МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УО «Белорусский государственный экономический университет»
Кафедра
технологии производства
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по
курсу «Делопроизводство»
Студент Александрович Ю.С.
Проверил В.В.Паневчик
МИНСК
2015
Содержание
1. Документы по личному составу. Перечень и краткая характеристика документов личного дела
2. Правила оформления реквизитов
3. Формирование личного дела
4. Студенческие документы
. Приказ по основной деятельности
. Справочно-информационные документы
. Документы, входящие в состав личного дела
. Деловое письмо
. Переписка с иностранным корреспондентом
. Правила составления должностной инструкции. Составить должностную инструкцию экономисту
Список
использованной литературы
1. Документы по личному составу.
Перечень и краткая характеристика документов личного дела
Документы по личному составу - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:
· трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работникам - соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК Республики Беларусь);
· приказы по личному составу - оформляются в следующих случаях: прием, увольнение, поощрение, премирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.;
· трудовые книжки - относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек;
· личные карточки формы Т-2 - основной документ по учету персонала организаций;
· личные дела - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения дела 75 лет;
· лицевые счета по заработной плате и др.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации. Личное дело - это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника и сведения о нем. Заводятся на всех работников, но могут только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных оформляются личные карточки формы Т-2.
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
· внутренняя опись документов личного дела;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· личный листок по учету кадров; автобиография;
· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
· заявление о приеме на работу;
· копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы;
· списки научных трудов и изобретений;
· заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
· копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.
Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
· фамилия, имя, отчество;
· дата и место рождения;
· полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
· трудовая деятельность;
· профессия;
· общественная работа, участие в выборных органах;
· отношение к воинской службе и воинское звание;
· наличие правительственных и других наград и поощрений;
· сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
· название вида документа (характеристика);
· имя, отчество, фамилия характеризуемого;
· текст с указанием года рождения,
образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в
данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки
трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений,
правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Внешняя
характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя -
руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с
указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
. Правила оформления реквизитов
Каково оформление реквизитов «Дата» и «Ссылки на индексы отправителя-получателя» в письме иностранному корреспонденту? Какие реквизиты в бланках для письма и общем бланке являются взаимоисключающими? Как правильно оформить ссылку в тексте на другой документ?
В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например:
/15, где 102 - порядковый номер письма, 15 - номер отдела;/BR, где JK - инициалы составителя, BR - инициалы его секретаря.
Если в письме присутствуют обе ссылки, то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как надо ссылаться на данное письмо. Например:reference: 21007-5952 (Ваша ссылка: 21007-5952)
или: Your ref: 21007-5952.
или: Our ref: MBC/jap.
Ссылка может иметь вид:your reply please refer to PC/LQ/38901
(В Вашем ответе просим сослаться на PC/LQ/38901);
In your reply please mention our reference FT/AB
(В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку FT/AB);
Kindly mention Ex. 23/698 in your reply
(Просим упомянуть Ex. 23/698 в Вашем ответе);
Our file № 103/19/965
(Наше дело № 103/19/965);quote № 1212JPB when replying
(В ответе просим сослаться на № 1212/РВ) и др.
В иностранной корреспонденции дата письма обычно проставляется в его верхней части. Определенные сложности могут возникать при цифровом написании дат. Стандарт ИСО 8601-1988 рекомендует цифровой способ оформления даты в такой последовательности: год, месяц, день (200Х.10.27).
В Великобритании принято сначала указывать день, а затем месяц и год. В США последовательность оформления даты иная: месяц, день, год. В силу различия английской и американской традиций при цифровом написании даты могут возникать ошибки в понимании текста письма. Так, дата 11.05.200Х в
Великобритании будет восприниматься как 11 мая 200Х г., а в США - как 5 ноября 200Х г.
Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое написание: 19 November 200Х (19 ноября 200Х).
К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты:
Oct.200X 11 October, 200Х
В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: October 11, 200Х.
В письмах на английском языке названия месяцев начинаются с заглавной буквы; окончания -th, -rd, -nd, -st при указании дней не используются.
Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, то есть не встречающимися в одном и том же документе. Из каждой пары реквизитов - «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» и «Место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. Например, в письмах обязательно будет указываться реквизит «Адресат» и никогда - «Гриф утверждения»; в должностной инструкции - наоборот - обязательно наличие «Грифа утверждения» при отсутствии «Адресата».
В соответствии с требованиями пп. 46-48
«Инструкции по делопроизводству» ссылка в тексте на другой документ оформляется
следующим образом: «…согласно приказу 13.01.2009 № 5 «О вынесении
предупреждения»…»
. Формирование личного дела
Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления. Что общего у резюме с автобиографией и анкетой? По какой схеме строится основная часть текста протокола?
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
· внутренняя опись документов личного дела;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· личный листок по учету кадров;
· автобиография;
· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу;
· копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
· характеристики и аттестационные листы;
· списки научных трудов и изобретений;
· заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
· копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
Резюме - это документ, в котором в краткой, но емкой форме изложены основные сведения о профессиональных умениях и навыках, трудовой биографии и персональные данные кандидата. Оно позволяет работодателю заочно с минимальными затратами времени ознакомиться с деловыми и личными качествами соискателя, произвести первичный отбор наиболее достойных и дать приблизительную оценку их соответствия имеющейся вакансии.
Профессионально составленное резюме обычно содержит следующие разделы:
· общие данные о кандидате (возраст, адрес проживания, контактные телефоны);
· образование основное и дополнительное;
· профессиональные умения и навыки;
· трудовая биография в обратном хронологическом порядке (сначала указывают последнее место работы);
· личные данные о кандидате, его увлечениях;
· пожелания кандидата к будущей позиции, уровню заработной платы, возможному району или региону работы.
Резюме - это визитная карточка и одно из эффективных средств саморекламы на рынке труда. Как правило, работодатели затрачивают на экскурс в личную и профессиональную жизнь соискателя не более двух-трех минут - этого вполне достаточно, чтобы решить, стоит ли продолжать знакомство.
Правильное резюме состоит из следующих блоков:
. Контактная информация. (фамилия, имя, отчество (желательно выделить жирным крупным шрифтом); адрес (полностью, включая индекс); телефон (домашний, контактный); адрес электронной почты).
. Цель. В формулировке цели содержится краткая информация о том, на получение какой вакансии претендует кандидат.
. Опыт работы. Это один из важнейших блоков резюме, в котором описывается опыт работы, как правило, за последние 10 лет, описывая для каждого места работы:
· полное название компании;
· направление деятельности компании и штат сотрудников;
· сроки работы;
· должность и наличие подчиненных;
· должностные обязанности;
· профессиональны навыки и достижения в процессе работы.
. Образование. Подается информация, как о фундаментальном образовании, так и о дополнительном: курсах, семинарах, тренингах, стажировках:
· дата поступления / окончания
· название учебного заведения, название факультета;
· уровень образования (среднее, высшее, дополнительное и т.п.);
· название специальности.