Материал: Мдк 01. 01 Документационное обеспечение управления

В организациях государственного и муниципального подчинения конфиденциальные документы – это деловые бумаги, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, то есть ту, которая имеет характер внутреннего пользования и не подлежит опубликованию в открытой печати.

7.Оформление документов для передачи на архивное хранение.

Для удобства работы и быстрого поиска документов дела хранятся в соответствии с номенклатурой дел. Назначением номенклатуры дел являются: 1) систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов в те дела, которые заранее для них предусмотрены; 2) каждое дело, включенное в номенклатуру дел, имеет установленный срок хранения; 3) номенклатура дел, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации − индекс дела по номенклатуре дел входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документа; 4) номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроком хранения до 10 лет.Составляется номенклатура дел секретарем МКУ «Баунтовский эвенкийский район». Он также несет ответственность за установление сроков хранения в соответствии с перечнями документов со сроками их хранения. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января каждого календарного года. Если функции и задачи МКУ «Баунтовский эвенкийский район» не меняются, согласованная ранее номенклатура дел перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками (если таковые имеются). В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы организации, как создаваемые в процессе ее деятельности, так и получаемые из других организаций и учреждений, а также документы общественных организаций. Не включаются в номенклатуру дел научно-техническая документация и печатные издания.³Если организация вновь созданная, или перешедшая в новый вид собственности, или кардинально сменившая профиль своей деятельности, то в первый год деятельности создавать номенклатуру дел нецелесообразно. Однако за текущий год необходимо проследить направлениям по всем документам и, если в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» не произошло никаких изменений, целесообразно начинать работу по созданию номенклатуры дел. При создании номенклатуры дел необходимо придать правовую значимость этому вопросу. Для этого главой администрации МКУ «Баунтовский эвенкийский район» издается соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение), где

даются конкретные задачи всем подразделениям, архиву организации.

В приказе указаны:

1) конкретные сроки предоставления в архив каждым подразделением всех первичных документов (или их комплексов), которые могут образоваться в структурном подразделении в следующем году;

2) ответственность руководителей структурных подразделений за достоверность этой информации;

3) сроки предоставления проекта сводной номенклатуры дел на рассмотрение его экспертной комиссией и утверждение руководства МКУ «Баунтовский эвенкийский район».

Проанализировав формирование архивных документов, условия их хранения и использования в ф МКУ «Баунтовский эвенкийский район», мы выявили следующие проблемы:

а) отсутствие документации регламентирующей деятельность архива;

б) в архиве работают специалисты, не имеющие профильного образования;

в) у каждого работника архива есть должностная инструкция, в которой не прописаны права и обязанности, касающиеся деятельности в архиве;

г) в архиве не ведется отчетность о проделанной работе за какой-либо период.

Второй проблемой является слабая материальная база:

- ветхие документы хранятся в связках, нет возможности картонирования дел;

- стеллажи для хранения документов по-прежнему деревянные, и даже не обработаны огнебиозащитным составом.

Отсутствует противопожарная сигнализация; проводка в архивохранилищах старая, местами неисправная, выключатели находятся в хранилищах, т. е. помещения архива небезопасны в противопожарном отношении.

Нарушается световой режим: окна, хоть и выходят на северную сторону здания, но не оборудованы никакими затемняющими устройствами (жалюзи, шторы и т. п.). Эти нарушения неизбежно сказываются на документах: бумага иссыхает, начинает крошиться, тексты затухают. В то же время документы, хранящиеся в архиве, имеют большую историческую ценность не только для нынешнего, но и для последующих поколений. В них

заключены судьбы многих людей и потому эти, в своем роде уникальные, документы неизбежно будут востребованы. С годами их ценность будет только возрастать.

Для решения выявленных проблем на наш взгляд целесообразно:

а) разработать положения для архива МКУ «Баунтовский эвенкийский район»;

б) проводить повышение квалификации работника архива;

в) разработать должностные инструкции с указанием прав и обязанностей, касающихся деятельности в архиве;

г) контролировать работу архива, предусмотрев необходимую отчетность.⁴

В 2022 году в помещениях архива был произведен капитальный ремонт: заменено отопление, отремонтированы полы, потолки, окна. Меньшее по площади архивохранилище отведено под рабочий кабинет сотрудника архива, где посетители архива также могут работать с архивными документами. В связи с ремонтом были пересмотрены все архивные документальные материалы, проведена ревизия наличия дел, а также их физического состояния. Произведено обеспыливание архивных фондов. Для более оперативного поиска необходимой информации все дела фондов были перераспределены по архивохранилищам,

Считаю, что предложенные рекомендации могут выступать как первые шаги по оптимизации деятельности ведомственных архивов, но, на мой взгляд, такие проблемы свойственны ведомственным архивам не только МКУ «Баунтовский эвенкийский район», но и характерны другим регионам России. Таким образом нам представляется, что данные проблемы необходимо решать на Федеральном уровне.

3. Составить перечень нормативных документов, регламентирующих деятельность архивариуса

Нормативными актами, регламентирующими работу архивариуса в администрации МКУ «Баунтовский эвенкийский район», являются:- законодательные и правовые акты Российской Федерации;- государственные и отраслевые стандарты;- нормативные документы;- государственные и отраслевые классификаторы;- государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);- инструкция по делопроизводству в МКУ «Баунтовский эвенкийский район».К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации в МКУ «Баунтовский эвенкийский район» относятся:- законы Российской Федерации;- указы и распоряжения Президента;- постановления и распоряжения Правительства;- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;- правовые акты нормативного и инструктивного характера.Основными нормативно-правовыми актами являются:- Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».