Допускается использование уже привычных типовых бланков, имеющихся в бухгалтерских программах. В данном случае нужно установить в учетной политике применение унифицированных форм первичных документов и их перечислить.
В случае отсутствия надлежащим образом оформленной документации, которая подтверждает расходы организации, такие расходы не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли. Для того, чтобы документы считались ликвидными, они должны отвечать требованиям первичных документов для подтверждения фактически осуществленных затрат.
П. 1 ст. 252 Налогового кодекса предусматривает предоставление налогоплательщику права на уменьшение налога на прибыль на сумму, которую было произведено расходов предприятия (исключение ст. 270 НК). В кодексе понятие «расходы» звучит следующим образом: расходами можно признать обоснованные и подтвержденные документально затраты предприятия (в случаях убытков ст. 265 НК), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК). [1]
Подтверждающими документами, также считаются документы, которые косвенно могут свидетельствовать о произведении определенных расходов, например: таможенная декларация, в случае командировок - приказ, проездные документы, отчет о выполненных работах, которые соответствуют условиям договора. Отнесение подобных затрат на расходы следует проводить, в случае если осуществляемая деятельность направлена на получение дохода.
Требования, установленные Госкомстатом по оформлению бухгалтерских первичных документов:
Все записи при заполнении первичных документов осуществляются чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, возможно использование пишущих машин или средствами механизации, для обеспечения сохранности записей в течение длительного хранения в архиве.
Простой графитовый карандаш использовать запрещается.
Оформление документации производится аккуратно, текст и цифры вписываются четко и разборчиво.
Заполняются все реквизиты, в случае их отсутствия, ставится в специально отведенной графе прочерк. Обязательные для заполнения реквизиты подлежат заполнению в любом случае.
В денежной документации суммы необходимо указывать цифрами и дублировать прописью.
Первичные документы заверяются личными подписями собственноручно руководителем организации, тоже относится к главному бухгалтеру или его уполномоченным лицам.
В документах должны содержаться расшифровки всех указанных подписей уполномоченных лиц.
Документы скрепляются печатью организации, в случае если это предусмотрено используемым бланком, в соответствии с действующим законодательством или предполагается организационно-распорядительными документами предприятия.
Хранение:
Каждое предприятие обязано обеспечить надлежащее
хранение первичных (сводных) учетных документов, всех регистров учета и бухгалтерскую
отчетность в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Хранение
первичных электронных документов, осуществляется при наличии, у учреждения
машинных носителей с учетом законодательных требований. При хранении
организация обязана обеспечить защиту от несанкционированных исправлений в
документации. Такая ответственность возлагается на руководителя предприятия.
.3 Предложения и рекомендации по
совершенствованию документооборота в ЗАО «ЯГП»
Сегодня на любом современном предприятии основным способом предоставлении информации является документ. Фактически, неэффективное использование информации или ее утрата может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это потерянные денег, потерянное время, упущенные возможности.
В конечном счете, улучшение документооборота позволит обеспечить предприятию конкурентное преимущество.
Основными направлениями совершенствования документооборота являются:
сокращение объема документооборота;
совершенствование технологии документооборота.
В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:
разработку моделей документооборота в и организациях;
составление маршрутных карт технологического процесса;
разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
Основные методы совершенствования документооборота рассмотрим подробно.
· Унификация и стандартизация документов. Унификация документов - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.
При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.
В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.
При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003).
· Повышение качества документируемых решений. Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.
Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.
Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.
· Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов. Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.
С целью экономии времени на подготовку документов и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.
· Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:
при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);
при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе).
· Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документооборот, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.
Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".
· Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации. Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.
Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.
· Совершенствование технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом. На втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.
В маршрутной карте технологического процесса документооборота (далее - технологическая карта документооборота) отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.
На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами.
В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.
С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.
На основании проведенного анализа можно сделать вывод:
· С краткой экономической характеристикой организации.
· Полное фирменное наименование общества - Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром». Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «ЯГП».
· Целью деятельности общества является насыщение российского рынка товарами и услугами, производимыми обществом для получения прибыли.
· Предметом деятельности общества являются:
коммерческо - посредническая деятельность, выполнение торгово-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных товарообменных операций, в том числе внешнеторговых, в соответствии с требованиями действующего законодательства;
производство геологоразведочных и геофизических работ;
переработка и реализация вторичного и углеводородного сырья;
научно-исследовательские, опытно-конструкторские и проектировочные работы; и тд.
· С порядком заполнения первичных документов и способами оформления и хранения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП».
Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение - первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие - альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.
· А так же мы разработали предположения и рекомендации по совершенствованию документооборота в ЗАО «ЯГП».
Основными направлениями совершенствования документооборота являются:
сокращение объема документооборота;
совершенствование технологии документооборота.
В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:
разработку моделей документооборота в и организациях;
составление маршрутных карт технологического процесса;
разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
Основные методы совершенствования документооборота:
Унификация и стандартизация документов;
Повышение качества документируемых решений;
Повышение качества подготовки и оформления документов;
Бездокументное решение вопросов;
Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке;
Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации;
Совершенствование технологии документооборота.
Заключение
В I главе «Теоретические аспекты порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества» мы раскрыли основные понятия:
· Первичный документ - документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности. Положение по первичным документам представлено в Федеральном законе от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ст. 9.
· Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров.