеспечивать работу компании в течение дня или двух, но без сбоев и «стоп-листов» в меню.

Чтобы обеспечить «оправданность» запасов и при этом увеличить прибыль организации, необходимо правильно управлять запасами не в каждом конкретном случае, а постоянно и систематически. К сожалению, на большинстве предприятий общественного питания нет сотрудника, ответственного за контроль над объемом запасов, нет специалистов этого узкого профиля управления, поэтому контролировать товарные запасы приходиться владельцу бизнеса или менеджеру. В настоящее время многими предприятиями общественного питания применяется автоматизированная система, помогающая менеджеру или владельцу получать и систематизировать все необходимые данные. Достаточно научиться анализировать отчеты программы и делать выводы.

К сожалению, часто в кафе многие функции программы автоматизации бухгалтерского учета используются только в качестве удобного кассового модуля, а все остальные функции сотрудники просто игнорируют. Сотрудники не отслеживают остатки и движение сырья, поэтому результаты инвентаризации будут сильно отличаться от фактических и запланированных данных. Это может привести к нехватке необходимых запасов или их избытку.

Отсутствие определенного продукта может повлиять на ситуацию по-разному. Если товар можно быстро заказать и доставить, то серьезных последствий не будет, а блюдо не попадет в «стоп- лист». Но если товар будет доставлен с большой задержкой, то клиент заведения может отказаться от покупки, что это приведет к потере продаж и повлияет на весь бизнес и судьбу компании в будущем. Результатом станет ухудшение имиджа вследствие репутационного риска.

В современной практике управления запасами нецелесообразно проводить ежемесячный анализ, поскольку такой короткий период не дает полной картины ситуации в организации и не позволяет отбросить фактор сезонности торговли. Ежеквартальный или годовой анализ запасов считается более целесообразным.

Параметры оценки, используемые при анализе запасов, в основном зависят от цели анализа:

если целью является сокращение ассортиментного предложения, то в качестве основных критериев анализа запасов используется доля товаров в общем объеме продаж организации или часть прибыли от продажи товарной позиции от общей прибыли предприятия;

если целью является выявление и снижение затрат на содержание запасов, то в качестве основных параметров оценки запасов используется один из следующих показателей: коэффициент оборачиваемости, объем неликвидных активов и занятость силового запаса;

если необходимо изучить рентабельность компании, в качестве основного критерия выбирается коэффициент оборачиваемости или уровень рентабельности запаса [3].

Например, мы анализируем запасы в группе «Крупы» в кафе «Fresh point» г. Ижевска.

Результаты анализа приведены в табл. 1. Они позволяют выявить очевидные несовершенства ведения учета товарных остатков на предприятии. Позиции, которые используются в процессе приготовления пищи, например, льняная крупа, хранятся на остатках, а значит, занимают место на стеллажах и создают иллюзию большого запаса. Практически в таком же объеме в запасе хранится булгур, хотя в объеме продаж он занимает большую долю. Кроме того, особое внимание можно обратить и на большие запасы чечевицы, которая также редко участвует в процессе приготовления.

Таблица 1

Ведомость остатков товара в кафе «Fresh point» по группе товара «Крупы» на 04.01.2021 года*

*Составлено авторами по данным предприятия.

В итоге, поданным таблицы, можно сделать вывод о несбалансированности товарных остатков относительно частоты их использования.

«Правило Парето» означает, что 20 % усилий дает 80 % результата. Это правило справедливо и по отношению к состоянию товарных запасов. Если на остатках организации находится 300 товарных позиций, то только 20 % являются первоочередными для обеспечения стабильной деятельности. Остальные 80 % применяются периодически, так как они могут быть заменены другими аналогичными ингредиентами.

Таким образом, большие усилия в ходе анализа учета и контроля над товарными запасами нужно нацелить именно на 20 % позиций, которые наиболее существенно отражаются на структуре выручки компании. Если АВС-анализ использовать не для изучения объема продаж, а для анализа товарных запасов, то можно выделить три основные группы:

Группа «А» - наиболее значимые товары;

Группа «В» - рабочая группа товаров, которая определяет имидж предприятия;

Группа «С» - продукты, которые имеют длительный срок хранения и восполняются в короткие сроки [4].

Среди параметров оценки запасов следует отметить следующее:

потребление продукции в месяц по стоимости;

потребление продукции в месяц по объему;

потребление продукции в зависимости от значимости для компании [5].

Каждый из показателей имеет свои плюсы и минусы.

Потребление продуктов в месяц по стоимости. Чем выше стоимость продукта, тем выше его позиция в анализе ABC. Тем не менее, размер вклада не всегда будет равномерно коррелировать с его фактической значимостью в производственном процессе [6]. Дорогая рыба, трюфели, экзотические фрукты - это товары, которые стоят очень дорого, но играют, скорее, репутационную роль (в сравнении с сезонным куриным филе, макаронами и овощами).

Потребление продукции по объему. Чем больше потребность в товаре в производстве, тем больше увеличивается количество при изучении товарного запаса. При расчете объема необходимо помнить о правильном совпадении единиц объема продуктов (литров, граммов, штук). Важно помнить, что объем не всегда может правильно показать важность продукта. Например, коробку помидоров и килограмм свежей форели можно сравнить, но необходимо учитывать как сроки хранения, так и сроки доставки этих товаров.

Расход продуктов по их значимости для меню. При анализе очень удобно применять сырьевую матрицу. При исследовании АВС-анализа продаж в группах «А» и «В» можно выявить продукты, которые крайне нужны для меню заведения. Сложность же состоит в том, что сравнение таких продуктов в абсолютных величинах почти невозможно. Это метод скорее качественной оценки, чем количественной.