Статья: Основные направления информатизации архивного дела в контексте развития электронного общества

Основные направления информатизации архивного дела в контексте развития электронного общества

Колченко О.А., Брюханова Е.А.

Аннотация

Рассматриваются основные направления информатизации архивного дела в России. На основе анализа ряда нормативных и учетных документов были выделены некоторые стратегические направления развития архивного дела, к которым можно отнести информатизацию учета и организацию удаленного доступа к архивным документам. Реализация данных направлений будет способствовать расширению информационного обеспечения исторических исследований в части поиска, предварительной оценки и использования архивных источников.

Ключевые слова: архив; документ; оцифровка; НСА; обращения граждан.

Abstract

The article discusses the main directions of informatization of archiving in Russia. Based on the analysis of state programs, reports of the head of the Federal Archival Agency and analytical reports of VNIIDAD (All-Russian Scientific and Research Institute for Records and Archives Management), some strategic directions for the development of archiving were noted, including informatization of record-keeping and reference tools, organization of remote access to digitalized primary sources. The creation of electronic inventories is included in the list of the strategic indicators of Russian archiving development. The article presents an overview of the electronic reference systems (tools), deals with such directories as the Central Catalog of Funds, guidebooks of archives.

In addition, the objectives of digitizing archival documents and examples of Siberian archives that provide users with remote access are considered. The implementation of these areas will contribute to the expansion of information support for historical studies in terms of searching, preliminary study and the online use of archival sources. A special attention is paid to the opportunity of making legal inquiries on the social protection of citizens in electronic form, as well as thematic inquiries for information on specific problems, topics, events, facts. This opportunity appeared due to the expansion of access to digitized sources, the improvement of the infrastructure and professional communications.

The organization of this opportunity was one of the first stages of informatization of archiving. The article highlights the monitoring projects on archival documents' digitization that result in the development of a set of methodological documents aimed at setting uniform requirements for digitization of archival documents and electronic reference tools. The guidelines for the electronic copying of archival documents and management of the received information array are the most common. In addition, monitoring revealed the purpose of digitizing documents in the archives. The state archives of Tobolsk and of Krasnoyarsk Krai are considered as examples of the implementation of the “electronic archive” concept; they provide users with the opportunity not only to work with electronic reference systems, but also to work remotely with digitized documents. Informatization of the work of archives allows to transfer a whole range of public services in the Internet space. It is concluded that Russian archives are gradually becoming part of an electronic society.

Keywords: archive; document; digitization; reference book; inquiries of citizens.

В современном мире в период стремительного прогресса и развития информационного общества окружающие нас новые технологии вносят свои коррективы и дают толчок к формированию новых и переосмыслению старых методов, подходов, источников и результатов исследований в гуманитарных, в том числе исторических областях. Благодаря современным цифровым технологиям произошли изменения в ключевых аспектах исторического исследования - поиск, оценка и анализ исторических источников приобрели новую трактовку и особую актуальность.

Так, удалось осуществить самые глобальные идеи по оцифровке документов и созданию альтернативного поля хранения - хранения документов в виртуальной плоскости. Оцифровка (англ. Digitization, оцифрование) - это описание объекта, изображения или аудиовидеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала / объекта, при помощи той или иной аппаратуры, т.е. перевод его в цифровой вид, пригодный для записи на электронные носители [1]. Именно благодаря преобразованию документа из традиционной, присущей ему формы в цифровую (компьютерную), в виде электронного файла, обеспечивается расширение доступа к материалам главных хранителей историкокультурного наследия (архивов, библиотек, музеев и т.п.).

Этот процесс стал наиболее заметным проявлением «цифрового поворота» и развития цифровых гуманитарных наук. Происходящие изменения, связанные с расширением доступа к оцифрованным источникам, совершенствованием инфраструктуры и профессиональных коммуникаций, повлекли за собой создание программ в различных учреждениях (в том числе и архивах), оказывающих государствнные услуги по информационному обеспечению граждан (исполнение социально-правовых запросов). Например, в рамках реализации программ «Электронная Россия» (2002-2010) и «Электронное общество» (2011-2020) активно развиваются сферы осуществления государственных функций и предоставление государственных / муниципальных услуг в электронном виде. В этой связи уделяется внимание информатизации органов управления архивным делом и архивных учреждений федерального, регионального (архивы субъектов Российской Федерации) и муниципального уровней, которые осуществляют свою деятельность «в интересах граждан, общества и государства» [2. Ст. 1]. Целью статьи является характеристика направлений информатизации архивного дела в России и их реализации на примере архивов Сибири. Основными источниками при подготовке статьи стали тексты государственных программ, докладов руководителя Федерального архивного агентства, аналитических отчетов ВНИИДАД, а также информационных ресурсов архивов Сибири.

Одним из первых шагов архивов в реализации программы электронного общества стала возможность подачи гражданами социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, а также тематических запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. В соответствии с законодательством архивы обязаны подготовить и бесплатно предоставить социально-правовую информацию по требованию тех организаций и граждан, которых она касается. Такой запрос можно подать через сайты архивных учреждений, например Государственного архива Алтайского края [3], или единый портал государственных и муниципальных услуг [4].

Порядок подачи запросов в архивные органы и учреждения закреплен в Административном регламенте по предоставлению Управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов» [5]. Данный регламент разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги. Регистрация запросов производится специалистами архива в течение 3 дней с момента поступления в соответствии с п. 2 статьи 8 федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» [6]. Информацию о ходе исполнения поданного запроса можно получить на сайте архива [3]. Срок исполнения социально-правовых запросов составляет 30 дней. На основе анализа статистических данных Федерального архивного агентства сделан вывод, что услуга по исполнению запросов граждан является наиболее востребованной госуслугой, оказываемой государственными архивами [1].

Вторым аспектом реализации государственных программ является расширение присутствия архивов в информационном пространстве. Для развития данного направления архивного дела в регионах России (и, возможно, муниципальных образованиях) был разработан «Порядок реализации федеральной целевой программы “Культура России (2012-2018 годы)” в части мероприятий Росархива», в соответствии с которым архивы субъектов Российской Федерации могут принять участие в реализации данной программы на условиях конкурсного отбора, паритетного со- финансирования из регионального бюджета и наличия собственной «региональной программы (перспективного комплексного плана) развития архивного дела». Кроме того, некоторые аспекты информатизации архивного дела нашли отражение в целевых показателях, достижение которых предусмотрено планами мероприятий «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела» на 2016, 2017-2018 гг. [7. С. 586]

На основе перечисленных выше документов можно выделить некоторые стратегические направления, такие как информатизация учета, научно-справочного аппарата, оцифровка архивных документов и организация доступа к ним, которые способствовали в том числе расширению информационного обеспечения исторических исследований в части поиска, предварительной оценки и использования архивных источников. Итак, первым направлением была предусмотрена информатизация учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Для этого было запланировано развитие Единой автоматизированной информационной системы в составе программного комплекса (ПК) «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог», а также автоматизированной системы (АС) «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)». Благодаря информатизации некоторые учетные базы данных и системы оказываются доступными для пользователей, в том числе в сети Интернет, и становятся частью системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов. В соответствии с нормативно-правовыми документами, НСА - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. К НСА относятся путеводители, каталоги, обзоры, описи. Кроме того, в качестве НСА на сайтах архивов присутствуют списки фондов и справки о наличии документов по определенной теме [8. П. 5.5.1].

Одной из главных форм представления НСА архивов является полностью индексированная общеотраслевая государственная информационная система Центральный фондовый каталог (ЦФК) - федеральная государственная информационная система, представляющая сведения о составе Архивного фонда Российской Федерации и предназначенная для информационного обеспечения пользователей архивными документами. ЦФК рассматривается как информационная модель Архивного фонда Российской Федерации. В ЦФК внесены сведения о фондах 13 федеральных архивов и 2 234 государственных и муниципальных архивах 59 субъектов Российской Федерации [9]. В сведениях к фондам ЦФК содержит поисковые данные (номер, название и крайние даты фонда), аннотацию (состав документов) и историческую справку к фонду, место хранения (архив и субъект РФ). К сожалению, далеко не все фонды сопровождаются аннотацией, что затрудняет работу исследователей. Большинство архивов Сибири представлены в ЦФК. Центральный фондовый каталог можно назвать помощником исследователя в поиске архивных фондов, его использование имеет особую актуальность, если исследовательские интересы охватывают несколько регионов.

На сайтах некоторых архивов список фондов, являющийся учетным документом архива и предназначенный для регистрации принятых на хранение архивных фондов и присвоения им номеров [8. п. 3.4.1], выполняет роль архивного справочника. Например, архивы могут предоставлять открытый доступ к списку фондов в виде онлайн-таблицы, как, например, Исторический архив Дальнего Востока [10], или информационной системы, как Исторический архив Омской области [11]. Таким образом, список фондов становится кратким архивным справочником, представляющим собой реестр фондов с указанием номера, названия, крайних дат фонда, количества описей и единиц хранения (дел). В этом случае пользователям приходится ориентироваться только по названию фонда и его крайним датам, что не всегда позволяет выявить необходимые материалы.

Путеводители являются одними из основных архивных справочников. Они содержат сведения об архивных фондах архива (архивах) в систематизированном виде и предназначены для ознакомления пользователя с их составом и содержанием, состоят из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата [8. П. 5.5.2]. Главным достоинством путеводителя является аннотация к составу и содержанию документов фонда, но глубина комментариев к фонду зависит от вида путеводителя. Именно путеводители представляют для пользователей особый интерес на первом, поисковом, этапе исследования, когда необходимо выявить фонды, содержащие документы по теме.

На портале «Архивы России» представлена пользовательская версия базы данных «Путеводители по российским архивам», а также создан специальный раздел со списком путеводителей, межархивных справочников, перечней, обзоров документов российских архивов, доступных в сети Интернет. Идея создания единой системы по путеводителям и другим архивным справочникам российских архивов представляется интересной и важной для исследователей. На 2016 г. в базу данных были внесены сведения о 41 архивном справочнике [12].

Создание электронных описей входит в перечень стратегических показателей развития отечественного архивного дела. Так, в программе «Культура России» (2012-2018) Росархив ставил задачу оцифровать 19 млн описаний дел (заголовков) [16]. В рамках мероприятий «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела» на указанные годы «Архивы России» содержат следующий пункт: «Доля описаний дел государственных архивов, включенных в электронные описи, электронные каталоги и / или иные автоматизированные информационно-поисковые системы к концу 2016 года должна составлять 27,5 %, на 2017 - 62 %, на 2018 - 73 %». Для федеральных архивов эту работу планировалось завершить в ближайшие два- три года [17], а сейчас на официальном сайте Федерального архивного агентства выставлены ссылки на электронные описи и каталоги большинства федеральных архивов [18]. Создание таких ресурсов и предоставление доступа к ним на сайтах государственных архивов субъектов Российской Федерации происходит гораздо медленнее, несмотря на то, что оцифровка описей становится плановой работой архива, а форму представления описей (электронный текст - формат Word, PDF; изображение - JPEG, PDF; индексированная информационно-поисковая система) архив может выбрать самостоятельно.

Наибольший интерес для исследователей представляют информационно-поисковые системы архивов, позволяющие осуществлять поиск не только на уровне фондов, но и на уровне дел. Такие индексированные информационно-поисковые системы представлены на сайтах государственных архивов Красноярского края [15], Тюменской [13] и Томской областей [14]. Доступ к автоматизированному НСА предоставляется бесплатно, но зарегистрированным пользователям. Другие архивы также стремятся расширить информационные возможности пользователей путем разработки собственных информационно-поисковых систем или полнотекстовых баз данных.

Перевод в электронный формат научносправочного аппарата и архивных документов, а также предоставление удаленного доступа к ним является перспективным направлением развития архивного дела в Российской Федерации. В России процессы по оцифровке архивных материалов набирают силу. Федеральное архивное агентство совместно с ВНИИДАД регулярно проводят изучение опыта реализации проектов по оцифровке документов Архивного фонда и НСА в архивных учреждениях Российской Федерации. Такой мониторинг был проведен в 2011, 2013 и 2016 гг. К результатам первых исследований можно отнести разработку комплекса методических документов, направленных на формирование единых требований к оцифровке архивных документов и НСА. Наибольшее распространение получили «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом» [19]. Благодаря отчету ВНИИДАД, в котором был проанализирован опыт 93 архивов субъектов Российской Федерации, были выявлены цели создания электронных копий документов, среди которых: