Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в АО "Завод ЛИТ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
79
− роли пользова
.те.ле.й;
− пользова
.те.ли;
− виды докуме
.нтов;
− номе
.нкла.тура.
Для за
.полне.ния спра.вочников используются соотве.тствующие экра.нные
формы, а име
.нно:
− уче
.т отде.лов;
− уче
.т роле.й;
− соста
.вле.ние номе.нкла.туры;
− уче
.т видов;
− уче
.т пользова.те.ле.й.
Да
.нные све.де.ния сохра.няются в та.блица.х с пе.рвичными да.нными,
на
.име.нова.ния которых совпа.да.ют с на.име.нова.ниями спра.вочников.
Да
.ле.е используе.тся экра.нна.я форма ре.гистра.ция па.пки и докуме.нта. При
этом используются да
.нные все.х систе.мы спра.вочников, ука.за.нных ра.не.е. В
ре
.зульта.те информа.ция о докуме.нта.х и па.пка.х сохра.няе.тся в спра.вочнике Па.пки
и та
.блица.х Докуме.нты и Фа.йл.
За
.те.м а.дминистра.тор и пользова.те.ль систе.мы получа.е.т на экра.н соста.в
спра
.вочников, а та.кже список докуме.нтов и па.пок. При этом используются
да
.нные из все.х спра.вочников систе.мы и та.блицы Докуме.нты. При
не
.обходимости да.нные докуме.нты можно выве.сти на пе.ча.ть.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
В ка
.че.стве входной информа.ции в ра.зра.бота.нной систе.ме
докуме
.нтооборота используются сле.дующие докуме.нты и све.де.ния:
− пе
.ре.че.нь отде.лов пре.дприятия;
− список сотрудников пре
.дприятия;
− номе
.нкла.тура де.л.
80
Да
.нные докуме.нты вносятся в систе.му вна.ча.ле е.е ра.боты.
В систе
.ме используются спра.вочники, приве.де.нные в та.блице 14.
Таблица 14
Перечень используемых справочников
п
п
Название
справочник
а
Ответственн
ый за
ведение
Средний
объем
справочни
ка в
записях
Средняя
частота
актуализац
ии
Средний
объем
актуализаци
и, %
1
Отде
.
лы
А
.
дминистра
.
тор
100
1 ра
.
з в ме
.
сяц
10
2
Роли
пользова.те.л
е.й
А
.
дминистра
.
тор
10
1 ра
.
з в год
10
3
Пользова
.
те
.
л
и
А
.
дминистра
.
тор
200
1 ра
.
з в год
10
4
Типы
докуме
.
нтов
А
.
дминистра
.
тор
500
1 ра
.
з в ме
.
сяц
25
5
Номе
.
нкла
.
тур
а.
Пользова
.
те
.
ль
200
1 ра
.
з в год
25
6
Па
.
пки
Пользова
.
те
.
ль
250
е
.
же
.
дне
.
вно
25
Спра
.вочник «Отде.лы» включа.е.т в се.бя на.зва.ние отде.ла. Спра.вочник
Роли пользова
.те.ле.й включа.е.т на.име.нова.ние роли пользова.те.ля, а та.кже
опре
.де.ле.нные пра.ва на чте.ние, доба.вле.ние или уда.ле.ние докуме.нтов, фа.йлов,
па
.пок. В спра.вочнике Пользова.те.ли соде.ржа.тся сле.дующие све.де.ния:
− Фа
.милия;
− Имя и отче
.ство;
− Должность;
− Логин;
− Па
.роль;
− Да
.та ре.гистра.ции;
− Да
.та рожде.ния;
− Роль пользова
.те.ля.
Спра
.вочник«Номе.нкла.тура»соста.вляе.тся в ходе использова.ния
номе
.нкла.туры де.л бума.жного докуме.нтооборота и соде.ржит сле.дующие
ре
.квизиты:
− На
.име.нова.ние за.писи (де.ла.) в номе.нкла.туре.;;;
81
− Количе
.ство томов;
− Номе
.р тома;.
