Материал: Культура речи и деловое общение. методические указания для студентов 1 курса заочного обучения всех специальностей. Безатосная О.М., Суханова Т.В

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Воронежский государственный архитектурно-строительный университет»

Кафедра русского языка и межкультурной коммуникации

КУЛЬТУРА РЕЧИ И ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

Методические указания

для студентов 1 курса заочной формы обучения

всех направлений

В оронеж 2016

УДК 808.2-054.6(07)

ББК 81.2Рус-923я7

Составители о.М. Безатосная, т.В. Суханова, н.Б. Бугакова

Культура речи и деловое общение: метод. указания для студентов 1 курса заочного обучения всех специальностей / Воронежский ГАСУ; сост.: О.М. Безатосная, Т.В. Суханова, Н.Б. Бугакова. – Воронеж, 2016. – 37 с.

Содержат краткие теоретические сведения по дисциплине «Культура речи и деловое общение», необходимые для выполнения контрольной работы, практические задания и тесты.

Предназначены для студентов 1 курса заочной формы обучения всех профилей и направлений.

УДК 808.2-054.6(07)

ББК 81.2Рус-923я7

Печатается по решению учебно-методического совета

Воронежского ГАСУ

Р ецензент – В.И. Чечетка, канд. филол. наук, доц. кафедры иностранных языков Воронежского ГАСУ

Введение

Изучение курса "Культура речи и деловое общение" студентами-заочниками имеет целью совершенствовать навыки и умения в сфере делового обще­ния.

Студент должен выполнить одну контрольную работу, которая включа­ет материал по темам: "Особенности делового общения", "Виды делового об­щения", "Речевой этикет в документе". Прежде чем приступать к выполнению контрольных заданий, необходимо тщательно изучить материалы по соответ­ствующей теме, предваряющей задания. Рекомендуется также использовать литературу, которая приводится в конце методических указаний.

Выполненная контрольная работа направляется в университет на кафед­ру русского языка в установленные для проверки сроки (за 10 дней до начала сессии). Если работа возвращается с требованием переделать ее, необходимо внимательно прочитать все замечания рецензента, повторить те разделы, сла­бое знание которых явилось причиной ошибок, и после этого заново выпол­нить те задания, в которых допущены ошибки. Переделанная работа должна быть вторично направлена на кафедру.

Тема 1. Деловое общение

Деловое общение занимает значительное место в жизни многих людей. Ведь постоянно приходится обсуждать вопросы, связанные с организацией производства, с жизнью трудового коллектива, выполнением должностных и служебных обязанностей, с предпринимательской деятельностью, заключени­ем различного рода сделок, договоров, принятием решений, оформлением документов и т.д.

Деловое общение - это взаимодействие людей, имеющих общие или взаимодополняющие интересы или потребности. Умелое деловое общение во многом определяет успех деятельности.

Особенности делового общения

Деловое общение имеет всегда целевую направленность. В отличие от дружеского, деловое общение - это вид межличностного общения, направленного на достижение предметной договоренности. Конечно, деловые отношения не исключают дружеских, и наоборот.

Важнейшая особенность делового общения состоит в том, что нужно уметь строить отношения с разными людьми, добиваясь максимальной эф­фективности деловых контактов.

Вступая в деловой контакт, мы должны отчетливо представлять, что партнера по общению интересует прежде всего то, насколько мы ему можем быть полезны.

При этом, при прочих равных условиях, всякий предпочтет того, с кем приятно общаться, кому хочется пойти навстречу. Самое заманчивое для партнера предложение можно "провалить" своим хмурым видом или невоспи­танностью.

Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо владеть культурой делово­го общения.

Под культурой делового общения следует понимать высокий уровень умения общаться в деловом мире. Культура делового общения предполагает:

• высокую коммуникативную культуру, т.е. искусство говорить (в том числе публично) и слушать;

• умение объективно воспринимать и правильно понимать партнера;

• умение строить отношения с любым партнером.

В практической деятельности существуют разнообразные виды делово­го общения, например: деловые беседы, переговоры, совещания, презента­ции, телефонные разговоры, деловая переписка, организационно-техническое общение (компьютер, факс). Деловому человеку необходимо знать особенно­сти этих форм, владеть методикой их подготовки и проведения.

Задание 1. Проанализируйте ситуацию и письменно ответьте на вопросы.

Молодая симпатичная женщина приходит по объявлению о проведе­нии конкурса на должность, связанную с работой с людьми. Её спрашивают: «Почему вы пришли к нам?» Она доверительно, с приятной интонацией и милым выражением лица рассказывает: «Я на своей работе так мало получаю! Живу одна с ребёнком. Я уже даже газеты не выписываю. Покупаю только иногда. Вот как раз купила, а там ваше объявление» - «А работой с людьми вам приходилось заниматься?» - «Да нет, но, я думаю, попробую, может, и получится. Всё равно у нас на работе должно быть сокращение, боюсь, и меня сократят».

1. Удалось ли женщине сразу же произвести хорошее впечатление? Что этому способствовало? Что мешало?

2. Убедительно ли презентовала себя женщина?

3. Был ли «хозяин кабинета» удовлетворён ответами?

4. Каким может быть результат этой встречи для женщины? Для «хозяина кабинета»?

5. Есть ли необходимость и возможность повторной встречи?

6. Представьте себя на месте посетителя. Напишите, как бы вы презентовали себя.

Тема 2. Виды делового общения Деловая беседа

Деловая беседа - это форма межличностного общения, предполагающая обмен мнениями, информацией с целью решения той или иной проблемы.

Характер деловой беседы, особенности ее протекания, тематика обсуж­даемых вопросов определяются профессиональными и деловыми интересами ее участников. По характеру обстановки деловые беседы бывают официаль­ные и неофициальные. По характеру обсуждаемых вопросов наиболее распро­страненными считаются следующие виды деловых бесед: кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности); дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины; организационные, опреде­ляющие технологию выполнения задания; творческие, посвященные выработ­ке концепции того или иного проекта.

В деловой беседе обычно преследуются практические намерения:

• получить нужную информацию или обменяться ею;

• договориться по интересующему партнеров вопросу;

• убедить партнера в правильности принимаемого решения;

• установить контакт, деловые отношения, соблюдая при этом опре­деленный статус.

Инициатор беседы продумывает задачу и построение беседы, то глав­ное, что он хочет сказать, свою аргументацию.

Если партнеры хотят добиться взаимопонимания, то они стремятся к простоте общения, используя при этом, кроме специальных, разговорные сло­ва, доверительную тональность.

В процессе подготовки к беседе целесообразно наметить план буду­щего разговора. Беседа обычно строится по следующей схеме:

1. Начало беседы. Инициатору беседы важно установить деловой контакт и доброжелательную атмосферу. Начать беседу следует с приветствия, затем представиться. Например: «Здравствуйте! Рад вас видеть»; «Добрый день!»; «Доброе утро!»

2. Основная часть, в которой партнеры излагают свои позиции, ана­лизируют проблемы, ищут варианты решения. При обращении к наиболее острым вопросам (сообщение об увольнении сотрудника, обсуждение дисциплинарных или иных нарушений) собеседники должны избегать категоричных выражений

«Вежливый отказ»: Это не совсем так. На мой взгляд, ваше предложение осуществить будет очень трудно.

Категоричное выражение:

Это не так.

Это невозможно.

З.В заключение деловой беседы ее инициатор подводит итоги, благо­дарит, желает успехов и удач.

Иногда необходимо дать понять собеседнику, что разговор окончен и продолжение его не имеет смысла. Есть приемы, которые используются, что­бы сократить затянувшийся разговор. Выбор их зависит от важности беседы и статуса собеседника. Вот некоторые из них:

1. Предупредите посетителя до разговора или перед его завершением о том, что ваше время ограничено и вас ждут другие посетители.

2. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разго­вор и напомнил о следующей встрече.

1. Посмотрите на ручные часы.

2. Выскажите обобщающие замечания, подведите итог беседы.

Задание 1.Проанализируйте речевые формы вступления в контакт. Исправьте неудачные фразы в соответствии с требованиями к деловому общению.

• Я к Вам по объявлению.

• Здравствуйте, я к Вам по объявлению.

• Вы давали объявление?

• Вы квартиру продаете?

• Здравствуйте, здесь квартира продается?

• Мне нужна квартира Семеновых.

• Вы здесь начальник?

