Курсовая работа (т): Документирование распорядительной деятельности

Документирование распорядительной деятельности

МИНОБРАЗОВАНИЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение Ростовской области

«Ростовский-на-Дону колледж радиоэлектроники,

информационных и промышленных технологий»

(ГБПОУ РО «РКРИПТ»)

КУРСОВАЯ РАБОТА

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Ростов-на-Дону - 2016

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты организации распорядительной деятельности в организации

.1 Распорядительные документы: особенности и основные стадии подготовки

.1 Виды документации по управлению персоналом

Глава 2. Анализ распорядительных документов по управлению персоналом в организации

.1 Приказы по личному составу

.2 Документирование распорядительной деятельности в современной России

Заключение

Список источников и литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью на любом уровне крайне затруднено.

Распорядительные документы необходимы в целях эффективного регулирования деятельности, с помощью которой осуществляется реализация задач, поставленных перед организацией, независимо от ее организационно-правовой формы.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, средства и способы осуществления основной деятельности, а также решаются все возникающие проблемы. В состав распорядительных документов входят юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых выступают конкретные организации, их структурные подразделения и должностные лица. Данные предписания представляют собой юридические документы, вызывающие возникновение определенных административно-правовых отношений.

Согласно действующему законодательству органы исполнительной и законодательной власти Российской Федерации издают следующие документы: указы, решения, распоряжения, приказы, постановления, указания и инструкции. На территориях административно-территориальных единиц издаются распоряжения и постановления главы администрации, а также его заместителей. Подобные документы подлежат изданию в городских и районных администрациях. В свою очередь, органы представительной власти принимают решения.

Распорядительные документы в большой степени затрагивают подразделения кадровой службы и канцелярии. Управленческая и организационная деятельность, главным образом, состоят в разработке и дальнейшей реализации положений документации в распорядительной деятельности. С помощью распорядительных документов совершенствуется организация управления, способы и средства осуществления основной деятельности.

Объект курсовой работы - механизм и элементы распорядительной деятельности. Предмет курсовой работы - изучение и анализ распорядительных документов по управлению персоналом в современной организации.

Целью исследования в курсовой работы является анализ особенностей распорядительной деятельности. В связи с целью исследования в курсовой работе был поставлен ряд задач, а именно:

изучить особенности и основные стадии подготовки распорядительных документов;

 рассмотреть виды документации по управлению персоналом;

 охарактеризовать приказы по личному составу;

проанализировать распоряжения по личному составу

Практическая ценность курсовой работы заключается в том, что теоретический материал, а также материалы анализа и сделанных выводов на тему организационно-распорядительной документации могут быть использованы в учебном процессе, а также на семинарах и занятиях с работниками делопроизводственной сферы.

Источниковедческая база курсовой работы: Трудовой кодекс Российской Федерации, а также труды таких авторов, как Басаков М.И., Быков Т.А., Вялова Л.М., Денисова М.В., Кожанова Е.Н., Лихачев М.Т.

Курсовая работа по структуре состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы. В первой главе курсовой работы представлены теоретические аспекты организации распорядительной деятельности в организации. Во второй главе курсовой работы представлен анализ распорядительных документов по управлению персоналом в организации.

ГЛАВА 1. ТЕРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ

.1 Распорядительные документы: особенности и основные стадии подготовки

Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой реализуются задачи и функции, поставленные перед организацией, независимо от содержания и характера деятельности организации, а также ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов становится возможным совершенствование способов и средств осуществления основной деятельности организации, ее обеспечение всеми видами ресурсов, организационная структура, т.е. весь комплекс возникающих ситуаций и проблем.

К распорядительной документации относятся:

постановления;

приказы;

решения;

указания;

 распоряжения.

При помощи распорядительных документов совершенствуется организационная структура организации, а также основное содержание, методы, средства и способы осуществления основной деятельности организации, осуществляется обеспечение организации всеми видами ресурсов. Кроме того, распорядительные документы позволяют успешно и эффективно решать все возникающие проблемные ситуации.

Подготовка основных видов распорядительных документов представляет собой сложный процесс, который имеет различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат единоначалия (распоряжение, приказ) и коллегиальной деятельности (решения, постановления)[5, с. 49].

Выделяются следующие стадии подготовки распорядительного документа, представленные на рисунке 1.1:

Рисунок 1.1 - Стадии подготовки распорядительного документа

Для решений и постановлений добавляется стадия обсуждения и дальнейшего принятия данных документов на заседании коллегиального органа.

Процедура составления распорядительного документа подлежит описанию в инструкции по делопроизводству, в которой представлены последовательность работ над проектом будущего документа, а также требования, соблюдение которых гарантирует юридическую полноценность данного документа.

Процесс подготовки проекта распорядительного документа может быть поручен:

отдельным должностным лицам;

одному структурному подразделению;

нескольким структурным подразделениям.

При разработке проектов объемных и сложных распорядительных документов могут быть сформированы специальные комиссии (рабочие группы), привлечены к сотрудничеству квалифицированные специалисты из практических работников или ученые.

Так, основным условием, обеспечивающим высокое качество документа выступает достаточная компетентность его готовящих лиц. В соответствии с этим, чем выше уровень создаваемого документа, тем выше предъявляемые к его составителям требования (глубина знания вопроса, профессионализм, грамотность, культурный уровень).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть:

конкретное поручение вышестоящего органа;

издание документа органами управления и власти;

необходимость осуществления распорядительной и исполнительной деятельности в целях осуществления возложенных на организацию задач. [10, с. 61]

Организация или ее структурное подразделение может выступить с соответствующей инициативой разработки распорядительного документа по определенному вопросу. Начальная стадия разработки проекта распорядительного документа - изучение сущности вопроса представляет собой определение спектра вопросов, которые планируется отразить в данном документе.

В первую очередь, проводится изучение решений правительства, законодательных актов, ведомственных нормативных актов, архива распорядительных документов по данному и сходным вопросам.

Изучение решений правительства и законодательных актов обеспечивает кроме правовой основы распорядительного документа, государственную постановку и направленность проблемы.

Анализ ранее созданных распорядительных документов по данному вопросу позволяет при необходимости поставить вопрос об отмене отдельных пунктов, их замене и т.п.

Подготовка проекта распорядительного документа в обязательном порядке подразумевает сбор необходимой информации по сути поставленного вопроса. Изучив все собранные необходимые материалы и получив четкую определенность насчет предмета изучения, приступают к непосредственному составлению проекта, цель издания которого становится определенной.

Основное внимание необходимо концентрировать на составлении основных положений решения. Так, необходимо создание его чернового варианта с последующей обязательной редакцией и уточнением частей в порядке их согласования. [13, с. 104]

Согласование и подписание распорядительного документа является завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов. До своего подписания проект документа подлежит согласованию с структурными подразделениями, должностными лицами, заинтересованными учреждениями, с которыми он так или иначе связан.

Процедура согласования проводится путем проставления грифа согласования или визирования.

Проект распоряжения, решения, приказа подлежит визированию руководителем вносящего проект структурного подразделения, составителем проекта, а также всеми указанными исполнителями в проекте, юрисконсультом, ответственными за исполнение документа в целом должностными лицами.

Виза юрисконсульта говорит о соответствии документа нормативным и законодательным актам, о соответствии формулировок требованиям некоторых органов (суда, здравоохранения, прокуратуры и т.п.)

В организации обязательно должен быть перечень визирующих проекты распорядительных документов должностных лиц.

Структурное подразделение или лицо, подготовившее проект распорядительного документа проводит процедуру согласования. Гриф согласования и визы обычно помещают на первый экземпляр проекта.

В случае наличия разногласий с проектом составляется мотивированное заключение. Также в том случае, если в проект внесены значительные поправки в процессе доработки, то документ в обязательном порядке подлежит согласованию повторно.

Проект распорядительного документа тщательно выверяется перед его подписанием. Особое внимание при этом следует обратить на комплексную проверку Ф.И.О. и цифровых данных.

Проекты принимаемых коллегиальными органами распорядительных документов, к которым относятся решения и постановления, подлежат обсуждению и дальнейшему принятию на заседаниях.

В ходе их обсуждения возможно внесение соответствующих дополнений и поправок. Готовые доработанные проекты подлежат вынесению на утверждение в течении следующего заседания.

Далее все подготовленные проекты распорядительных документов подлежат подписи руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся. [17, с. 82]

Распорядительные документы приобретают юридическую силу с момента их непосредственного подписания, а также доведения до сведения исполнителя. Сроки действия и вступления акта управления в силу в ряде случаев указываются в самом документе.

Решения, постановления, приказы, распоряжения тиражируются и распространяются в соответствии со подготовленным составителями проекта распорядительного документа списком.

.2 Виды документации по управлению персоналом

распорядительный документ управление персонал

Виды документации по управлению персоналом представляют собой разделение кадровой документации организации на соответствующие группы в зависимости от функционального назначения.

Рассмотрим основные виды документации по управлению персоналом, представленные на рисунке 1.2 [4, с. 75]:

Рисунок 1.2 - Виды документации по управлению персоналом

Так, распорядительные документы по управлению персоналом включают в себя:

указания и распоряжения по вопросам работы с персоналом;

приказы и т.п.

Персональные документы по управлению персоналом содержат следующее:

справки с места работы;

трудовые книжки;

автобиографии и т.п. [17, с. 103]

Учетные документы по управлению персоналом представлены личные карточками сотрудников, личным листком учета и др.

Плановые документы по управлению персоналом включают в себя:

заявки на молодых специалистов;

плановые задания по кадровым вопросам;

плановые расчеты по оплате труда и численности;

отчетно-статистические документы по балансу рабочего времени, производительности труда, заработной плате и др.

На сегодняшний день актуальной проблемой кадрового менеджмента выступает совершенствование системы документационного обеспечения службы управления персоналом в организации.

В общей сложности оформление трудовых отношений содержит сорока видов работ, которые могут быть сгруппированы в следующие десять групп, представленные на рисунке 1.3 [11, с. 97]:

Рисунок 1.3 - Деятельность по оформлению трудовых отношений в организации

Трудовая деятельность работника организации регулируется приказами о переводе и увольнении, командировках, отпусках, поощрениях и т.п.

Руководитель подписывает проект приказа по личному составу. На данном приказе сотрудник организации, относительно которого он был издан, проставляет свою визу («С приказом ознакомлен»), подпись и дату.

С приказа по личному составу снимают две копии (для бухгалтерии и для личного дела), которые впоследствии заверяют в отделе кадров или у секретаря.

Организация текущего хранения документов, в первую очередь, необходима для их сохранности. Подлинные экземпляры приказов о приеме на работу, увольнениях, переводах, подписанные руководителем организации лично, формируются в отдельное дело за календарный год.