Задание 1Составьте служебную записку начальника отдела продаж на имя руководителя отдела снабжения о том, что в связи с производственной необходимостью отделу продаж следует приобрести канцелярские товары (составьте список необходимых товаров - не менее 7 позиций).
Задание 2В созданном в апреле 2018 г. ОАО «Лидер» вопросами документационного обеспечения управления занимается служба делопроизводства. В чем заключаются цели и задачи службы делопроизводства? В чем заключаются функции службы делопроизводства?
Ответ на задание 1Составьте служебную записку начальника отдела продаж на имя руководителя отдела снабжения о том, что в связи с производственной необходимостью отделу продаж следует приобрести канцелярские товары (составьте список необходимых товаров - не менее 7 позиций).Руководителю отдела снабжения ООО «Ирма» Барановскому И.И.от начальника отдела продаж ООО «Ирма»Мельниченко А.А.Служебная записка № 1о закупке канцелярских товаров02.06.2023г. ТулаПрошу, в связи с производственной необходимостью отдела продаж, произвести закупку канцелярских товаров согласно перечню:
№ п/п
|
Наименование
|
Ед. изм.
|
Кол-во
|
1
|
Бумага для заметок
|
уп.
|
3
|
2
|
Бумага А4
|
уп.
|
5
|
3
|
Подставка для канц.принадлежностей
|
шт.
|
3
|
4
|
Бумага для факса 210мм*30м
|
шт.
|
5
|
5
|
Дырокол
|
шт.
|
1
|
6
|
Папка с регистратором 20мм
|
шт.
|
5
|
7
|
Папка с регистратором 50мм
|
шт.
|
10
|
Начальник отдела продаж Мельниченко А.А.Ответ на задание 2
В созданном в апреле 2018 г. ОАО «Лидер» вопросами документационного обеспечения управления занимается служба делопроизводства. В чем заключаются цели и задачи службы делопроизводства? В чем заключаются функции службы делопроизводства?
Главная цель службы делопроизводства- это совершенное документационное обеспечение управления, качественное предоставление документационно-информационных услуг, своевременная обработка и передача на разные уровни управления необходимой для принятия управленческих решений релевантной информации.В современных организациях делопроизводство становится высокотехнологичным производственным процессом, обеспечивающим документирование управленческой информации и организацию обращения служебных документов, в том числе электронных, системой организационного, информационного, аналитического, правового, ретроспективного ее функционирования. Оно объективно выделяется в перспективный вид профессиональной деятельности, получает соответствующее технологическое и организационное оформление и требует значительного объема знаний.
Задачи и функции службы делопроизводстваХорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
-
постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
-
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов;
-
сокращение документооборота;
-
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.
Основными целями и задачами службы делопроизводства являются: