Реферат: Исследование и проектирование организационных структур управления

Исследование и проектирование организационных структур управления

"Исследование и проектирование организационных структур управления"

Введение

Необходимость исследования и проектирования системы управления на современном этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация численности аппарата управления, его функций; внедрение автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения. Стратегия поведения ориентирована на поиск оптимального решения между централизацией и децентрализацией властных функций, что обусловлено необходимостью: оперативно реагировать на изменения во внешней среде; установить рациональные связи между звеньями и структурами управления на всех уровнях, минимизировать число ступеней структуры управления; повысить оперативность принимаемых решений. С этих позиций структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления.

Целью данной работы является исследование построения и проектирования организационных структур управления. Объект исследования - ООО «Сура-Центр». Предмет исследования - организационная структура ООО «Сура-Центр».

1.Понятие об организационных структурах управления

организационный структура управление

Эффективность управления деятельностью зависит от того, насколько правильно сформирована организационная структура управления и насколько она соответствует цели деятельности организации. Организационная структура - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, с устойчивыми отношениями, обеспечивающих их функционирование и развитие как целого. Можно сказать, что структура управления - это не что иное, как оптимальное распределение работы, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между членами коллектива организации. Целью организационной структуры управления является обеспечение устойчивого развития социально-экономической системы через формирование, сохранение и совершенствование способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой и внутреннего взаимодействия элементов системы

Обеспечивает координацию всех функций менеджмента; - Устанавливает полномочия и ответственность руководителей всех уровней; - Во многом определяет стиль менеджмента, организационную культуру и эффективность труда сотрудников и предприятия в целом. Составляющими организационных структур являются: - Элементы организационных структур управления - службы или органы аппарата управления, а также отдельные работники этих служб (органов); - Организационные отношения - отношения (связи) между подразделениями организации, уровнями ее управления, персоналом, благодаря которым реализуются функции управления;

Уровни управления - совокупность прав, обязанностей и ответственности, характерна для должностных лиц, занимающих определенное место в иерархической структуре организации. Итак, элементами структуры управления являются отдельные сотрудники, службы, звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые делятся на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи имеют одноуровневый и согласующий характер. Вертикальные связи - это связи подчинения, необходимость в которых возникает в случае иерархичности управления.

Связи в структуре управления могут быть также линейными и функциональными. Линейные связи отражают взаимодействие между линейными руководителями - лицами, отвечающими за деятельность организации или ее подразделений. Функциональные связи возникают там, где происходит взаимодействие с определенными функциями управления. Зависимости от доминирующих связей формируются соответствующие полномочия: - Полномочия линейных руководителей - право решать все вопросы развития вверенной им организации или подразделения, а также давать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделения) по реализации всех функций. Это полномочия по планированию, организации, мотивации, контроля деятельности персонала; - Полномочия штабного персонала - право планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выкапывать распоряжения и т.п.; -Функциональные полномочия - право того или иного работника управленческого аппарата принимать решения и реализовать действия, которые обычно выполняют линейные менеджеры. Составляющие организационной структуры взаимозависимы: изменения каждого из них (числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Так, постановка нового организационного задачи (например, работа с новым сегментом туристов, расширение рекламной деятельности, освоение нового туристического региона) предусматривает решение ряда вопросов: нужно формировать новое подразделение для его решения и кто будет руководителем, какова будет численность персонала отдела; какие функции он будет выполнять, кому подчиняться и какое место будет занимать в иерархической структуре; какими будут его взаимоотношения с другими подразделениями организации.

Увеличение количества элементов и уровней в структуре управления непременно приводит к значительному росту количества и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений. Следствием часто становится торможение процесса управления, что в современных условиях означает ухудшение качества функционирования менеджмента организации. В современных организационных структур управления выдвигают ряд объективных и универсальных требований, обусловленных общеэкономическими и организационными факторами и условиями, соблюдение которых позволяет организации эффективно функционировать: - Соответствие целям и задачам организации, соответственно, подчинение производственно-обслуживающей деятельности и ее требованиям; - Оптимальный разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее специализацию, творческий характер работы и рациональное нагрузки;

Взаимосвязь каждого работника, на которого возложены определенные полномочия и ответственность, и органа управления путем реализации вертикальных и горизонтальных связей между ними; - Соответствие между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью - с другой (нарушение этого требования приводит к дисфункции системы управления в целом); -Адекватность социально-культурной среде организации; - Надежность, т.е. структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажения управленческих команд, обеспечивать бесперебойную связь в системе управления; - Адаптивность и гибкость в соответствии с меняющимся условиям внешней среды (расширение зоны туристического обслуживания, учета изменения во вкусах и потребностях потребителей и т.п.); - Экономичность, т.е. достижение запланированного эффекта от функционирования структуры при минимальных затратах на управленческий аппарат.

1.1 Основные типы структур управления, их содержание, достоинства и недостатки

Работа в фирме должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Указанные факторы следует учитывать при построении любой реальной структуры управления в организации.

Для четкой работы организации необходимо следующее: цели должны быть понятны всем работникам фирмы; система целей должна реализовать глобальную цель; работники должны иметь четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность; удовлетворенность в работе должна обеспечиваться выбранной системой мотивации. Управление фирмами реализуется в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статику - его организационную структуру и динамику - протекающие процессы принятия решений. Правила создания организационной структуры управления: 1.Для вертикальной иерархии: организационная структура должна быть предельно проста; схема организационной структуры должна быть обозрима; каждый работник иерархии должен иметь должностную инструкцию; информационные каналы должны обеспечить передачу управленческих решений и контроль исполнения; необходимо избегать двойного подчинения; руководство всей деятельностью осуществляет высшее руководство; функции линейного руководства и функциональных подразделений должны быть разграничены.

.        Для горизонтальной сети: все участники сделки равноправны; все отношения менеджмента и клиента временные; основным критерием является «временная взаимозависимость»; решения принимаются на «круглом столе»; формирование и координация сети обеспечивается менеджментом. Реализация указанных правил позволит проектировать наиболее эффективную структуру управления фирмой. Организационная структура управления - это упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

.        Оргструктура определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми. Элементы организационной структуры управления - это либо отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), либо службы и органы аппарата управления. Рассмотрим далее типы структур управления и их характеристики. Линейная организационная структура управления. Это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения любого уровня стоит руководитель-единоначальник, который осуществляет все функции управления и осуществляет единоличное руководство подчиненными ему работниками. При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей данной конкретной организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

Рис. 1.Линейная структура управления

Функциональная организационная структура управления. Идея состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности. Исполнители находятся в двойном подчинении. Так, рабочий обязан выполнять одновременно указания своего линейного начальника и функционального специалиста. При функциональной структуре управления линейный руководитель имеет возможность больше заниматься вопросами оперативного управления, т.к. функциональные специалисты высвобождают его от решения специальных вопросов. Но команды управления поступают от многих функциональных служб в одно производственное подразделение или к одному исполнителю, и поэтому возникает проблема взаимного согласования этих команд, что создает определенные трудности. Кроме того, снижается ответственность исполнителей за выполнение своих обязанностей.

Рис. 2 Функциональная структура управления

Линейно-функциональная структура управления. Специалисты образуют при линейном руководстве штаб, который готовит для них данные в целях компетентного решения специальных вопросов. В этом случае функциональные органы находятся в подчинении линейного руководителя. Их распоряжения отдаются производственным подразделениям только после согласования с последним. Это дает возможность решать вопросы более компетентно. Но при линейно-функциональной структуре управления резко увеличивается нагрузка на линейного руководителя, который должен исполнять роль посредника между функциональными службами и подчиненными ему производственными подразделениями. Он воспринимает потоки информации от подчиненных подразделений, дает задания функциональным службам, вырабатывает решения, отдает команды сверху вниз.

Рис.3. Линейно-функциональная структура управления

Матричная организационная структура управления. По вертикали строится правление по отдельным сферам деятельности (производство, снабжение, сбыт). По горизонтали осуществляется управление программами, проектами, темами. При определении горизонтальных связей назначается руководитель программы или проекта и его заместители по отдельным темам, ответственный исполнитель в каждом специализированном подразделении и организуется специальная служба управления программой.

Работа обеспечивается путем создания целевых подразделений, где объединяются ведущие специалисты для совместной разработки программы. Руководитель программы определяет, что и когда должно быть сделано, а кто и как будет выполнять ту или иную работу решает линейный руководитель. Таким образом, матричная структура управления дополнила линейно-функциональную организационную структуру новыми элементами. Это создало качественно новое направление в развитии программно-целевых и проблемно-целевых форм управления. Эти формы способствуют подъему творческой инициативы менеджеров в деле повышения эффективности производства. Матричные структуры управления способствуют перестройке производства на основе новейших технологических процессов и более производительного оборудования. Таким образом, главным принципом организации матричной структуры является широкая сеть горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с вертикалью образуются в результате взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных подразделений. Рис.4 Матричная структура управления

1.2 Принципы построения организационных структур управления

Изучение принципов построения организационных структур управления позволяет решать большой и сложный комплекс вопросов при создании методического аппарата для построения организационного обеспечения системы управления в их единстве и взаимосвязанности. Вместе с тем такой подход дает возможность учитывать особенности отдельных предприятий, специфику функционирования подразделений на различных иерархических уровнях в условиях высокой технической оснащенности. Важность детального рассмотрения принципов управления обусловлена еще и тем, что они непосредственно влияют на структуру аппарата управления, внося в нее определенные коррективы. Можно сформировать следующие принципы проектирования системы организационного управления:

Развитие демократических основ управления. Большую роль при этом играет правильное соотношение централизации и децентрализации принятия решений, способствующее разделению стратегических и текущих задач в управлении. Таким образом, в соответствии с этим принципом проектирование организационной структуры управления необходимо доводить до такой степени, при которой обеспечивается единоначалие и персональная ответственность за ведение дел. - Принцип системного подхода при проектировании структуры управления требует формирование полной совокупности управленческих решений, реализующих все цели функционирования организации. - Принцип управляемости предполагает фиксирования соотношения руководителя и числа подчиненных ему работников. Необходимо стремиться к оптимальности такого соотношения. Важным здесь также является распределение управленческих решений по уровням, которое должно предусматривать рациональную степень загрузки руководителя, принимающего решение. Если загрузка превышает допустимые нормы, то резко снижается эффективность и оперативность управления. осуществление на практике этого принципа значительно затруднено из-за отсутствия научно обоснованных норм управляемости.

Принцип соответствия субъекта и объекта управления заключается в том, что структура управления должна формироваться, прежде всего, исходя из особенностей объекта управления. Другими словами, структура управления не только координирует и определяет направление деятельности, но и сама обусловлена характером производственных процессов. - Принцип адаптации. Вопросы совершенствования организационных структур следует рассматривать в динамическом плане. Это обстоятельство выдвигает к проектируемой структуре требование гибкости, адаптивности, способности быстро реагировать на изменения внешних и внутренних экономических условий. - Принцип централизации означает, что необходимо объединять управленческие работы с повторяющимся характером операций, однородностью приемов и методов их выполнения. Такими операциями могут быть плановые, бухгалтерские, учетные и др. Этот принцип требует одновременно сокращения числа уровней управления. - Принцип профессиональной регламентации предполагает группировку функциональных звеньев на каждом организационном уровне таким образом, чтобы каждое звено работало на достижение конкретной совокупности целей и несло полную ответственность за качество выполнения своих функций. Решающее значение в этой связи приобретает дифференциация работ между специалистами, чтобы каждый из них принимал решения на основе своей компетенции. Принятие решения руководителем, уровень знаний которого выше либо ниже требуемого, ведет к снижению экономической эффективности данного подразделения и системы в целом. Учет этого принципа означает, что проектировать структуру управления необходимо не абстрактно, а с учетом деловых качеств предполагаемых руководителей разных уровней.