− Стра
.ниц все.го;
− Да
.та доба.вле.ния;
− ФИО доба
.вивше.го пользова.те.ля;
− ФИО уда
.ливше.го пользова.те.ля.
Спра
.вочник«Па.пки»являе.тсяспра.вочником, который соде.ржит све.де.ния
о созда
.нии ка.ждым пользова.те.ле.м ие.ра.рхии обра.ба.тыва.е.мых докуме.нтов.
Та
.кже ка.жда.я па.пка може.т быть в той или иной сте.пе.ни открыта для чте.ния и
за
.писи другими пользова.те.лями, либо вообще за.крыта.
Да
.нный спра.вочник соде.ржит сле.дующие ре.квизиты:
− На
.име.нова.ние па.пки;
− ФИО доба
.вивше.го пользова.те.ля;
− Да
.та доба.вле.ния;
− Пра
.ва доступа.;;
− Изобра
.же.ние.
Опе
.ра.тивна.я информа.ция хра.нится в та.блица.х Докуме.нты и Фа.йлы. В
та
.блице Докуме.нты хра.нятся все све.де.ния о за.ре.гистрирова.нном докуме.нте, а
име
.нно сле.дующие ре.квизиты:
− Номе
.р докуме.нта.;
− ФИО сотрудника
.
− На
.име.нова.ние.
− Вид докуме
.нта.
− Да
.та подготовки
− Да
.та и вре.мя ре.гистра.ции
− Количе
.ство стра.ниц
− Приме
.ча.ние.
− А
.дре.са.т
− Ста
.тус
82
− Пра
.ва доступа..
В ходе де
.яте.льности к докуме.нта.м могут прикре.пляться ра.зличные
фа
.йлы, в том числе и их эле.ктронные копии. Све.де.ния о та.ких фа.йла.х
соде
.ржа.тся в та.блице Фа.йлы, в которой учитыва.ются ниже.пе.ре.числе.нные
ре
.квизиты:
− Номе
.р фа.йла.
− На
.име.нова.ние фа.йла.
− Путь к фа
.йлу на се.рве.ре.
− Ра
.зме.р в кб
− Да
.та доба.вле.ния
− ФИО пользова
.те.ля, доба.вивше.го фа.йл
− Код докуме
.нта, к которому прикре.пле.н фа.йл
− Пра
.ва доступа.
− Тип фа
.йла (ра.сшире.ние.)
2.2.3 Характеристика результатной информации
Ре
.зульта.тной информа.цие.й для за.да.чи а.втома.тиза.ции де.лопроизводства
являются сле
.дующие докуме.нты:
− список сотрудников;
− список докуме
.нтов по вида.м;
− номе
.нкла.тура де.л;
− уче
.тна.я ка.рточка докуме.нта.;
− список докуме
.нтов, на.ходящихся в а.рхиве.
Список сотрудников приве
.де.н на рисунке 13.
83
Рисунок 13 - Список сотрудников
В списке сотрудников име
.ются сле.дующие ре.квизиты:
− Фа
.милия, имя, отче.ство сотрудников;
− Да
.та ре.гистра.ции;
− Должность;
− Отде
.л;
− Да
.та рожде.ния;
− Логин и па
.роль для доступа в систе.му.
Да
.нный докуме.нт формируе.тся на основе спра.вочников«Отде.лы»,
«Пользова
.те.ли».
Списки докуме
.нтов име.ют сле.дующие ре.квизиты:
− На
.име.нова.ние докуме.нта.;
− Да
.та ре.гистра.ции;
− Кра
.ткое описа.ние.;
− Количе
.ство стра.ниц;
− А
.дре.са.т;
− Ссылка на эле
.ктронную ве.рсию докуме.нта.
Экра
.нна.я форма списка докуме.нтов приве.де.на на рисунке 14.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2035