Доверие к кооперационным связям подрывает и то, что в практике управления не всегда обещание, данное коллеге, выполняется.
На целесообразность признания концепции кооперационного распорядительства управления указывают еще и следующие соображения:
внедряя концепцию кооперационного распорядительства, мы тем самым увеличиваем управленческое содержание кооперационных связей, повышаем их значимость и надежность. Это, в свою очередь, повышает доверие к этим отношениям; создаются предпосылки для активизации кооперационных связей и тем самым уменьшается нагрузка субординационных распорядительных связей;
теория систем указывает, что увеличение количества активных связей любой системы, способной на саморегуляцию, увеличивает ее способность успешнее адаптироваться к изменениям окружения. Признание концепции о кооперационном распорядительстве содействует активизации заметного количества связей в организации;
увеличивается соучастие работников в управленческой деятельности. Это ведет к повышению интереса подчиненных к деятельности организации, повышается трудовая мораль, инициатива и лучше используются интеллектуальные возможности членов организации;
активизация кооперационных связей ведет к уменьшению трудовых затрат при решении управленческих ситуаций. Из-за уменьшения длины распорядительных связей одна кооперационная связь может заменить 4-10 линейных связей;
существенно изменяются отношения ответственности, а также учитывается ответственность перед коллективом в сравнении с ответственностью перед непосредственным руководителем. Менее актуальным станет то, перед чем является исполнитель ответственным, и более актуальным - за что он является ответственным. Это повышает эффективность труда, особенно среди высококвалифицированных работников, которые хорошо представляют себе цели организации и имеют высокую мотивированность для их достижения. [7, с. 45]
Рассмотрим основные правила отдачи распоряжения в современных организациях:
) Правило наименьшего действия говорит о том, что любое действие должно совершаться с минимальной возможной затратой ресурсов;
) Правило заинтересованности исполнителя свидетельствует о том, что главным условием действительного исполнения проектируемого действия является заинтересованность исполнителя в его своевременном и качественном исполнении;
) Правило двойного контроля, согласно которому по любому действию должен быть контроль, а действия контролеров должны, в свою очередь, контролироваться;
) Правило необходимой квалификации говорит о том, что выполнение действий должно поручаться такому исполнителю, который обладает квалификацией для его исполнения;
) Правило информированности свидетельствует о том, что выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который получает информацию, необходимую для исполнения. Или, наоборот, информация, необходимая для исполнения действия, должна направляться тому, кому поручается его выполнять;
) Правило необходимой производительности: Выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который обладает реальной возможностью выполнить его в требуемое время;
) Правило работы по горизонтали: При выполнении рутинных работ, постоянно входящих в круг обязанностей данного работника, он обязан взаимодействовать с исполнителем всего уровня в подразделениях-смежниках, информируя руководителя только о результатах.
) Правило управления по отклонениям говорит о том, что руководитель вышестоящих уровней вмешивается в ход работы только при наличии отклонений, не устраненных самостоятельно исполнителем;
) Правило управления по статистике. Информация по статистике производства за длительный период для принятия управленческих решений важнее, чем сиюминутная информация о состоянии производства;
) Правило единства источника первичной информации: Если в разных подсистемах или задачах управления используется один и тот же первичный показатель, то должен быть только один источник первичной информации - один документ, одна должность;
) Правило совмещения ручных и машинных документов: Если с ручного документа ведется перенос данных на машинный носитель, то необходимо стремиться получать данный ручной документ в качестве машинного протокола регистрации;
) Правило обзорности документов, предназначенных для руководителя говорит о том, что все аналитические отчетные документы, предназначенные для руководителей, должны конструироваться таким образом, чтобы давать руководителю возможность не вчитываться детально, а сразу же выносить оценочные суждения типа «хорошо», «плохо», «хуже» и т. д.;
) Правило проходных документов: Первичные документы должны выписываться в минимальном количестве экземпляров.
Службы, использующие первичные документы для отметок в контрольных журналах, картотеках должны передавать первичные документы в порядке подотчетности, хранить в архивах первичные документы должны контролирующие подразделения;
) Правило централизации дефицитных ресурсов: Централизация управления любым видом ресурсов должна быть пропорциональна его дефицитности;
) Правило использования автономии: Люди стремятся самостоятельно определять порядок своей работы. Следовательно, полезно создать условия для того, чтобы они находили самостоятельно рациональные пути в организации работы;
) Правило стандартизации решений: По мере увеличения числа документально оформленных технологических процессов управления следует отдавать предпочтение стандартным решениям там, где это не противоречит прочим правилам;
) Правило системной увязки решений: Каждое решение по технологии управления должно быть подробно проверено на наличие связей и отсутствия противоречий с ранее принятыми решениями по другим процессам управления и подсистемам;
) Правило надежности исполнителей, способов хранения информации, технических средств: Каждое проектируемое действие должно быть в обязательном порядке проверено на надежность по исполнителям, способам хранения информации, техническим средствам и т.п. [14, с. 90]
Таким образом,
распорядительная
деятельность,
в
первую
очередь,
характеризуется
степенью
единства
командования
и
основ
распорядительства
в
организации.
Степень
эффективности
руководства
показывает,
какую
часть
из
получаемых
поручений
работник
получает
от
своего
непосредственного
линейного
руководителя
и
в
дальнейшем
успешно
выполняет
в
процессе
трудовой
деятельности.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
С юридической точки зрения распорядительные документы можно отнести к правовым актам, так как в них получают выражение конкретные властные предписания субъектов управления. Конкретность данных предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов решаются возникающие проблемы и вопросы в сфере управления, а их адресатами выступают конкретные организации, структурные подразделения и должностные лица.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
необходимость исполнения принятых нормативных, законодательных, правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, продиктованной задачами и функциями организации.
С точки зрения принятия решений все распорядительные документы делятся на следующие группы:
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений;
документы, издаваемые в условиях коллегиальности.
Коллегиальность позволяет наиболее эффективно решать наиболее актуальные вопросы деятельности организации.
Этапы подготовки распорядительных документов представляют собой сложный процесс, отражающий результат как коллегиальной деятельности (решения, постановления), так и единоначалия (распоряжения, приказы).
На сегодняшний день можно выделить четыре стадии подготовки документов:
изучение существа вопроса;
подготовка проекта документа;
согласование документа;
подписание документа.
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть:
издание документа органами власти и управления;
конкретное поручение вышестоящего органа;
необходимость осуществления распорядительной и исполнительной деятельности для осуществления задач учреждении.
Текст распорядительного документа зачастую состоит из двух взаимосвязанных частей:
констатирующей;
распорядительной.
Констатирующая часть распорядительного документа является введением в существо рассматриваемого вопроса.
Однако, основную смысловую нагрузку в распорядительных документах содержит распорядительная часть, изложенная в повелительной форме (указание действия или требования).
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, которые утратили силу с изданием данного акта. Последним пунктом в распорядительном документе указывается лицо, на которое возложен контроль за исполнением данного документа.
Распорядительные документы подлежат оформлению на общем бланке формата А4. В состав реквизитов документа входят:
герб (эмблема);
наименование учреждения-автора;
название вида документа;
номер (индекс);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи и отметки о согласовании.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
) Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015)
) Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2015. - 320 с.
) Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие. -Ростов н/Д: Феникс, 2014.-224 с.
) Березина Н.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство.-СПб.: Питер, 2013.-272 с.
) Быков Т.А. Делопроизводство: учебник для вузов. - М.: Юнити-Дана, 2013. - 450 с.
) Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере: учебное пособие. - М.: Юрайт, 2015.-341 с.
) Индина Т.А. СЕО 2.0. Тренинг руководителя нового поколения. - Спб.: Питер, 2015. - 368 с.
) Кожанова Е.Н. Общие требования к текстам документов и их унификация // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - №2. - С.43-47.
) Корнеева И.И., Кудряева В.А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. - М.: Проспект, 2014. - 485 с.
) Крылов И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2014.-234 с.
) Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2012. - 376 с.
) Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель. - 2013. - № 5. - С. 23 - 30
) Лукашенко Г.П., Демьянов З.А. Развитие документооборота - путь развития бизнеса // Секретарское дело. - 2013. - №3. - С.23-30.
) Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Спб.: Альфа, 2014. - 509 с.
) Сагиян С.Г. Делопроизводство на компьютере: популярный самоучитель. - СПб.: Питер, 2013.-258 с.
) Санкина Л.В., Вялова Л.М. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: Инфра-М, 2014. - 330 с.
) Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта.-Ростов н/Д: Феникс, 2015.-257 с.
) Усманова И.В. Унификация документов - необходимая предпосылка внедрения СЭД // Делопроизводство. - 2014. - № 1. - С.25-29.
) Щуко Л.П. Деловое письмо: справочник.- СПб.: Питер, 2014. - 412 с.