Щелкнуть ячейку, в которую требуется ввести формулу;
Для того чтобы начать формулу с функции, следует нажать кнопку Изменить формулу в строке формул;
Нажать кнопку со стрелкой вниз, расположенную справа от поля Функции;
Выбрать функцию, которую требуется вставить в формулу. Если функция отсутствует в списке, то следует выбрать пункт Другие функции для вывода списка дополнительных функций;
Ввести аргументы;
По завершении набора формулы нажать клавишу ENTER.
Одну и ту же формулу можно ввести сразу в несколько ячеек. Для этого необходимо выделить ячейки, ввести формулу, а затем нажать клавиши CTRL+ENTER.
Формула может быть введена в диапазон ячеек с помощью операций вставки-копирования.
Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа. При помощи ссылок из ячейки извлекается содержащаяся в ней информация (данные или формула), которая используется в производимых операциях. При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах значение одной ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги, на другие книги, а также на данные других приложений. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.
По умолчанию Excel использует стиль ссылок A1, определяющий столбцы буквами (от A до IV, всего не более 256 столбцов), а строки номерами (от 1 до 65536). Эти буквы и номера называются заголовками строк и столбцов. Для ссылки на ячейку вводится буква столбца, а следом номер строки. Например, ссылка D50 указывает на ячейку, расположенную на пересечении столбца D и строки 50. Для ссылки на диапазон ячеек вводится адрес ячейки, находящейся в левом верхнем углу диапазона, двоеточие (:), а затем адрес ячейки, находящейся в правом нижнем углу диапазона: A3:K15.
При вводе информации в строке формул отображаются адрес ячейки и содержание вводимой информации.
Ячейки, используемые в формуле, могут быть указаны ссылкой одного из трех видов.
При создании формулы ссылки обычно учитывают расположение относительно ячейки, содержащей формулу. Относительные ссылки определяют положение используемой ячейки относительно положения ячейки с формулой. При копировании формулы с относительными ссылками в другие ячейки Excel автоматически изменяет ссылки во вставляемой формуле, указывая на другие ячейки в соответствии с положением формулы. Адрес ячейки при использовании относительной ссылки состоит из обозначения столбца и номера строки: В23.
При использовании адреса фиксированной ячейки (который не будет смещаться в процессе работы с таблицей) используют абсолютные ссылки, при которых в написание адресов ячеек добавляются символы доллара: $A$4, $AB$23. Абсолютные ссылки всегда указывают на конкретные ячейки. Относительные ссылки автоматически корректируются при их копировании, сохраняя относительные расстояния между адресами ячеек, в которой хранится используемая в формуле информация – аргумент, и адресом ячейки, где должен располагаться результат вычисления – функция, абсолютные ссылки – нет.
Например, если имеется формула, умножающая содержимое ячейки A5 на ячейку C1 (=A5*C1), то при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки (и А5, и С1). Для создания абсолютной ссылки на ячейку C1, следует поставить знак доллара в ее адресе в формуле: =А5*$С$1.
Если может смещаться только одна из координат ячейки, то используют смешанные ссылки, при которых знак доллара приписывают только одной координате (той, у которой адрес не смещается): $A4, D$45.
При выполнении операций с данными таблицы обращение к ее ячейкам или фрагментам может производиться либо с указанием их адресов, либо присвоенных им имен. Задание ячейкам или их диапазонам имен можно сделать разными способами.
1. Если используются заголовки строк диапазона (левый столбец) или столбцов (верхняя строка): (это может быть и одна ячейка).
Выделить диапазон ячеек, которым требуется присвоить имя, задать команду Вставка►Имя, потом выбрать пункт Создать и выбрать параметр в строке выше или в столбце слева, или в строке ниже или в столбце справа в зависимости от места расположения текстовых меток.
2. Задание произвольных имен:
Выделить диапазон, которому требуется присвоить имя, или отдельную ячейку, если имя присваивается формуле, задать команду Вставка►Имя, указать пункт Присвоить и ввести имя в поле Имя, нажать кнопку Ок. Можно сделать и иначе: щелкнуть в окне имен (левая часть строки формул) и ввести новое имя, после чего нажать кнопку Enter.
Заданные ячейкам или диапазонам ячеек имена можно использовать при операциях с данными таблицы (выполнением расчетов, обработкой результатов и т.д.). для этого необходимо выполнить процедуру:
Выделить диапазон, в котором должны быть заменены адреса;
Задать команду Вставка►Имя►Применить;
Выделить все применяемые в этом диапазоне имена и нажать кнопку Ок;
Имена можно вставлять в формулы сразу при их написании. Для этого вместо указания ссылки на адрес ячейки (диапазон ячеек) вставить в формулу имя ячейки или диапазона, выбрав его по команде Вставка►Имя►Вставить.
Диаграммы позволяют наглядно представить зависимости величин друг от друга в виде графиков, что позволяет лучше оценить их связи, тенденции развития.
Составные части диаграмм
Большинство диаграмм располагают данные по вертикальной и горизонтальной осям координат. Горизонтальная ось называется осью независимых переменных (аргументов), вертикальная ось – осью зависимых переменных (функцией). Пространство между осями называют областью построений. Графические символы (линии, столбцы, сектора круга и т.п.) называют маркерами данных, они представляют конкретные числовые значения величин. На диаграмме может быть заголовок, заголовки осей, легенда с описанием маркеров данных, значения переменных в некоторых точках и т.п.
Создание диаграмм
Диаграммы создаются помощью мастера диаграмм в следующем порядке:
Выделить диапазон ячеек, которые содержат необходимые для построения диаграммы данные. Эти ячейки не обязательно должны находиться в смежных ячейках. Для выделения диапазона ячеек, расположенных не рядом, нажать кнопку Ctrl и щелкнуть мышью последовательно на всех столбцах или строках, которые необходимо учесть в диаграмме. Данные выделенных строк или столбцов размещаются на диаграмме в порядке их выделения мышью;
Вызвать мастер диаграмм командой Вставка►Диаграмма или щелчком на кнопке Диаграмма;
Выбрать тип и вид диаграммы и нажать кнопку Далее;
Подтвердить или переопределить диапазон выбранных для построения ячеек. Можно поменять местами колонки и строки командой Ряды. Нажать кнопку Далее;
В появившемся диалоговом окне на отдельных вкладках задать необходимые параметры диаграммы, выбрав текст легенды, заголовок диаграммы, надписи на осях, подписи данных, линии сетки и таблицу данных. Нажать кнопку Далее;
Определить место размещения диаграммы в пределах таблицы данных или на отдельном листе. Нажать кнопку Готово.
Диаграмму можно строить и настраивать с помощью панели инструментов Диаграмма. Для этого:
Адреса используемых ячеек могут быть ведены с клавиатуры, либо путем их выделения курсором. Ввод формулы начинается либо с ввода знака равно = (нажать курсором знак равно перед полем содержимого ячейки), либо с ввода в поле содержания ячейки знака сложить +. После этого помещение курсора в ячейку воспринимается, как команда записать адрес ячейки в формируемую формулу.
В формуле может использоваться не только отдельная ячейка, но и целый фрагмент ячеек (прямоугольная непрерывная площадь ячеек в пределах таблицы). Для ввода фрагмента ячеек необходимо выделить их курсором и подтвердить выделение, переведя курсор в формируемую формулу.
Для выделения фрагмента курсор помещают в первую его ячейку и протягивают курсор по всей поверхности фрагмента при нажатой левой кнопке мыши. Можно сделать и иначе: выделить первую ячейку фрагмента, нажать клавишу Shift и, удерживая ее, переместить курсор в противоположную крайнюю ячейку фрагмента клавишами со стрелами либо щелкнуть курсор в противоположной ячейке. Для выделения всей строки достаточно щелкнуть мышью по ее номеру либо установить курсор в одну из ячеек стоки и нажать клавиши Ctrl+Пробел. Выделение столбца производится либо щелчком на его номере, либо выделением одной из его ячеек и нажатием клавиш Shift+Пробел. Для выделения всей таблицы достаточно щелкнуть по кнопке, расположенной между заголовками строк и столбцов либо одновременно нажать кнопки Ctrl+Shift+Пробел.
Для выделения нескольких несмежных областей необходимо выделить первую область, потом, удерживая кнопку Ctrl, перейти к следующей области и выделить ее.
Выделить диапазон ячеек, содержащих данные для создания диаграммы. Данные должны содержать и метки, которые должны быть использованы в диаграмме. Метками диаграммы служат названия столбцов и строк;
Щелкнуть по кнопке Тип диаграммы на панели диаграмм, раскрыть вкладку диаграмм и выбрать тип диаграммы, щелкнув по соответствующему рисунку;
Используя кнопки на панели инструментов, задать легенду, выбрать формат рядов, упорядочить строки и столбцы, выбрав аргументы и функции, выбрать таблицу данных.
В меню Формат выбрать команду Ряды данных или Ключ легенды, а затем — вкладку Порядок рядов;
В списке Порядок рядов указать ряд, порядок отображения которого следует изменить;
Нажимая кнопки Сместить вверх и Сместить вниз, установить желаемый порядок отображения ряда.
Изменение элементов диаграммы
После построения диаграммы может показаться целесообразным для повышения наглядности, информативности, выделения каких-либо показателей рассматриваемых величин изменить отдельные элементы построенной диаграммы. Это можно произвести в следующем порядке:
Активизировать диаграмму;
Дважды щелкнуть мышью на нужном элементе диаграммы;
В появившемся окне произвести изменения маркера. Можно изменить шрифт, цвет, узор, рамки отдельного элемента, способы заливки области диаграммы и областей построения.
Создавать и редактировать элементы диаграммы можно с помощью панели Диаграммы, используя поле Элементы диаграммы, кнопки Формат выделенного объекта, Легенда, Таблица данных, По строкам, По столбцам, Формат ряда данных.
Активизировать диаграмму;
Войти в меню панели Диаграмма и выбрать пункт Тип диаграммы. Можно нажать кнопу Тип диаграммы на панели диаграмм и выбрать тип диаграммы. Или щелкнуть правой кнопкой мыши в области диаграммы и выбрать в контекстном меню пункт Тип диаграммы.
Можно использовать командное меню.
Активизировать диаграмму;
В появившемся меню Диаграмма (оно появляется вместо меню Данные) выбрать команду Добавить данные;
Указать диапазон с новыми данными (выбрать диапазон как фрагмент таблицы);
После нажатия кнопки ОК новые данные появятся на диаграмме.
Можно использовать мышь.
Отобразить диаграмму на экране;
Выделить диапазон с добавляемыми данными;
Поместить курсор на нижнюю границу выделенного диапазона и перетащить его на диаграмму;
После отпускания кнопки мыши добавленные данные появятся на диаграмме.
Диаграммы и их элементы можно использовать как графические объекты. Их можно распечатывать, вставлять в текст, перетаскивать по тексту, менять размеры, поворачивать, удалять и т.д.
Когда создаваемая таблица оказывается больше размеров экрана, то при ее просмотре часть ячеек, содержащих описательную информацию, необходимую для привязки к содержанию ячеек, уходит с поля экрана, что создает неудобства. Чтобы на экране постоянно видеть заголовки столбцов и строк, можно выполнить привязку экрана к началу таблицы, что называется фиксацией титулов.
Для этого следует установить курсор в ячейку, расположенную ниже и правее той, столбцы и строки которой должны быть закреплены на экране, и подать команду Окно►Закрепить области. После этого при прокрутке экрана заголовки останутся видимыми. Будут смещаться только часть ячеек таблицы.
Когда таблица больше размера экрана, то при ее просмотре отдельные фрагменты таблицы, которые необходимо видеть при анализе данных, уходят с экрана, что создает неудобства. Можно расположить таблицу в нескольких окнах на одном экране, при этом каждое окно повторяет исходную таблицу. Но можно в каждом окне установить те фрагменты таблицы, которые требуется сопоставлять.