Материал: 123

Министерство внутренних дел Российской Федерации

Белгородский юридический институт

Дрога А.А., Прокопенко А.Н.

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Учебно-методическое пособие

Белгород - 2012

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Учебно-методическое пособие предназначено для приобретения теоре-

тических знаний и практических умений и навыков оформления организацион- но-распорядительной документации машинописным способом и с использованием современной компьютерной техники, в применении стандартных программных продуктов для автоматизации делопроизводственной деятельности.

Данное пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности подразделения ОВД и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методи- ческих материалов.

Знание вопросов современного документирования практической деятельности и организации работы с документами поможет выпускникам работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении управленческих задач и задач борьбы с преступностью.

Содержание учебно-методического пособия:

теоретический материал; порядок проведения практических занятий;

задания для самоподготовки курсантов; задания для контрольной работы; вопросы для подготовки к итоговому занятию.

Входе занятия необходимо выполнить задания, предусмотренные разделом «Задание на занятие».

Порядок проведения практических занятий.

Курсанты проходят все занятия в порядке, указанном в учебно-методи- ческом пособии.

Впроцессе самоподготовки необходимо:

изучить теоретические вопросы, используя материалы учебно-методи- ческого пособия и рекомендуемую литературу;

выполнить индивидуальные задания; подготовиться к выполнению практических заданий;

подготовить вопросы по каждой теме, которые необходимо уточнить в ходе соответствующего практического занятия.

Отчетность. Работа курсанта оценивается полученными в ходе занятия теоретическими знаниями и качеством выполнения практических заданий. По итогам выполнения каждого задания преподаватель ставит отметку.

3

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство ведется в соответствии с государственными стандар-

тами: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В Министерстве внутренних дел Российской Федерации в соответствии с

Приказом МВД РФ от 20.06.2012 №615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

Документационное обеспечение управления – вид служебной деятель-

ности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Современное делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации – система документации,

созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Организация работы с документами – это обеспечение движения до-

кументов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хра-

4

нения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

В Министерстве внутренних дел Российской Федерации организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления осуществляется управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления возлагается на руководителей органов внутренних дел.

2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

1.Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

2.Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

3.Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

4.Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться

водном и том же значении.

5.Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

6.Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.

7.Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

8.В документе не должно быть помарок и исправлений.

Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

ГОСТ Р 6_30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для ор- ганизационно-распорядительных документов:

общий бланк; бланк письма;

5