Материал: 123

именование полное или сокращенное указывают выше наименования предприятия, например:

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ ПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ШТАБ

Это же правило распространяется на оформление наименования министерства. В случае подготовки документов от имени двух и более министерств, учреждений и организаций они оформляются без использования бланка.

9.Реквизит «Справочные данные об организации» используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи

сорганизацией, а также для выполнения расчетных денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи. Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты. Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

10.Реквизит «Наименование вида документа» должен быть на каждом документе (за исключением письма). Его печатают прописными буквами (ПРОТОКОЛ, ПРИКАЗ, РАПОРТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.д.) после наименования организации. Допускается печатать наименование вида документа с прописной буквы (Рапорт). Название вида документа отделяется от остальных реквизитов двумя межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами от левого края документа на бланках при угловом или при продольном расположении реквизитов бланка. Допускается центрирование наименования вида документа.

11.Обязательным реквизитом документа является дата (подписания, утверждения, согласования, даты, содержащиеся в тексте). Датой документа является дата его подписания. На документах, подготовленных совместно несколькими организациями, датой документа считается дата его подписания последней организацией.

Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако дату документа проставляет в момент его подписания (утверждения) лично руководитель. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой, в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 27 июля 2006 года следует оформлять 27.07.2006. Если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число. Допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат:

11

например, 27 июля 2006 г. В документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении. Правильно написанная дата может выглядеть так:

12.Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел. Например, индекс по номенклатуре дел: 218/08-17, где 218 – порядковый регистрационный номер, а 08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляет-

ся только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер

идату документа, на который дается ответ.

14.Место составления или издания документа указывают в том случае,

если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации»

и«Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15.Реквизит «Адресат». В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство внутренних дел России Управление правового обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Начальнику Воронежского института МВД России

генерал-майору полиции Н.Н. Иванову

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

12

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сидорову В.О. ул. Конева, д.5, кв.12,

г. Строитель, Борисовский р-н, Белгородская обл., 308204

В таком же порядке пишется адрес отправителя.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Министерство внутренних дел России УМВД по Белгородской области

Начальникам районных органов внутренних дел

16. Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности (например, на штатном расписании, на должностной инструкции, на акте проверки и т.д.). Документы могут утверждаться руководителем подразделения министерства, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия или специально издаваемым документом. Утверждаемый документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Министр внутренних дел Российской Федерации генерал армии (личная подпись)

И.И. Иванов

(дата)

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),

13

наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14 или УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне.

17. Указания по исполнению полученного документа должны даваться в форме резолюции соответствующего руководителя. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Петрову Н.В., Кузнецовой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с фирмой «Консультант+» к 05.10.2006 Личная подпись Дата

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. В заголовке указывается краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким, точным и формулироваться с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?»: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и пишется с прописной буквы. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19.Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка помещается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок

ктексту».

14

20.Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ. В соответствии с содержанием допускается подразделять текст на разделы, подразделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

21.Отметка о наличии приложения помещается сразу под текстом от левого края документа. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей схеме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложение: 1. Статотчетность Ф-ЗК, на 4 л., в 3 экз. 2. Справочные материалы на 3 л., в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается: Приложение: брошюра в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

22. Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

15