Курсовая работа (т): Документирование распорядительной деятельности

Внутри данного дела все приказы помещаются в строгом хронологическом порядке. Те документы, которые послужили основанием для непосредственного издания приказов, подлежат формированию в виде отдельного дела, в котором они помещаются в хронологическом порядке.

Дела с приказами о предоставлении отпусков, взысканиях, с приказами о командировках и со служебными записками формируются отдельно.

Юридическая сила документации по управлению персоналом обеспечивается комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту, установленным для каждой отдельной разновидности документов.

Основным документом, определяющим состав реквизитов и требования к их оформлению, выступает ГОСТ Р 6.30-2003.

По целевой принадлежности выделяют две группы документации по управлению персоналом, а именно:

 документация по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, увольнении, предоставлении отпуска, личная карточка сотрудника и т.п.);

документация, связанная с осуществлением функций по организации труда и управлению персоналом (положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, штатная численность и структура, штатное расписание и т.п.)

Знание как нормативной, так и нормативно-справочной документации по вопросам ведения документации по управлению персоналом позволяет:

обеспечить сохранение и оперативное использование документов в текущей деятельности организации;

грамотно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства;

предотвратить опасность несанкционированного использования информации;

устранить негативные последствия для своих сотрудников, причиной которых может стать нарушение правил ведения кадровых документов, что означает для работодателя избежание установленной действующим законодательством ответственности. [8, с. 46]

Таким образом, в процессе формирования и документального оформления трудовых отношений появилось множество документов под обобщенным названием «документация по управлению персоналом».

Создание и дальнейшее ведение кадровой документации является не правом, а обязанностью работодателя, регламентированной нормативно - правовыми актами.

Комплекс документации по управлению персоналом подлежит систематизации по различным признакам.

Таким образом, каждый работодатель, вне зависимости от того, физическое или юридическое это лицо, в ходе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с разнообразными вопросами организации труда, а также управления трудовыми отношениями и необходимостью эффективного регламентирования данных процессов.

Наглядным результатом регламентирования для конкретного работодателя является комплекс документов, именуемый документацией по управлению персоналом.

Документация по управлению персоналом представляет собой совокупность документов, которые отражают как наличие, так и движение персонала. Документированная информация - это основа управления. Необходимая информация содержится в документах, которые придают ей конкретную организационную форму.

Данная «задокументированная» информация служит основанием для управленческих решений и выступает их материальным воплощением, обеспечивая юридической силой.

Документальное оформление кадровых процедур представляет собой неотъемлемую обязанность работодателя, вне зависимости от его организационно-правовой формы и масштабов деятельности.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

.1 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу в организации издаются в целях документирования трудовых отношений работодателя и работника.

Данные приказы издаются в следующих случаях:

 прием на работу;

 перевод на другую работу;

 предоставление работнику отпуска;

 направление работника в командировку;

 поощрение работника;

 определение для работника дисциплинарного взыскания;

 увольнения работника.

В основном приказы по личному составу подлежат оформлению в унифицированных формах, которые утверждены действующими органами статистики, а также подготовлены согласно постановлению Правительства РФ.

Текст приказа по основной деятельности включат две части:

 распорядительная. [17, с. 122]

Если приказ был издан по личной инициативе руководителя, то в констатирующей части приводятся задачи и цели предписываемых приказом управленческих действий. Иначе говоря, в приказе предоставляется объяснение необходимости издания данного приказа.

В приказах, изданных как исполнение распорядительных документов, Правительства РФ, правительства субъекта РФ, федерального органа исполнительной власти и других органов управления, в констатирующей части определяют вид документа, заголовок, номер, организацию-автора и дату данного документа.

Например, «во исполнение приказа Федерального агентства по образованию РФ от 03.02.2015 № 127 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть приказа в обязательном порядке начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», напечатанного с новой строки прописными буквами без абзаца.

Текст приказа подлежит делению на пункты, пронумерованные арабскими цифрами.

Каждый отдельный пункт приказа может включать в себя действия, различные по характеру исполнения. Каждое предписываемое действие указывается в тексте приказа глаголом неопределенной формы (например, осуществить, подготовить, обеспечить, организовать, создать, направить и т. п.)

Каждый отдельный пункт распорядительной части начинается с конкретного указания исполнителя - структурного подразделения или должностного лица.

Срок исполнения обозначается в каждом пункте приказа или подлежит выделению в общий пункт для всего комплекса предписываемых действий.

Также в отдельном пункте приказа представлены те лица, на которых возложена функция контроля за его надлежащим исполнением («Контроль за исполнением приказа возложить на...»). [9, с. 84]

В современной практике управления зачастую встречаются ситуации, при которых изданный новый приказ отменяет полностью изданный ранее или аннулирует его отдельные пункты. В данном случае в текст необходимо поместить следующий пункт: «Приказ «X…» от XX.XX.XX № XX считать недействительным».

В том случае, если приказ отменяет один или несколько пунктов ранее изданного приказа, то применяется стандартная для данного случая формулировка:

«Пункты X, X, приказа «X..» от XX.XX.XX № XX считать утратившими силу».

В современной практике управления принято согласовывать каждый проект приказа с юридической службой (юрисконсультом) и заинтересованными структурными подразделениями.

Юридическая служба, визируя проект документа, осуществляет комплексную проверку его соответствия действующим законодательным, распорядительным и нормативно-правовым актам. Контроль за правильностью процедуры оформления приказов выступает обязанностью службы делопроизводства в организации.

Приказ вступает в юридическую силу с момента его подписания. Датой приказа выступает дата его непосредственного подписания.

Регистрация приказов осуществляется отдельно от других документов. Регистрационные индексы приказам присваиваются в рамках календарного года и обычно содержат номера по порядку. [8, с. 211]

Все подлинные экземпляры приказов организуются делопроизводственной службой в отдельное дело, например, «Приказы Генерального директора по финансовой деятельности».

Внутри дела приказы подлежат систематизации по хронологии и номерам.

Таким образом, приказы по личному составу служат основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, места работы, а также других фактов трудовой биографии работника.

В соответствии с п. «б» ст. 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу» установлен срок хранения приказов по личному составу - 75 лет.

При ликвидации организации они подлежат сдаче в архив в обязательном порядке. Копии приказов по личному составу, подшитые в личное дело руководителя, хранятся постоянно, а личные дела работников - 75 лет, согласно ст. 337 Перечня.

Копии приказов, не включенные в состав личных дел, имеют срок хранения - 5 лет, согласно ст. 343 Перечня. Для не завизированных, а также не подписанных руководителем и (или) отклоненных проектов приказов установлен срок хранения - 1 год.

Образец приказа по личному составу представлен на рисунке 2.1 [16, с. 34]:

Рисунок 2.1 - Образец приказа по личному составу

Таким образом, приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работника и работодателя, которые регламентируются Трудовым кодексом РФ. В соответствии с ч. 3 ТК РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений и с учетом значимости управленческого действия с позиции действующего законодательства, а также ценности документа, отраженной в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются следующим образом:

) Приказы, оформляющие трудовые отношения, существенные факты реализации функций работника и имеющие срок хранения - 75 лет:

 о переводе на другую работу;

 о приеме на работу (заключение трудового договора);

об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы);

 об увольнении (прекращение трудового договора);

 о поощрении (объявление благодарности, премирование, награждение почетной грамотой, ценным подарком и др.);

 о направлении в длительную зарубежную командировку;

) Приказы, которые оперативно регулируют выполнение функций работником и имеют срок хранения - 5 лет:

 о направлении в краткосрочную командировку;

 о предоставлении отпуска;

 о направлении на обучение в рамках повышения квалификации, профессиональной подготовки;

 о применении дисциплинарного взыскания (выговор, замечание и др.).

Представленная классификация приказов наглядно отражена в ст. 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Все виды приказов по личному составу должны быть зарегистрированы. Регистрация в форме журнала эффективно обеспечивает задачи учета и охраны документов. [11, с. 103]

По последней записи данного журнала видно количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации рекомендуется компактно группировать в один или несколько журналах, подлежащих особому хранению.

Из данного журнала учета невозможно извлечь внесенные данные, а также зарегистрировать какой-либо документ задним числом. Преимущества журнальной формы регистрации способствуют ее активному применению в современных условиях, несмотря на наличие новых технологий, позволяющих автоматизировать процесс регистрации документов.

.2 Документирование распорядительной деятельности в современной России

Исследование распорядительной деятельности в современной России показало, что поручения, связанные с неформализованной задачей (по причине неопределенности, а также невозможности подвергать контролю неисполнение) не вызывают практически никаких действий со стороны исполнителей.

С точки зрения руководителя, неформализованное поручение имеет распорядительный характер (требует что-либо сделать), однако, с точки зрения исполнителя данные поручения имеют факультативный характер, нет критериев, по которым можно определить степень выполнения поручения. [9, с.81]

Исполнитель в данном случае имеет свободу при определении объемов и срока выполнения работы. Исполнитель сам может определить, нужно ли вообще выполнять работу, а если нужно, срок выполнения, качество и др.

Современная практика показывает, что существует общая закономерность, которая заключается в том, что задание с четко очерченными контурами и определенными методами будет первоочередным для исполнителя. В свою очередь, менее конкретное задание, однако, может быть более важное, будет отодвинуто на второй план.

Рассмотрим изменения уровня эффективности разных методов управленческого влияния:

 туманные приказы в виде общих указаний типа: «Вам известно, что надо работать лучше» - практически не имеют никаких шансов привести к полезным результатам;

 уговоры такого типа, как: «Если нам не удастся обеспечить производство, мы потеряем крупный экспортный заказ» могут быть полезны только в том случае, если подчиненный полностью разделяет убеждения и ценности как руководителя, так и организации в целом;

 угрозы могут на короткое время сработать, но чаще вызывают обиду и борьбу между двумя людьми и здесь обязательно будет проигравший;

 подкуп, при котором руководитель может предоставить своему служащему какие-либо преимущества, если он выполнит сложное или срочное задание.

Подкуп может срабатывать в том случае, если руководитель дает честные, а не обманные обещания;

 просьбы могут сработать, но только если между руководителем и подчиненным существуют хорошие отношения;

 требования, а также четкие указания руководителя являются более эффективными, если они сочетаются с уважительным обращением с подчиненным, и честным, справедливым отношением руководителя с другими людьми.

Следует отметить, что современная распорядительная деятельность отличается высокой степенью единства командования и распорядительства. Степень единства командования показывает, какую часть из полученных поручений работник получает от своего непосредственного линейного руководителя.

Работники при решении управленческих ситуаций, вместо кооперационных, охотнее прибегают к субординационным связям и особенно к линейным. Вызвано это тем, что в практике управления кооперационные связи считаются менее надежными при решении управленческих ситуаций, чем субординационные. [20, с. 109]

Чем дальше по горизонтали расположены руководители (т. е. чем длиннее объединяющая их линейная связь), тем менее они склонны принимать во внимание просьбы или требования.