• Здравствуйте, кто здесь главный?

• А вот и я.

• Мне нужен Николай Петрович.

• Здесь сидит Николай Петрович?

• Здравствуйте, а где Николай Петрович?

• Здравствуйте! А что, никого нет?

Задание 2. Директору строительной фирмы необходимо побеседовать с сотрудниками на темы:

а) Как лучше организовать рабочий день.

б) Как улучшить работу.

Предложите свои варианты беседы.

Задание 3. Напишите свои варианты начала беседы, устанавливая эмоциональный контакт:

а) с уставшими сотрудниками в конце рабочего дня;

б) с сотрудниками фирмы, успехи которой в бизнесе оставляют желать лучше­го.

Задание 4. Напишите, какие слова и конструкции следует использовать, чтобы данные фразы не звучали категорично:

Это не так.

Я с вами не согласен.

Не разделяю ваших убеждений.

Это невозможно.

Это абсурд.

Ваши условия принять нельзя.

Задание 5. Составьте сценарий беседы при приеме на работу с крайне застенчи­вым претендентом.

Деловые переговоры

Переговоры - это обсуждение с целью заключения согласия между кем - либо по какому-либо вопросу.

В процессе деловой беседы партнеры обмениваются точками зрения, информацией. А в процессе переговоров его участники обычно добиваются соглашения по обсуждаемой проблеме. Фактически любая беседа может пе­рерасти в переговоры.

В свою очередь партнеры, ведущие переговоры, не всегда готовы к со­вместным действиям и иногда ограничиваются обменом взглядами, информацией.

Переговоры различают по цели, которую ставят перед собой их участники, по характеру взаимоотношений между сторонами и по сфере деятельности.

Переговоры различают по характеру взаимоотношений и по сфере деятельности:

• дипломатические,

• политические,

• экономические,

• военные,

• производственно-технические,

• торговые,

• административные.

Залогом успешного проведения переговоров является хорошая подготовка к ним.

Подготовительный этап включает в себя разработку организационных моментов и содержательной стороны переговоров.

В процессе организации переговоров необходимо решить, кто будет принимать участие в переговорах, кто возглавит делегацию; нужно опреде­лить место встречи, составить программу, уточнить регламент работы, подго­товить помещение, дать поручение сотрудникам, обслуживающим перегово­ры.

Необходимо тщательно продумать вопросы содержательной стороны, т.е. проанализировать проблему, четко сформулировать цели и задачи пере­говоров, выработать общую позицию команды, определить собственный взгляд на предмет обсуждения, подобрать убедительные аргументы, найти возможные варианты решения, составить необходимые документы и т. д.

После подготовительного этапа наступает время собственно перегово­ров, время реальной встречи всех участников.

Структура переговоров

1. Приветствие участников, представление сторон друг другу.

2. Изложение проблем и целей переговоров.

3. Диалог участников, включающий в себя уточнение, обсуждение и согласование позиций, выяснение взаимных интересов.

4. Подведение итогов и принятие решений.

5. Завершение переговоров.

В результате переговоров могут быть выработаны три типа совместных решений:

• компромиссное, т.е. «серединное решение»;

• асимметричное решение;

-принципиально новое решение, "снятие" основных противоречий. Компромисс - это соглашение на основе взаимных уступок. Компромисс­ное решение возможно, если стороны готовы пойти навстречу друг другу. Требования сторон должны носить законный характер и уступки быть равно­ценными.

При асимметричном решении уступки одной стороны значительно превышают уступки другой. Фактически такие решения закрепляют с помощью переговоров поражение какой-либо стороны.

Эффективное средство «снятия» существующих противоречий - это нахо­ждение принципиально нового решения, нестандартный подход к рассмотре­нию проблемы.

Задание 1. Решите следующие задачи, выберите правильный ответ или сформули­руйте собственный:

1. Договариваясь о встрече для переговоров, вы:

а) назовете время встречи,

б) предложите партнёру назвать свое время.

2. Какая тактика предпочтительнее в начале переговоров'.

а) изложить свою точку зрения,

б) выслушать точку зрения другой стороны.

3. На чем делается упор в ходе переговоров: на проблеме или на лично­сти партнёра.

4. Наилучший компромисс достигается тогда, когда: