Значимые изменения подходов к управлению персоналом аргументируются серьезными переменами, которые произошли в настоящее время на рынке труда. Направления интеллектуализации труда, увеличения времени, затрачиваемого на досуг, глобализации, «интернетизации» привели к удорожанию труда с одновременным дефицитом трудовых ресурсов.
Важна консолидация вокруг управленческой вертикали всех функций системы управления персоналом, которая выражается в появлении стратегического уровня в управлении человеческими ресурсами. Вместо довольно фрагментизированной структуры управления персоналом сформировывается система менеджмента, которая ориентирована на развитие человеческого капитала.
Нынешнее построение и реализация систем управления персоналом должно основываться на методах комплексного организационного проектирования, которая базируется на синтезе авторитетных научных теорий и практическом опыте.
Организационное проектирование позволяет: учесть самые разные внутренние и внешние факторы, оказывающие влияние на эффективность управления; синтезировать лучшие мировые практики; минимизировать риски от неправильных действий.
Методы проектирования систем и подсистем управления кадрами включают не только разнообразные характеристики и связи, которые поддаются непосредственному анализу и рациональному проектированию, но также социально-психологические, которые в меньшей степени поддаются формализации. Особенность формирования кадрового управления заключается в том, что данный процесс не может быть грамотно представлен в виде задачи выбора наилучшего варианта организационной структуры по однозначному, четко сформулированному и математически представленному критерию оптимальности. Это многокритериальная, количественная и качественная проблема, которая решается на базе синтеза научных методов оценки, моделирования организационных систем с субъективными характеристиками деятельности менеджмента, экспертов и специалистов по выбору и анализу наилучших вариантов организационных решений.
В качестве методов формирования кадровых систем управления можно использовать системный анализ, который служит методологией системного подхода к решению проблем совершенствования кадровой системы управления. Данный подход ориентирует на исследование системы управления кадрами в целом и ее элементов: целей, функций, кадров, организационной структуры, информации, технических средств управления, методов управления человеческими ресурсами, технологии управления.
Метод декомпозиции позволяет дробить сложные явления на более простые. И чем проще составляющие, тем полнее проникновение в суть явления. После дробления важно воссоздать систему управления кадрами как единое целое. При этом используется метод декомпозиционного моделирования, где модели могут быть графическими, логическими и цифровыми.
Метод последовательной подстановки дает возможность изучить влияние на формирование системы управления кадрами любого фактора в отдельности, за исключением действий иных факторов. Они ранжируются и среди них отбираются наиболее существенные факторы.
Метод сравнений дает возможность сравнить действующую систему управления кадрами с аналогичной системой передовой компании, с нормативным или прошлым состоянием.
Метод структуризации целей предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления персоналом с точки зрения их соответствия целям организации. Анализ целей, развертывание их в иерархическую систему целей, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе являются важной предпосылкой построения рациональной системы управления персоналом.
Экспертно-аналитический метод развития управления персоналом базируется на привлечении специалистов высокой квалификации по управлению кадрами, управленческого персонала организации к процессу совершенствования. В ходе использовании данного метода необходима проработка форм систематизации, записи и ясного представления мнений и заключений экспертов. Но не всегда данный метод обладает высокой точностью и объективностью, поскольку у экспертов отсутствуют единая система оценок.
Нормативный метод предусматривает использование системы нормативов, которые определяют содержание и структуру функций по управлению персоналом, численность сотрудников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения системы управления персоналом.
кадры делопроизводство подсистема правовой
На сегодняшний день законодательство от работодателя требует оформления большого объема документов, которые отражают разные аспекты трудовых отношений с персоналом. Формируют и оформляют подобные документы работники кадровой службы компании вместе с сотрудниками юридического отдела. Важность кадровых документов определяется тем, что в них зафиксирована информация, которая необходима для проведения гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение, так что кадровая служба компании должна руководствоваться инструкциями, постановлениями и иными законодательными документами, которые содержат нормы трудового права. За нарушение норм, которые содержатся в данных правовых актах, стороны могут быть привлечены к ответственности.
В первую очередь сотрудники, которые отвечают за делопроизводство по личному составу, должны отлично знать Трудовой кодекс РФ. На его основании в компании устанавливается единый порядок оформления документов службы управления персоналом.
Согласно Федеральному закону от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» формируется деятельность кадровой службы с персональными сведениями работников компании. Правила хранения и обработки информации, а также порядок работы со сведениями и контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных.
Информация, которая составляет коммерческую тайну, список работников, которые имеют доступ к ней, уровень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются согласно Федеральному закону от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Положения Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» позволяют компании правильно сформировать систему охраны труда, а также безопасные условия труда для своего персонала.
Методические документы по управлению и кадровому делопроизводству носят всего лишь рекомендательный характер. Подобные документы имеют рекомендации по оформлению документов, а также организации работы с ними. Фирма вправе сама решать: придерживаться данных рекомендаций или разработать собственные корпоративные стандарты.
На сегодняшний день действуют определенные стандарты оформления учетных и распорядительных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливает структуру реквизитов документов, а также требования к их оформлению.
Перечень типовой управленческой документации, которая образуется в деятельности фирм, с указанием сроков хранения, которые утверждены Федеральной архивной службой, дает полный список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их значимости с юридической точки зрения.
Отделу кадров необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут верно заполнить трудовую книжку сотрудника, при необходимости внести соответствующие изменения в нее или оформить дубликат вместо утраченного или испорченного документа.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, которые осуществляют работу на территории РФ. В документе также указаны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.
Компания при необходимости имеет право вносить в унифицированные формы дополнительные реквизиты, строки и графы, сужать или расширять объем представляемой информации, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки требуемой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм.
В ходе заполнения унифицированных или собственных форм учетной документации важно заполнять все реквизиты. Внесенные дополнения и изменения утверждаются приказом руководителя компании. Запрещено использовать устаревшие бланки унифицированных форм первичных документов.
Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.
Механизм включает разработку нормативной правовой базы государственной кадровой политики, которая регламентирует функции и полномочия государственных органов и должностных лиц в области кадровой деятельности, регулирует функции и задами кадровой работы и работы кадровых служб. Это прерогатива прежде всего высших органов законодательной власти, которые принимают законы и другие нормативные правовые акты, касающиеся кадровой работы, а также Президента РФ и Правительства РФ.
Законодательная база кадровой политики и кадровой работы имеет несколько уровней. Нормативно-правовое регулирование проводимой государственной кадровой политики осуществляется в соответствии с Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными актами РФ, общепризнанными нормами международного права, конституциями (уставами), законами и иными актами субъектов РФ.
Главное в законодательно-нормативном обеспечении государственной кадровой политики - создание единого и развитого правового поля кадровой политики и кадровой деятельности в России.
Нормы Конституции РФ регулируют такие важнейшие организационно-кадровые вопросы, как определение порядка формирования высших органов государственной власти страны, предоставление и гарантия каждому гражданину права на труд, на свободный выбор профессии, рода и места трудовой деятельности, права на равный доступ к государственной службе.
В рамках федерального законодательства Трудовой кодекс РФ регулирует весь комплекс социально-трудовых отношений в стране. Современное законодательство о государственной службе России представлено Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации» от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ. Этот нормативный правовой акт устанавливает правовые и организационные основы системы государственной службы России, в том числе системы управления государственной службой.
Государственную гражданскую службу Российской Федерации регулирует Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. Указами Президента Российской Федерации утверждены положения об аттестации и конкурсном отборе государственных гражданских служащих, введено положение об общих принципах служебного поведения государственных служащих, о дополнительном профессиональном образовании и т.д. Правительством Российской Федерации принят ряд актов по вопросам социальных гарантий государственных гражданских служащих.
Однако в целом по всем областям государственного управления наблюдается недостаточное правовое обеспечение кадровой политики, что снижает эффективность механизмов реализации государственной кадровой политики. В условиях развития системы государственного управления требуется постоянная корректировка и развитие законодательной базы кадровой деятельности как государственной, так и негосударственной сферы.
В целях активизации нормативно-правового механизма реализации кадровой политики требуется создание не только современной нормативно-правовой базы кадровой работы, но и единого для Российской Федерации правового поля в кадровой сфере, устранения имеющихся в нормативных документах правовых коллизий, противоречий в регулировании кадровых процессов и отношений. Но прежде всего, необходимо ликвидировать несоответствие регионального законодательства федеральному. Важно нормативно определить статус субъектов государственной кадровой политики и работы, ясно сформулировав их полномочия и ответственность. Необходимо отдельным законодательным актом федерального уровня установить полномочия и функции кадровой службы государственного органа.
Нормативно-правовое закрепление единых для России принципов, механизмов, технологий, процедур, стандартов придаст кадровой работе целостность, системность, стабильность, унифицированность, определенный централизм и, главное, действенность.
Согласно статье 1 ТК РФ формирование основных правовых условий по организации труда, трудоустройству у работодателя, профессиональной подготовке, переподготовке и росту квалификации и правовое регулирование этих отношений входят в круг главных задач законодательства труда. В этом заключается роль трудовых правоотношений. Значима роль таких институтов, как «заработная плата», «рабочее время», «охрана труда», а также «дисциплина труда» в решении проблем по организации трудовых отношений.
Действующее законодательство имеет много норм, которые призваны отрегулировать поведение обеих сторон в трудовых отношениях, что может сформировать заблуждение касаемо их достаточности. Однако рыночные отношения, не игнорируя централизованного воздействия на участников процесса хозяйствования, в своем базисе имеют условия оперативного и свободного распоряжения ресурсами, в частности трудовыми. С целью адекватного управления важны внутрифирменные нормативные акты, которые учитывают самые разнообразные факторы, дающие возможность менеджменту фирмы реализовать себя в бизнесе и проявить организаторское творчество.
Правительство страны, реализуя защиту трудового права, отнесло к
исключительному ведению федеральных органов исполнительной власти те аспекты
трудовых отношений, где весьма велика вероятность ущемления прав и интересов
сотрудников со стороны менеджмента, например порядок заключения, изменения и
расторжения трудовых договоров, ведения коллективных переговоров, заключения и
изменения коллективных договоров, порядок и условия материальной
ответственности сторон трудовых отношений, виды дисциплинарных взысканий и
порядок их применения, особенности правового регулирования труда отдельных
категорий работников и другое (ст. 6 ТК РФ). Здесь налицо публично-правовая
сторона трудового права, творчество управляющих сводится к минимуму.
Основным ресурсом организации является персонал, поскольку субъекты управления сначала воздействуют на людей, а затем за счет персонала воздействуют на различные процессы деятельности. Следовательно, вопросы управления персоналом затрагивают все подсистемы предприятия, а работа системы управления персоналом распространяется на каждого сотрудника. Формирование системы управления персоналом решает такие задачи, как рост эффективности деятельности системы управления персоналом и увеличение конкурентоспособности организации в целом, а также рост качества исполнения функций кадровой службы, оптимизация функциональных взаимосвязей кадровой службы с остальными подразделениями, совершенствование технологии кадрового управления.