Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
Высшего и профессионального образования
«Магнитогорский государственный технический университет
им. Г.И. Носова»
Кафедра Государственного и муниципального управления
и управление персоналом
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: Основы теории управления
На тему: Роль коммуникаций в управлении
Исполнитель: Каримова Алина Ильдаровна
Руководитель: Риттер Ирина Владимировна
Магнитогорск, 2014
ВВЕДЕНИЕ
Коммуникации играют большую роль в процессе управления. Они выступают связующим процессом, необходимым для осуществления менеджером управленческих действий. Почти 80% рабочего времени менеджеров расходуется на общение, учитывая, что приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, именно поэтому эта тема наиболее актуальна на сегодняшний день.
Часто необоснованно предполагают, что эффективная система коммуникаций формируется «сама собой», как только на группу исполнителей возлагается какая˗либо общая задача. Во многих случаях даже активные, целенаправленные попытки создания благоприятного климата для коммуникаций не дают желаемого результата. Согласно социологическим опросам, 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей считают плохие коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организаций. Неэффективные коммуникации - одна из главных причин возникновения проблем в управлении. В свою очередь, эффективность коммуникаций, полностью зависит от эффективности работающего руководителя, от его управленческих навыков.
Для этого руководителю необходимо:
Знать механизм развития коммуникационных процессов, характер влияния внешних условий на достигнутые результаты.
Иметь навыки, необходимые для эффективного обмена информацией.
В сложных ситуациях может потребоваться даже специальный сотрудник в организации, на которого следует возложить обязанности изучать и совершенствовать системы коммуникаций в организации.
Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.
Объектом исследования является анализ коммуникационной системы предприятия ОАО «Башкирэнерго». Предметом исследования является коммуникации в управлении в ОАО «Башкирэнерго». Целью курсовой работы является изучение коммуникаций в сфере управления.
Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
˗ дать определение коммуникаций, показать их природу и сложность;
˗ рассмотреть значение коммуникаций в организации;
˗ раскрыть содержание коммуникационного процесса и рассмотреть барьеры препятствующие коммуникациям;
˗ рассмотреть различные существующие виды коммуникаций;
˗ выявить методы совершенствования коммуникаций в организации;
˗ охарактеризовать деятельность предприятия ОАО «Башкирэнерго»;
˗ выявить анализ совершенствования коммуникаций на предприятии ОАО «Башкирэнерго».
В курсовой используются следующие методы: анализ, описание, прогнозирование, сравнение.
Таким образом, коммуникация - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем - смысл может быть утрачен.
1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ
.1 Сущность, проблемы и роль коммуникации
Большую часть своей повседневной жизни человек проводит в организациях: школах, на фирмах и т.д. Мы живем в обществе, состоящем из организаций. Почти каждый из нас - член одной или нескольких организаций, в которых именно коммуникация оживляет организационную структуру.
Коммуникация - это:
передача информации (идей, образов, оценок, установок) от лица к лицу;
взаимодействие, с помощью которого информация передается и принимается; процесс передачи и приема информации;
линия или канал, соединяющие участников обмена информацией.
Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное ее восприятие теми, кому она предназначена.
Выделяют следующие особенности коммуникаций между людьми:
возможность взаимного влияния партнеров друг на друга посредством системы знаков (вербальные и невербальные коммуникации);
коммуникативное влияние лишь при наличии единой или схожей системы кодификации и декодификации у коммуникатора (человека, направляющего информацию) и реципиента (человека, принимающего ее);
возможность возникновения коммуникативных барьеров.
По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis», что означает «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.
Термин «коммуникации» быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей.
Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во˗вторых, межличностная коммуникация, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью.
Говоря о роли коммуникации в организации, нужно отметить, что формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации.
Это объясняется рядом причин:
руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку;
происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделение организации и к её руководству из разных источников;
в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
работники организации мало осведомлены о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.
В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль над нормальным функционированием. Осуществление коммуникаций в некоторых случаях сопряжено со значительными трудностями:
Если два человека значительно расходятся во мнениях по какому˗то вопросу, осознать это позволяет только установление двухсторонних коммуникаций. Обнародование различных точек зрения нередко приводит к формированию полярных воззрений, когда стороны занимают экстремальные позиции. Под воздействием угрозы потенциальных проблем, неизбежны при проигрыше, участники дискуссии нередко «отбрасывают» логику и рациональность и переходят к защитной аргументации: делают акцент на личных качествах «противника», избирательно используют имеющие факты, стремятся держать себя в руках и подавить отрицательные эмоции. Защитная аргументация позволяет избежать риска и проявлений некомпетентности, однако основная причина ее использования - желание контролировать ситуацию и стремление одержать верх, что приводит к снижению эффективности коммуникаций. Вторая возможная проблема - когнитивный (познавательный) диссонанс, т.е. внутренний конфликт и беспокойство, возникающие в тех случаях, когда люди получают информацию, несовместимую с их системами ценностей, ранее принятыми решениями или другими известными им данными. Поскольку его возникновение вызывает чувство дискомфорта, человек стремится избавиться или по крайне мере уменьшить его. Возможно, он постарается получить новые коммуникационные входы, изменить интерпретацию получаемых данных или решить, внести ли коррективы в систему ценностей. Возможно, индивид просто откажется поверить диссонирующей информации или проигнорирует ее. При вступлении в контакт отправитель должен проявлять особую осторожность, поскольку коммуникации являются как мощной формой самораскрытия перед другими людьми, так и источником возможной оценки коммуникатора окружающими. В ходе коммуникации мы не только открываем что-то другим людям (содержание), но пока мы передаем сообщение (говорим), получатели выносят нам определенную оценку. Данный аспект коммуникации побуждает отправителя задуматься о сохранении лица, т.е. он стремится предотвратить критические высказывания в собственный адрес со стороны других людей. Негативные оценки подвергают опасности, прежде всего чувство собственного достоинства индивида. Иногда «критик» сам сожалеет, высказав нечто противоречащее нашему представлению о себе. Хотя такие «вызывающие сожаления» сообщения часто передаются непреднамеренно, они обычно вызывают тяжелые чувства у получателя, создают напряженность в отношениях, иногда приводят к их разрыву. К «вызывающим сожаление» сообщениям относятся, например. Грубые вербальные ошибки, личные выпады, порочащие репутацию стереотипные высказывания, саркастическая критика или опасная информация. Очень часто такого рода сообщения передаются во время эмоциональной конфронтации. Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основных группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения.
Таким образом, говоря о роли коммуникации в организации, нужно отметить, что формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления, но также мы встретили проблемы возникающие и препятствующие процессу коммуникации.
.2 Процесс коммуникации в организации
Организация - устойчивая система, совместно работающих индивидов на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей. Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. С позиции теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а так же для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникация - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Как только коммуникация приостанавливается, организационная деятельность прекращает свое существование. Вместо неё вновь возникает нескоординированная деятельность индивидов. Коммуникация является не только существенным элементом внутреннего функционирования организации, но играет жизненно важную роль в обмене информацией между организацией и средой. Система коммуникации служит средством включения организаций в их внешнюю среду. Коммуникации в организациях и между организацией и её средой, вместе составляют то, что называется организационной коммуникацией. Следует отметить то, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченным и обусловленным определенной регламентацией и предсказуемостью. Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств, связи и т.д. Основная цель коммуникативного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса. Можно выделить четыре основных компонента модели коммуникации: источник, сообщение, канал и получатель. Поскольку указанные компоненты присутствуют почти в любом акте коммуникации, эту простую модель коммуникации часто называют ИСКП.
Источник - это создатель сообщения. На нем лежит основная обязательность по подготовке сообщения. Им могут быть индивиды или группы совместно работающих индивидов, а так же общественный институт или организация.
Сообщение - это стимул, который источник передает получателю. Именно ради этого и осуществляется акт коммуникации, и в этом акте передается определенная идея. Сообщения состоят из символов, имеющих определенное значение для источника и получателя. При этом сообщения кодируются либо декодируются.
Кодирование - это перевод уже осмысленной идеи в сообщение, приспособленное для передачи; заключается в преобразовании смысла идеи в символы, а декодирование - это перевод полученных стимулов в конкретную интерпретацию переданного сообщения. Таким образом, получатели декодируют сообщение путем преобразования символов в значения. Для того чтобы предать значение символам индивиды классифицируют явления по категориям и дают им наименования - коды.
Многие сообщения передаются в форме символов языка. Однако символы могут быть и невербальными: жесты, мимика, другие телодвижения или графические изображения.
Канал - это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю, путь физической передачи сообщения. Каналы можно разделить на:
Каналы средств массовой информации - это такие средства передачи сообщений, как газеты, журналы, радио и телевидение, которые позволяют источнику доставить информацию многим получателям.
Межличностные каналы - это такие каналы, которые используются при непосредственном обмене сообщениями между одним источником и одним получателем.
Получатель - наиболее важный элемент коммуникационного процесса. Как было показано (рис. 1.), коммуникация - это не однонаправленный поток сообщений от источника к получателю. Получатель так же вырабатывает информацию и сообщения для источника, и такое взаимодействие является необходимым условием для успешности коммуникации.
Обратная связь - это реакция получателя на сообщение источника. Источник может учесть обратную связь при изменении последующих сообщений. Таким образом, обратная связь делает коммуникацию динамически двусторонним процессом. Обратная связь может рассматриваться как сообщения источнику, которые содержат данные об эффективности и предыдущего акта коммуникации. Положительная обратная связь информирует источник о том, что желаемый результат сообщения был достигнут. Отрицательная обратная связь информирует источник о том, что желаемый результат сообщения достигнут не был. В этом смысле отрицательная обратная связь плохо влияет на отношение между источником и получателем и может породить между ними конфликт.
С точки зрения повышения эффективности коммуникации отрицательная обратная связь имеет большее значение, чем положительная. Существует ряд факторов, снижающих эффективность общения, которые получили название барьеры межличностных коммуникаций. Барьеры коммуникаций - это психологические препятствия на пути адекватной передачи информации между партерами по общению. В ходе коммуникации могут возникать различные барьеры. Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели.