Контрольная работа
Комплектование и экспертиза ценности документов
Содержание
1. Этапы и содержание комплектования документов в архивах
. Подготовка и порядок передачи документов в архивы
. Основные правила фондирования документов в архивах
. Определение экспертизы ценности документов
. Основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий
Литература
1. Этапы и содержание комплектования документов в архивах
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется архивной службой РК.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в государственные архивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.
Работа по комплектованию архива документами складывается из:
установления профиля архива;
определения источников комплектования;
определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
организации комплектования.
Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на государственное хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».
Критериями источников комплектования являются:
функционально-целевое назначение учреждения;
масштаб его деятельности;
вид организации;
полнота отражения в ее документах ценной информации.
Для документов личного происхождения учитываются:
значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;
степень сохранности его фонда;
взаимосвязь его фонда с другими фондами.
Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:
структурные подразделения организации;
подведомственные организации;
физические лица.
Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение. В ведомственном архиве хранятся также документы организаций - предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.
В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в государственные архивы документы Национального архивного фонда РК. Комплектование государственного архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования.
Выделяются следующие группы источников комплектования:
учреждения и организации, документы которых полностью передаются в государственный архив;
учреждения и организации, частично передающие документы в государственный архив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;
учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.
В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования. В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в государственный архив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в государственный архив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в государственный архив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в государственный архив. Их ведомственные архивы контролируются государственным архивом. Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в государственный архив, но находящиеся под контролем государственных архивов как возможные источники комплектования.
Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в государственный архив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - потенциальных источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в государственный архив.
При приеме документов в государственный архив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием). Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В государственный архив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением о Национальном архивном фонде Республики Казахстан.
Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным государственным архивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в государственный архив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.
. Подготовка и порядок передачи документов в архивы
Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Порядок формирования дел:
дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;
в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
документы разных сроков хранения группируются в дело раздельно;
в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;
документы в деле располагаются по их хронологии,
дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;
приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;
каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;
документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.
Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава. Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:
подшивка или переплет дела;
нумерация листов дела;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов;
внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.
Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.
Порядок оформления архивных дел следующий:
дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления; особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;
в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;
нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;
листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела; подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;
внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.
Основными реквизитами обложки дела являются:
наименование организации и ее подчиненность;
наименование структурного подразделения; индекс дела;
номер дела по описи;
заголовок дела;
аннотация (при особо ценных документах);
дата дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела;
наличие места для нанесения архивных атрибутов.
Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.
Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:
передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;
передача производится через год после завершения дел делопроизводством;
прием дел в архив производится заведующим архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;
при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;
при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;
передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;
по окончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.
По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в государственный архив на постоянное хранение. При этом:
передача дел в государственный архив производится ежегодно или раз в 3-5 лет;
документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на государственное хранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;
документы принимаются в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы,
при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;
прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;
в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;
при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации;
документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;
документы физических лиц поступают в государственный архив в результате дарения, завещания, купли-продажи.
Основные этапы работы по передаче документов организации государственный архив выглядят следующим образом:
утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией государственного архива, при этом один экземпляр описи остается в государственном архиве;
проверка состояния дел в организации представителем государственного архива;
передала дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации;
факт передачи документов в государственный архив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в государственном архиве, а второй передается организации-сдатчице.
3. Основные правила фондирования документов в архивах
экспертиза ценность документ архив
Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда. В основе фондирования находится изучение самих документов - входящих, внутренних, исходящих.