Некоторые диапазоны ячеек могут содержать данные последовательности чисел, имеющие арифметическую закономерность их изменения (например, даты, дни недели, порядковые номера месяца, арифметические прогрессии и т.д.). Заполнение данных в этом случае можно рационализировать, если привести их в режиме автозаполнения. Существуют несколько режимов автозаполнения.
1. Ввести данные в первые две последовательные ячейки и выделить их. Протянуть маркер заполнения (маленький черный квадрат в нижнем правом углу выделенной области) по всему ряду, куда надо ввести числа. После отпускания мыши весь рад заполнится данными с закономерностью, автоматически определенной программой.
2. Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Заполняемая при этом последовательность чисел будет иметь приращение 1.
3. Ввести данные в первые две ячейки ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Заполняемая при этом последовательность чисел будет иметь приращение, равное разности чисел первых двух ячеек.
4. Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые необходимо заполнить данными. Задать команду Правка►Заполнить и указать параметр Прогрессия. Задать тип заполняемого ряда (по столбцам или строкам), тип прогрессии и указать шаг заполнения.
При использовании повторяющихся последовательностей значений можно применять готовые списки (например, последовательность дней недели или месяцев). Можно создавать собственные списки. Для создания списка используется команда Сервис►Параметры, в открывшемся окне выбрать вкладку Списки. Выбрать Новый список, ввести его элементы. Нажать кнопку Добавить. При применении списка можно использовать как всю последовательность его элементов, так и отдельные части этой последовательности. Для этого установить курсор в первую ячейку заполняемого ряда, ввести первый элемент, протянуть маркер, после чего ряд заполнится элементами списка. Первый вводимый элемент не обязательно должен быть первым элементом списка.
Для редактирования содержимого ячейки необходимо ввести в нее курсор (в поле состояния строки формул отобразится содержание ячейки), щелкнуть два раза мышью в ячейке и удалить или ввести в нее новую информацию. Можно сделать то же самое и в строке формул. Если требуется удалить содержимое ячейки или фрагмента ячеек их необходимо выделить и использовать клавишу Del.
Для перемещения данных в другую область таблицы их сначала выделяют, потом их вырезают и, переместив курсор в начало фрагмента таблицы, куда данные должны быть перемещены, дают команду вставить.
Если в разных ячейках таблицы должны содержаться одинаковые данные, то их можно не вводить с клавиатуры, а копировать из одних ячеек в другие.
При копировании содержимого отдельной ячейки достаточно выделить эту ячейку, дать команду Копировать, переместить курсор в ячейку, куда требуется вставить данные, и выполнить команду Вставить. Для этого можно использовать либо команды меню Правка, либо команды контекстного меню. Если ячейки, куда требуется скопировать данные, смежные с областью, где данные хранятся, то можно использовать эффект размножения данных. Существует две возможности размножения данных. Можно выделить фрагмент ячеек, данные из которых следует скопировать в другие ячейки, и, уцепившись курсором за правый нижний угол фрагмента (курсор принимает форму черного крестика), протянуть курсор на область, куда следует скопировать. При втором способе необходимо выделить фрагмент, начиная с ячейки, где хранится информация, выделить диапазон ячеек, куда требуется скопировать данные, выполнить команду Правка►Заполнить► и указать, куда следует переместить данные (вниз, вверх, влево, вправо по таблице).
При копировании формул относительные ссылки на адреса ячеек изменяются в зависимости от направления копирования, сохраняя относительные расстояния между ячейками, где хранятся данные-аргументы, и ячейками, куда записывается результат. При использовании абсолютных ссылок они остаются в скопированных формулах неизменными. При использовании смешанных адресов меняются лишь относительные части адреса.
Примечания в таблице полезны в тех случаях, когда таблица является сложной и требуется для работы нескольким пользователям. Она помогает им сориентироваться в информации таблицы и порядке ее использования.
Для добавления примечаний к ячейкам таблицы надо установить курсор в ячейку и задать команду Вставка►Примечание. В открывшемся окне ввести текст. По завершении ввода текста щелкнуть на рабочем месте листа вне окна. Ячейка с примечанием выделяется красным треугольником в правом верхнем углу.
Примечание можно вставить в ячейку и с помощью команды Вид►Примечание. В этом случае появляется панель инструментов Рецензирование, используя кнопки которой можно создать, просмотреть, редактировать или удалять примечания. Для удаления примечаний в ячейке можно использовать и команду Правка►Очистить и использовать параметр Примечания.
После задания параметров таблицы, а также на любом этапе работы с нею можно уточнить ее вид, введя желаемые параметры. Задавать можно ширину столбцов и высоту строк, вид и шрифт текста, границы отдельных ячеек или фрагментов, их цвет, расположение текста в ячейке и т.д. Для этого используются возможности команды меню Формат.
Для управления параметрами строк и столбцов (размерами – шириной, высотой), размещением их в таблице достаточно войти в меню Формат и поработать с меню Строки или Столбцы, задавая требуемые размеры. Размеры могут быть заданы как в миллиметрах, так и в режиме автоподбора, в зависимости от вводимых данных. Можно скрыть или, наоборот, сделать видимыми отдельные строки или столбцы.
Изменение высоты строки или ширины столбца можно сделать перетаскиванием соответствующей линии, определяющей их границу. Для этого следует разместить курсор на границе строк или столбцов в поле их заголовков и потянуть его по горизонтали (при изменении ширины столбца) или вертикали (при изменении высоты строки).
Изменение размеров строк или столбцов может быть выполнено и при заполнении ячеек данными. Ширина автоматически станет такой, чтобы текст данных в них разместился. И даже если в таблице на экране часть текста закрывается полями других ячеек, текст сохраняется. Его можно увидеть в поле формулы при активизации ячейки и при печати документа.
Текст в ячейке можно форматировать, размещая в зависимости от границ ячейки. Длинный текст можно расположить в несколько строк, выполнив команду Формат►Ячейки, выбрать вкладку Выравнивание и включить параметр Переносить по слогам.
В режиме Формат►Ячейки на отдельных вкладках задаются параметры текста в ячейках, цвет текста, фона, линий, их толщина, расположение текста в пределах ячейки. Текст можно задавать разным шрифтом, цветом, расположением (например, разметить относительно границ ячейки или даже повернуть на некоторый угол).
Отдельные фрагменты таблицы можно оформить в разном тональном стиле, выделить границы разными типами линий и цветом, можно часть границ исключить при печати.
Для этого служит команда Формат►Ячейки и ее вкладка Граница, где выбирается тип, цвет линий или вкладка Вид для выбора цвета фона ячеек.
Если в ячейки вводится длинный текст, его можно расположить в несколько подстрок, увеличив высоту строки, в которой располагается эта ячейка. Для этого задают команду Формат►Ячейка, выбирают вкладку Выравнивание и включается параметр Переносить по словам. Если введенный в ячейку длинный текст требуется переразметить по нескольким ячейкам по вертикали, необходимо выделить диапазон ячеек, в котором должен быть размещен введенный текст, потом подается команда Правка►Заполнить и указывается параметр Выровнять.
Для расположения текста по горизонтали в области из нескольких соседних ячеек вводят текст в крайнюю левую ячейку области, потом выделяют всю область ячеек, начиная с левой, подают команду Формат►Ячейки, выбирается вкладка Выравнивание, выбирается параметр По центру в поле по горизонтали и устанавливается флажок Объединить. Можно просто нажать кнопку Объединить ячейки по горизонтали строк на панели форматирования, указав размещение надписи (влево, вправо или по центру этой же панели).
Для выполнения расчетов в таблице следует определить формулу, по которой требуется производить вычисления.
Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг.
Формулы вычисляют значения в определенном порядке. Формула всегда начинается со знака равенства (=). Знак равенства свидетельствует о том, что последующие символы составляют формулу. Элементы, следующие за знаком равенства, являются операндами, разделяемыми операторами вычислений. Формула вычисляется слева направо, в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле. Порядок операций может быть изменен с помощью скобок.
Формула может ссылаться на значения констант и на другие ячейки. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой, если ее значение зависит от значений в других ячейках. Всякий раз, когда меняются данные в ячейке, на которую ссылается формула, по умолчанию значение в зависимой ячейке также меняется.
Если формула использует не ссылки на ячейки, а константы, то результат изменится только при изменении самой формулы.
Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.
Microsoft Excel содержит множество типовых, или встроенных, формул, известных также как функции. Функции могут быть использованы для выполнения простых или сложных вычислений. Самой часто используемой функцией является функция СУММ, которая используется для сложения чисел в диапазоне ячеек.
Формула может быть набрана с использованием знаков математических операций (табл. 1) либо использована одна из формул, вычисление по которым определено в программе Excel.
Таблица 1
Арифметические операции |
Операторы сравнения |
||
+ |
Сложение |
+ |
Равно |
- |
Вычитание |
<> |
Не равно |
/ |
Деление |
> |
Больше |
* |
Умножение |
< |
Меньше |
^ |
Возведение в степень |
>+ |
Больше или равно |
% |
процент |
<+ |
Меньше или равно |
Порядок выполнения операции одной формулы:
Процент → возведение в степень → умножение и деление → сложение и вычитание → операторы сравнения.
Операции одного приоритета выполняются слева направо. Изменить порядок выполнения операций можно, объединяя их в скобки.
Для вставки формулы необходимо:
Указать ячейку, в которую необходимо ввести формулу;
Ввести = (знак равенства). Если нажать кнопку Изменить формулу или Вставка функции, знак равенства вставляется автоматически;
Ввести формулу либо набирая ее с клавиатуры (вводя знаки операций и используемые числа либо адреса ячеек в таблице, содержимое которых будет использовано при вычислении), либо используя одну из встроенных в процессор формул;
Нажать клавишу ENTER.