Статья: Зарубежный опыт автоматизации управления документированной информацией на примере США

Разработка законодательства в сфере управлении документацией в США

С 1950 года в США начинает действовать законодательство по управлению федеральной документацией. В 1980 году был принят Закон о работе с документами, предполагающий необходимость создать единую правовую основу для этой сферы административной деятельности. В структуре Национального архива США работает специализированное подразделение, занимающееся вопросами управления документацией.

Особенно активно за рубежом в последние годы ведут работу, направленную на законодательное обеспечение включения информационных технологий обработки документов и электронного документооборота в управление и взаимоотношения государственных структур и граждан. В США в 2000 г. был принят закон «О содействии использованию электронных документов и подписей в торговле между штатами и во внешней торговле».

Таким образом, законодательно обеспечить работу с документами на уровне государства – решаемая задача. Общее направление процесса усиления правового обеспечения жизнедеятельности в России делает вопрос оптимизации законодательства в области регулирования процессов управления документацией актуальнее. Необходимо разработать федеральный закон «О документационном обеспечении управления».

Автоматизированное управление документацией в США

В США управлением федеральными документами занимается National Archives and Records Administration (NARA) – федеральное учреждение, национальная архивно-документационная служба. К основному числу функций Национального архива США относят закрепленную на уровне федерального законодательства помощь федеральным учреждениям в правильном документировании их деятельности и процессах передачи документов на дальнейшее хранение или уничтожение.

Национальный архив США занимается:

• распространением стандартов, процедур, правил в сфере управления документами и проведением обучения управлению документами;
• проведением исследований в сфере совершенствования практики и программ управления документами;
• собиранием и распространением информации по программам обучения, технологическим разработкам и прочим типам деятельности в сфере управления документами;
• созданием межведомственных комитетов и советов, необходимых, чтобы обмениваться информаций в сфере управления документами федеральных учреждений;
• постоянным фиксированием внимания федеральных учреждений и Конгресса США на необходимости соблюдать правильную политику в сфере применения систем и технологий экономического управления документами;
• проведением обучения в сфере управления документами и рекомендациями федеральным учреждениям по проведению обучения в области применения систем и технологий экономичного управления документацией;
• инспектированием документов, программ и практики управления документами в федеральных учреждениях;
• составлением отчетов перед соответствующими комитетами Конгресса США и перед руководителем Административно-бюджетного управления США, и о соблюдении федеральными учреждениями рекомендаций, которые разрабатываются на основании результатов инспектирования документов.

Одно из приоритетных направлений деятельности Национального Архива – формирование нормативных основ управления электронными документами в рамках электронного правительства. Национальный архив – ответственный разработчик инициативы «Управление электронными документами электронного правительства».

Всем федеральным ведомствам и их подразделениям необходимо вести делопроизводство в соответствии с правилами Национального архива, а системам автоматизированного делопроизводства в федеральных ведомствах необходимо соответствовать требованиям, которые установил Национальный архив. С этой целью разработана программа «Управление документами в рамках электронного правительства».

Данная программа предполагает разработку правил, которые должны быть использованы в процессе управления электронными документами и передачи электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив, при использовании разных видов форматов и данных. NARA был одобрен стандарт требований Министерства обороны США к программным продуктам, которые используются в управлении электронными документами.

Этим стандартом установлен ряд обязательных требований и функциональное наполнение программного обеспечения, которое используется в управлении документами. Национальным Архивом рекомендовано использование разработанного стандарта и сертифицированных в соответствии с ним продуктов, как основы выбора системы электронного документооборота федеральным органом управления.

Также Национальным Архивом разработан «Инструментальный набор для управления электронными документами» в качестве методического пособия для работников.

В 2008 году NARA запустила программу Архива электронных документов, которая должна помогать федеральным ведомствам управлять документооборотом. Архив электронных документов помогает в обеспечении обработки, сохранения, управления и устойчивого доступа ко всем видам электронных документов, вне зависимости от особенностей компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Вопрос управления документами и государственным делопроизводством был поднят на высшем государственном уровне, когда Президентом США Бараком Обамой был издан специальный Меморандум «Управление государственными документами» 28 ноября 2011 года. В Меморандуме отмечено, что федеральный органы управления в своей работе должны стремиться реализовать две основные цели:

1. Внедрить электронное делопроизводство, чтобы обеспечить прозрачность, эффективность и ответственность в органах управления. Для этого им выдвинули задачу к 2019 году максимально перейти на электронный документооборот, включая документы с постоянным сроком хранения.
2. Улучшить организацию управления документами. Для это предусмотрено введение механизма назначения в каждом ведомстве ответственного должностного лица, проведение постоянного обучения персонала в области управления документами, разработка перечня документов и предоставление их в NARA.

Безусловно, опыт США в области управления документами – яркий ориентир для всего мира, решающего такие же проблемы, требующий дальнейших исследований и непрерывного мониторинга.